Todo era manual: documentos en Word, firmas físicas, Excel para los listados… incluso rompíamos papeles para declarar un documento obsoleto. Gestionar así no solo tomaba tiempo, también nos exponía a errores.
"Manejábamos una intranet donde subíamos toda la documentación del sistema de gestión, todo era manual: hacíamos los documentos en Word, los imprimíamos, recogíamos las firmas, los escaneábamos y luego los subíamos"
"El listado maestro de documentos y formatos también lo llevábamos en tablas de Excel, una por cada proceso con su versión y datos generales"
"Cuando un documento se volvía obsoleto, lo pasábamos manualmente a otra carpeta en la intranet, y físicamente rompíamos la versión anterior, ahora con kawak®, cargamos la información directamente y queda trazabilidad desde allí, no necesitamos listados maestros manuales, el sistema gestiona automáticamente los documentos obsoletos cuando se cambia una versión, y todos los workflows de aprobación están dentro de la herramienta, eso nos evitó toda esta manualidad y nos permite guardar toda la trazabilidad digitalmente."
"En cuanto a acciones, también era todo manual. Teníamos una plantilla en Word para cada acción y hacíamos el seguimiento aparte, nuestra ventaja como yo les decía a los usuarios era que si se nos olvidaba hacer el seguimiento, simplemente poníamos una fecha diferente, decíamos que lo habíamos hecho hace un mes, cuando no era cierto"
"En kawak®, la herramienta no permite ese tipo de triquiñuelas, todo queda con trazabilidad real, no se puede alterar, y nos exige ser más organizados; antes las acciones se llevaban por separado y al final hacíamos un cuadro con su seguimiento, ahora todo está integrado y registrado en un solo lugar, lo cual facilita muchísimo la gestión"
"Los indicadores también los manejábamos de forma manual, en unas plantillas de PowerPoint y otras herramientas sueltas, era complejo tener trazabilidad o control real"
"Con kawak®, buscamos consolidar toda esa información para que esté centralizada, actualizada y con seguimiento adecuado, al igual que el resto del sistema"
"Las actas las trabajábamos en una plantilla de Word, una por una, y no había trazabilidad ni control centralizado"
"Ahora estamos migrando también esa información a kawak®, para lograr una gestión más estructurada y visible. La herramienta nos ha permitido avanzar hacia una gestión más integrada"
"Para nosotros, kawak® ha sido una herramienta que nos apoya en toda la gestión del sistema, siempre hemos querido que toda la información esté consolidada allí, aunque no todos los módulos los tenemos implementados aún, tratamos de que la herramienta concentre la mayor cantidad de información posible; hoy la usamos como nuestra herramienta oficial para el sistema de gestión integral"
"Los riesgos también los manejábamos en Excel, todo era completamente manual"
"Estamos incorporando esta información en Kawak® con el fin de tener mayor control, trazabilidad y centralización dentro del sistema, la idea es que cada vez más procesos del sistema se gestionen desde la plataforma"