6 pasos prácticos para cumplir con los compromisos y las tareas

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Cuando gestionamos un proyecto, se realiza una reunión o se hace una planeación, se espera que los compromisos y tareas que quedan registradas en las actas de reunión o cronogramas SI se cumplan.

Aprende cómo lograrlo.

Peter Drucker señala que el tiempo es el recurso más importante que tenemos, y en verdad este es un recurso que a todas las personas nos han entregado en igual cantidad cada día, un recurso que no podemos producir, un recurso que se va terminando, y lo que hagamos con el tiempo es lo que definirá muchos de los resultados que se alcancen como persona, como empleado, como empresa, como país y como mundo.

Si bien no vamos a hablar del tiempo, si quiero resaltar el valor y la importancia de éste, porque los pasos prácticos que quiero compartir consumirá parte de este recurso, eso si de forma inteligente, para lograr que obtengamos mejores resultados, aumentemos nuestra productividad, cumplamos con los compromisos de nuestras reuniones, ejecutemos las tareas de nuestros proyectos y al final tengamos la satisfacción de empezar y terminar lo que empezamos, pues parte de la frustración existencial en todos los roles que jugamos en nuestra vida es que no cumplimos, no terminamos, no cerramos los ciclos y nuestro poder y capacidad de logro disminuye con el tiempo.

A continuación mi interés es presentar 6 pasos prácticos que aprendí de un gran amigo y hermano del alma y que en verdad han cambiado mi vida y me han permitido alcanzar muchas metas en mi área personal, familiar, laboral, empresarial y espiritual, con el deseo que también funcione para ti.

Antes que nada debo aclararte que en este post no voy a repetir la teoría muy estudiada que existe sobre la clasificación de las tareas entre urgentes e importantes, cómo definir objetivos, como priorizar las tareas y demás, debido a que puedes estudiar si deseas profundizar en otro momento haciendo clic en lo siguientes enlaces recomendados:

5 técnicas para priorizar tareas y focalizar en lo que más importa

Gestión del tiempo: cómo priorizar tareas con el método G.U.T.

Años atrás me preguntaba por qué me sentía tan ocupado y a la misma vez me sentía improductivo, insatisfecho y sin resultados al final del día, del mes y del año. En una conversación con mi amigo entendí que me la pasaba adquiriendo compromisos y aceptando tareas que me demoraba mucho en completar o que completaba cuando ya era demasiado tarde.

Con el pasar del tiempo, entendiendo el consejo de mi amigo y poniéndolos en práctica, gracias a Dios pude comprender los siguientes pasos que empezaron a cambiar mi vida y que hoy quiero que cambie la tuya al aplicarlos, pero no te quedes con ellos, compártelos con las personas que ames y que deseas que también alcancen sus sueños:

Paso 1 - Hago una lista de lo que tengo que hacer

Muchas veces no hacemos las cosas porque la realidad es que no sabemos todo lo que nos comprometimos a hacer, tenemos la mala costumbre de dejarlo todo a la memoria y sucede que en la mayoría de los casos olvidamos muchas tareas por las múltiples ocupaciones y las venimos a recordar solamente cuando nos preguntan por ellas, a lo que normalmente contestamos, ¨mmm… se me había pasado...¨.

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Por lo anterior lo primero que debemos hacer es tener un listado de fácil acceso donde pueda remitirme para consultar todas las tareas y compromisos que he adquirido en los proyectos, en las reuniones, con mis clientes, con mis amigos, con mis familiares y conmigo mismo.

Un listado lo puedo construir desde una hoja de una agenda o cuaderno, hasta en herramientas tecnológicas como excel o aplicaciones móviles muy útiles y que me pueden dar otras ventajas adicionales para el seguimiento y control.

Paso 2 - Pienso si necesariamente lo tengo que hacer yo o si lo puede hacer otra persona

Businesspeople sitting at the table on a meeting

Normalmente pienso que yo soy el único que puede hacer la tarea, pienso que si lo hace otra persona no va a quedar tan bien y por tal motivo no delego actividades sino prefiero encargarme de hacerlo personalmente para evitar problemas más adelante.

Lo crítico de esta posición es que resulto cargando una gran cantidad de compromisos que en algún momento comienzan a estresarme y preocuparme para llegar finalmente a incumplirlos porque humanamente es imposible debido a que sobrepasa mi capacidad, lo que definitivamente me genera los problemas que quería evitar.

