Evidencias de gestión y seguridad ocupacional – OHSAS 18001

Considerando que las Evidencias de la auditoría son registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información pertinente para los criterios de auditoría y que resultan verificables, a continuación se detallan algunas de las evidencias para los requisitos más relevantes con que debe contar un sistema de gestión de SSO. Evidencias sobre la Política de SSO

• Debe existir un documento, firmado por la alta dirección, que recoja la política de SSO de la organización.

• Tienen que estar recogidos textualmente los requisitos exigidos por la norma.

• La organización deberá aportar evidencias de cómo ha comunicado a su personal la política de SSO y las actividades realizadas para hacerles comprender la importancia de su seguimiento.

• La organización deberá aportar evidencias de cómo ha comunicado a sus proveedores la política de SSO.

• Hay que verificar que su contenido está de acuerdo con la realidad de la organización y que está definido un sistema para ponerla a disposición pública.

• La política debe estar mantenida al día. Para ello se debe hacer referencia en algún documento del sistema cómo se revisa la política.

Evidencias sobre Objetivos, Metas y programas

• Verificar la información que se ha tenido en cuenta a la hora de establecer los objetivos y metas, así como, los datos que soportan la justificación de no establecer objetivos sobre algún aspecto significativo si lo hubiera.

• Existencia de un documento donde se describa como se hace, quien lo hace y quien aprueba los objetivos y metas de SSO.

• Existencia de un documento donde están establecidos los objetivos de SSO de la organización, el cual debe estar sometido a control documental.

• El personal que tiene asignada responsabilidades en el programa de mejora de SSO lo conoce y lo tiene disponible.

Evidencias sobre Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad

• Comprobar a través de toda la documentación del SGSSO que están designados los responsables para todas las funciones que se deriven de la gestión ambiental.

• Comprobar la designación del representante de la dirección y que como mínimo tiene asignados los cometidos de asegurar la implantación y mantenimiento de los requisitos de la norma y la de informar a la alta dirección del funcionamiento del sistema.

Evidencias sobre Competencia, formación y toma de conciencia.

• Verificar que está establecido el método y están definidos los responsables para la detección de las necesidades de formación.

• Verificar que el plan anual de formación contempla todas las necesidades de formación detectadas.

• Verificar los registros de la formación realizada.

• Verificar a lo largo de las entrevistas con los componentes de la organización la eficacia de la formación.

Evidencias sobre Comunicación, participación y consulta

• Verificar la existencia de un procedimiento donde está definida la sistemática y las responsabilidades de las comunicaciones tanto internas como externas.

• Verificar la eficacia de las comunicaciones de manera horizontal mediante todas las entrevistas mantenidas con los integrantes de la organización.

• Verificar los registros de comunicaciones sobre SSO, internas y externas, para comprobar que se cumple lo especificado en el procedimiento.

• Verificar que se ha designado a un representante de los trabajadores, y también que se les ha informado acerca de sus acuerdos de participación, incluido quién o quiénes son sus representantes en temas de SSO.

Evidencias sobre Documentación

• Verificar la existencia de la documentación que describe los elementos fundamentales del SGSSO y como interaccionan.

• Verificar que la trazabilidad de la documentación está bien establecida.

• Verificar que los registros que proporcionan información sobre las actividades y los resultados alcanzados, forman parte de la documentación del sistema.

Evidencias sobre Identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles

• Tiene que estar definida y documentada la forma de identificar los peligros y evaluar los riesgos para la SSO y como se van a mantener actualizados.

• Verificar si a la hora de establecer los objetivos de SSO se tienen en cuenta, por parte de la organización, los riesgos significativos.

• Verificar que los riesgos evaluados se corresponden con la realidad de la organización y que están todos los peligros identificados

• Tienen que estar definidos y documentados los criterios utilizados para determinar la significancia de los riesgos de acuerdo con los criterios de mejora continua.

Evidencias sobre requisitos legales y otros requisitos

• Verificar que está definida la forma de actualizar la legislación y que se cumplen las frecuencias definidas para hacerlo.

• Verificar que la organización tiene identificada toda la legislación que le es aplicable.

• Verificar que está definida la forma de evaluar el cumplimiento legal y que se cumplen las frecuencias definidas para hacerlo.

Evidencias sobre Control operacional OHSAS 18001

• Verificar que se han definido instrucciones de los criterios operacionales para el control de al menos los riesgos significativos.

