El sector salud es uno de los sectores más complejos y tal vez uno de los que debe gestionar un gran número de procesos internos. Se compone de una serie de valores, normas y funciones que necesitan ejecutarse de forma adecuada para mantener la seguridad del paciente. Este sector requiere en todas sus áreas una sólida base de estructura y método que funcionen en cadena las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Podría decirse que de forma infalible porque está en jugo el cuidado de la vida humana.
Esta y otras particularidades de este sector, requieren de una fuerte conciencia y buenas prácticas en el seguimiento del método, el proceso y la gestión documental, para lograr un buen desempeño operacional, minimizar riesgos y lograr la misión y objetivos institucionales.
Además, del rol tan importante que tiene este sector en la sociedad, también está el de promover su desarrollo a través de herramientas que faciliten la gestión del conocimiento y capacitación constante del personal. En este aspecto también se hace vital el control documental; se ha demostrado que esta herramienta es una solución perfecta para este tipo de entidades gracias a que simplifica la gestión de los centros de salud y puede hacer que todo se integre en una sola plataforma, otorgándole un mejor manejo a los documentos. Así, al llevar un orden de la información en los establecimientos de salud, la calidad en la atención de los pacientes se optimiza y existe un elevado control de los distintos departamentos.Cabe resaltar que, cada país cuenta con su conceptualización del sector salud que, a nivel general, debe promover el desarrollo nacional de la salud. Permite conducir los procesos de mejoramiento de los establecimientos de salud de un país, potenciar su capacidad para enfrentar crisis, implementar acciones de asistencia humanitaria en salud y efectuar procesos de rehabilitación y reconstrucción de programas y de servicios nacionales de salud.
¿Cómo mejorar la calidad de centros médicos?
Cuando las clínicas u hospitales deciden optar por un software de gestión documental es usual que piensen en la organización de sus archivos y la mejor asistencia a sus pacientes, de manera que se agilice y optimice el trabajo del personal. Sin embargo, para comprenderlo con mayor sencillez, uno de los problemas que más se presentan en estos centros es la generación de papeleo en los procesos, ya que los registros, pruebas médicas, etc., se generan todo el tiempo e influyen en la productividad de las funciones que hace cada colaborador. ¿Cómo ahorrar tiempo y agilizar procesos documentales en un centro médico? Muchas empresas del sector aún no han encontrado una solución efectiva a la gestión de la documentación, pero un software simple y efectivo de usar por los usuarios es la solución a esta problemática, el cual también permite hacer seguimiento a tareas, llevar la trazabilidad de la documentación y guardar evidencias para auditorias de entes de control. Algunos procesos del sector salud que pueden documentarse, estos son:
- Planeación
- Auditorías de calidad y gestión
- Inspecciones
- Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
- Gestión clínica
- Talento humano, capacitaciones de personal
- Infraestructura, equipos físicos y mantenimiento
- Jurídica
- Suministro y almacén
- Gestión ambiental
- Gestión financiera
- Entre otros
Además, considerando los retos a los que deben enfrentarse los centros médicos con la administración de archivos y actividades obsoletas, gracias a este software también logras controlar la seguridad de la información, depuración de documentos que estaban en físico y no sirven, lograr que toda la documentación actualizada. En general todos los procesos se efectúan con mayor rapidez por la digitalización, e incluso este software cuenta con la base y estructura que facilita la certificación en normas como la ISO 9001, que se basa en calidad y gestión de la calidad; la 14000 que trabaja por reducir los impactos ambientales; 31000, encargada de la gestión del riesgo y 27001 centralizada en la seguridad de la información.
Características de la gestión documental en el sector salud
A continuación te compartimos otras características que puedes obtener con un software de gestión documental:
Acceso inmediato a la información
Cuando entra personal nuevo a la institución de salud, necesitas capacitarlo en todas las áreas de la organización que debe gestionar y conocer. Con un software de gestión documental podrás crear un usuario a los nuevos colaboradores y darle acceso a todos los procedimientos, formatos y registros de la institución que debe conocer cada persona. Podrás implementar permisos de edición y visualización de acuerdo al perfil de cada usuario.
Toda la información institucional estará en un solo lugar para su consulta y registro, y sobre todo cada persona sabrá qué documentos debe usar para ejecutar su trabajo correctamente y las evidencias que debe guardar.
Seguridad de la información
La protección de datos debe primar en un centro de salud, empezando porque almacena datos sensibles y personales de colaboradores, pacientes y terceros. Un software en la nube te permitirá proteger la documentación de tu institución sin ponerla en riesgo, utilizando estándares internacionales de confidencialidad y controles de seguridad que son complejos de ejecutar si la información se mantiene en formato físico.
Ahorra tiempo y costos en la gestión de documentos
Mantener la información actualizada en el actualidad, se convirtió en un pilar fundamental para actuar rápido y no perder tiempo en la búsqueda manual de datos o en archivos físicos para tomar una decisión. El tiempo es valioso en cualquier empresa y en el sector salud se convierte en un importante habilitador para que los procesos que respaldan el funcionamiento de la institución se ejecuten rápidamente y genere beneficios a todos los involucrados, y finalmente a sus pacientes.
Adicionalmente la función de crear un documento físico, aprobarlo, archivarlo, editarlo y mantenerlo actualizado, es una tarea que consume recurso, tiempo y papelería que fácilmente se puede ahorrar y automatizar con un software de gestión documental: ahorra papel con vistos buenos de elaboración, revisión y aprobación, equivalentes a las firmas físicas.
Ahorro en infraestructura y archivo de la documentación del sector salud
En algunos centros médicos aún deben considerar un espacio amplio destinado al archivo, lo cual hace que se genere la necesidad de mantener, limpiar, ordenar y atender este lugar. Adicionalmente es una forma que genera riesgo de pérdida o extravío de información por errores manuales al ubicar los documentos, también pueden ser susceptibles de borrarse o deteriorarse con el tiempo. Con un software evitas estos riesgos en la información y eliminas el gasto de instalaciones extras para el archivo.
Acceso digital a información actualizada
En particular una clínica u hospital no puede operar si la información no está actualizada, podrían generarse errores graves, riesgos de multas y afectación en la atención. En un software de gestión documental podrás crear documentos, formatos y registros en línea que mostrará siempre la ultima versión aprobada a todos los usuarios con la posibilidad de acceder a hipervínculos de otros documentos implementados, documentación externa (normatividad, manuales técnicos, documentación de terceros) y notificación vía correo electrónico a los usuarios de eliminación de documentos, nuevas versiones o solicitud de aprobación y firma electrónica de los mismos. Todo esto en línea y desde cualquier lugar.
Con kawak® puedes digitalizar tu gestión documental y la gestión de diversos procesos de tu institución, conseguirás nuestro acompañamiento sin límite y en todo el proceso de tu implementación. Adicionalmente con kawak® lograrás presentar auditorias más efectivas, gracias a la disponibilidad de la información en la nube, también tendrás la opción de vincular acciones de mejora y podrás evaluar los indicadores de la entidad, todo integrado en un solo sistema, así de simple y efectivo.