Sí analizó muy bien cada tarea y pienso si otra persona podría hacerlo mejor que yo, me voy a sorprender al encontrar que son muchas las tareas que pueden hacer personas mucho más aptas que yo y que estarán gustosas de hacerlas, lo que va a permitir liberar mucha carga y cumplir objetivos personales y grupales.

 

Paso 3- A lo que definitivamente tenga que hacer le calculo cuánto tiempo me tomará hacerlo

Como hablamos al principio el tiempo es el recurso clave que debemos aprender a utilizar correctamente, por lo que estimar cuánto tiempo me toma realizar una actividad para cumplir con una tarea o compromiso de un acta de reunión o proyecto, es algo que me permitirá ser más acertado con la estimación de la fecha para la cual me comprometo a cumplir.

Para comprender este paso tuve que mirar hacia atrás y analizar varias tareas que no había podido completar, encontrando que uno de los motivos del incumplimiento justamente era que hacer la tarea me tomaba mucho tiempo y no había tenido toda esa cantidad de tiempo disponible para poderla realizar, sin embargo cuando asumí el compromiso y definí la fecha en la que terminaría no estimé el tiempo que me tomaría realizarla.

Paso 4- Agendo en mi calendario la actividad en un día y hora específico

Workplace with tablet pc showing calendar and a cup of coffee on a wooden work table close-up

Saber cuánto tiempo me toma realizar una tarea no es suficiente y por eso llega el momento de revisar mi tiempo, de revisar mi agenda, pues es con este recurso limitado que yo voy a poder llevar a cabo todas las actividades necesarias para realizar la tarea.

Llevar una agenda ordenada donde registre y programe mis actividades es una buena práctica para administrar mi banco del tiempo, pues así como debo llevar un control de mis ingresos y mis gastos en relación al dinero, de la misma forma debo llevar el control de este recurso valioso que no puedo acumular sino únicamente invertir o malgastar.

Después de haber estimado el tiempo que me tomaría cumplir con una tarea, entonces debo buscar en mi agenda un espacio o varios espacios de tiempo disponibles y procedo a separarlos para la realización de las actividades necesarias, de forma que cuando llegue el día y la hora tenga una baja probabilidad de que se me cruce con otras actividades.

Paso 5- Cuando llegue el día y la hora lo hago y si no puedo vuelvo a agendarlo

Todo lo anterior tiene sentido si soy disciplinado y exigente con este paso, si efectivamente me pongo en la tarea de realizar todas las actividades planeadas sin caer en la mala costumbre del aplazamiento y si respeto la hora de inicio y de fin planeadas en mi agenda para poder mejorar mis estimaciones de tiempo futuras.

En el caso que no me alcance el tiempo, o que se me presente un imprevisto que me impida realizar las actividades planeadas debo ser un poco flexible pero riguroso en volver al paso 4 y agendar nuevamente en mi calendario la actividad en un día y horas específico.

Llegar a este momento de verdad en el que paso del dicho al hecho y materializo todo lo que estaba en mi mente, en mi agenda, en un acta de reunión o en un cronograma de un proyecto, es disfrutar de la capacidad de crear que Dios nos dio, es tener la oportunidad de utilizar un gran poder que transforma la realidad, es crecer en coherencia entre lo que pienso, lo que digo y lo que hago, para ganar día a día la seguridad de saber que puedo hacer lo que me proponga.

Paso 6- Pongo como terminada la tarea en mi lista

Aunque suena un paso bastante simple he confirmado que es un paso bastante trascendente que cierra un ciclo que abrí tiempo atrás y que tiene un efecto consciente e inconsciente muy positivo para mi felicidad, la felicidad de ver que cumplí, que ya puedo liberar mi atención de ese asunto y que tengo la disponibilidad para afrontar nuevos retos.

Con el pasar de los años dando estos pasos para cumplir con mis tareas y mis compromisos he podido ver como mi capacidad aumenta, mis resultados aumentan y el dicho de ¨no he tenido tiempo¨ se va diluyendo en la única verdad, la verdad de saber que a mi me dan las mismas 24 horas del día que le dan a cualquier otra persona.

Espero que sean de gran utilidad para ti estos 6 pasos, y si tienes otros que a ti te funcionen por favor cuéntanos para que aprendamos todos juntos.

Software para gestión de compromisos de reuniones

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