• Verificar que las instrucciones aseguran el cumplimiento con la legislación y los objetivos y metas.

• Verificar en las instalaciones el cumplimiento del control operacional.

Evidencias sobre Planes de emergencia y capacidad de respuesta

• Verificar los registros de las fichas de accidente y si se evalúa la eficacia del plan de emergencia.

• Verificar que dan respuesta a todos los aspectos potenciales identificados y que tienen como objetivo

• Verificar el conocimiento del plan de las personas que tienen definidas funciones.

• Verificar la disponibilidad del documento para el personal implicado.

Evidencias sobre Revisión por la Dirección

• Verificar que están definidos y se respetan los periodos establecidos en el sistema para la realización de la revisión por la dirección.

• Verificar si se aplica el control de registros a la revisión por la dirección.

• Verificar que el acta de la revisión por la Dirección contiene, al menos, los puntos exigidos en la norma.

• Verificar que la revisión por la dirección está aprobada por la dirección.

¿PARA QUÉ IMPLEMENTAR OHSAS 18001?

La norma OHSAS 18001 ha sido elaborada para asistir a las organizaciones, de todo tipo y tamaño, en la implementación y la operación de sistemas de gestión de salud y seguridad ocupacional eficaces. Recordamos la definición de Eficacia como el “grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados”. (ISO 9000:2005). Es decir que lo que se procura con la implementación de OHSAS 18001, es simplemente lograr lo que la Dirección establece en términos de desempeño de SSO. En este punto aparece un cambio importante respecto de ISO 9000, y es que hay un aspecto sobre el cual la Dirección de la organización no tiene autoridad para decidir: es el CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS LEGALES Y OTROS REGLAMENTARIOS QUE APLIQUEN. En efecto, mientras que hablando de Calidad la propia organización decide cual es el nivel del compromiso que asume frente al Cliente, en materia de SSO el cumplimiento legal está por encima de cualquier decisión que la organización pueda tomar, de la misma manera incluso la identificación de los riesgos laborales guarda una muy estrecha relación con el marco legal aplicable. Entonces, ¿a qué se reduce la planificación de la gestión de salud y seguridad ocupacional según OHSAS 18001?. Básicamente al cumplimiento legal y reglamentario, incluyendo dentro de los mismos la buena práctica de SSO en ausencia de normativa legal vigente. Si tomamos en cuenta lo dicho arriba, podemos contestar la pregunta del título de la siguiente manera: “Se implementa OHSAS 18001 para definir e implementar procesos que permitan a la organización identificar el marco legal y reglamentario vigente para evitar que la organización incumpla con el mismo debiendo asumir las costosas consecuencias de tales situaciones”.

¿QUÉ SIGNIFICA IMPLEMENTAR OHSAS 18001?

Básicamente implica dotar a la organización de una herramienta simple, efectiva y potente para resguardarla de la generación de pasivos ambientales y para mejorar el desempeño en términos económicos de las cuestiones ambientales. Es una acción de la dirección que procura y persigue la reducción de riesgos y de costos operativos asociados a los aspectos ambientales  No se trata de burocratizar la cuestión ambiental en la organización, sino de generar una herramienta para la mejor administración de los recursos, y eso es economía.

ADECUADA IMPLEMENTACIÓN

Básicamente implica dotar a la organización de una herramienta simple, efectiva y potente para resguardarla de la generación de enfermedades y accidentes laborales y para mejorar el desempeño en términos económicos de las cuestiones de SSO. Es una acción de la dirección que procura y persigue la reducción de riesgos y de costos operativos asociados a los aspectos de SSO. Creemos que si esta acción no se concibe en estos términos se comienza de una manera equivocada, aun cuando la finalidad sea la de cumplir con una exigencia externa. Esto es así, simplemente porque el concepto de economía de recursos también es justamente un criterio de SSO tan válido como la reducción de accidentes. La norma OHSAS 18001 se basa en el ciclo de mejora continua PDCA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar), como herramienta para optimizar el comportamiento de la organización en materia de SSO. Como siempre proponemos en las implementaciones de sistemas de gestión, OHSAS 18001 no se trata simplemente de escribir políticas, manuales y procedimientos. No se trata de burocratizar la cuestión de SSO en la organización. Se trata de herramientas para la mejor administración de los recursos, y eso es economía.