"La organización tiene mucha responsabilidad en cuanto a cumplir con diferentes normativas y a demás somos un almacén que se compromete mucho con la mejora continua de sus procesos. Esto impacta en que el control documental e indicadores y procesos se vuelve más robusto, y la herramienta que teníamos era muy limitada.
"Entonces decidimos buscar una plataforma que nos permitiera hacer esta gestión más consolidada, unificada y rápida. Así fue como llegamos a kawak®"
"Migramos más de 1.000 documentos a kawak® con la ayuda de sus consultores. Empezamos a administrar, actualizar, dar de baja y ubicar cada documento en el proceso correspondiente, esto permite que cada dueño de proceso pueda crear y revisar documentos rápidamente, y por otra parte también el área de calidad pueda hacer la aprobación y control de cambios de forma más eficiente"
"En las auditorías podemos mostrar y tener claro en qué fecha, en qué horario y quién ocasiona la baja de un documento, esto nos permite tener un mejor control y administración de la información"
Ahora con kawak® la administración de los documentos es más exacta y permite tener más control de toda la información que manejamos, que son entre 900 y 1.000 documentos aproximadamente.
"Antes hacíamos la planeación estratégica en archivos independientes, ahora lo definimos en kawak® y vinculamos toda la información en un solo lugar, establecimos el camino a seguir, definimos los objetivos organizacionales, las FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas) e indicadores"
"Los indicadores de los objetivos organizacionales nos ayudan a hacer seguimiento y a corregir el camino para alcanzar las metas que nos planteamos kawak® nos permite centralizar toda la información para ejecutar y validar cada objetivo de nuestra planeación estratégica para llevarlo a la acción"
"Nosotros actualmente tenemos 28 procesos de los cuales todos en su mayoría cuentan con un indicador, anteriormente consolidábamos una hoja de excel con esta información pero era muy complicado mostrar y presentar todos los indicadores, kawak® nos ayudó a registrar y gestionar mejor esta información, recordándoles a los dueños de proceso las fechas en que debían reportar sus indicadores, las vigencias que tenían y los pendientes"
También una vez configuramos las metas de cada indicador, kawak® nos ayuda a analizar de manera gráfica la tendencia de los indicadores de cada proceso. Esto nos facilita bastante las juntas por la dirección porque podemos ver de forma muy sencilla las gráficas y tendencias de los indicadores.
Antes registrabamos las acciones correctivas en archivos de word y excel de manera independiente en cada área, esto ocasionaba que no se tuviera un vínculo de información y que se dificultara ver la relación que podía existir entre las acciones de las áreas.
"En kawak® ahora registramos todas las acciones de mejora, como usuaria me ha parecido muy funcional, el sistema es muy intuitivo, logramos integrar todas las acciones correctivas y kawak® todos los días nos envía las notificaciones de los pendientes que tenemos para ese día, esto ha facilitado el seguimiento de los proyectos y nos ayuda a priorizar las actividades urgentes del día"
Por las diferentes certificaciones debemos realizar varias reuniones, anteriormente se terminaba la reunión y algunos días después se generaba la minuta, luego se debían aprobar los acuerdos, firmar y comenzar a hacer los seguimientos. Cada persona debía enviar un correo con el avance o con la información del acuerdo y luego nosotros hacer el compendio para poder ver el estado final de los acuerdos de la reunión.
"Ahora es mucho mas fácil y sencillo porque cada persona carga la información de su acuerdo y se pueden poner comentarios y ver cómo van avanzando los acuerdos hasta su cierre"
"Por las diferentes certificaciones debemos realizar varias reuniones con la dirección, ahora con kawak® hacemos la minuta, se da de alta la información, se generan los acuerdos con responsables, fechas, y automáticamente le notifica a cada colaborador sus compromisos de la reunión"
El mapa térmico, la visualización y la asociación de controles a los riesgos nos permite hacer un mejor análisis. Para gestionar nuestros riesgos usamos la metodología AMEF que tiene como fin prevenir los problemas y sus efectos negativos, antes cada dueño de proceso identificaba los riesgos en los procedimientos y los enviaba para que el área de calidad los compilara y les diera el alta en la otra plataforma.
"Ahora va a ser más fácil implementar estos nuevos riesgos que vayamos encontrando conforme pasa el tiempo en las diferentes áreas, y la manera de gestionarlo va a ser muchísimo mejor que la que llevábamos anteriormente por la integralidad de la información y la practicidad"
Antes debíamos registrar y controlar los mantenimientos correctivos y preventivos de los equipos en excel y no teníamos registros de costos de las horas para el área de finanzas de acuerdo a los inventarios actuales.
"Ahora en kawak® registramos las hojas de vida de alrededor de 200 equipos dentro de los cuales incluimos 29 montacargas, pudimos lograr que el área de finanzas tuviera la información de costos de horas de mantenimiento fácilmente, también el área de mantenimiento pudo programarse mejor con el cronograma de mantenimiento de equipos"
"Con el módulo de talento humano hemos logrado crear un organigrama más llamativo e interactivo de nuestros colaboradores, Podemos ver los nombres de puesto con las fotos de las personas y esto hace que se visualice mucho mejor la segmentación de las áreas de la empresa.
Luego de crear el organigrama, hicimos la descripción de los puestos de trabajo en kawak®, ahora cuando debemos hacer alguna actualización o agregar una nueva función, lo hacemos en el puesto de trabajo y se actualiza en las hojas de vida de cada persona.
"También nos gusta mucho la relación que tiene este módulo de talento humano con el de seguridad y salud en el trabajo, porque podemos asociar los peligros y riesgos que le aplican al puesto de trabajo y también los controles que se deben ejecutar"
"Aquí en este módulo registramos todos los planes de seguridad e incidentes de trabajo, nosotros somos certificados en ISO 45001 de 2018 y kawak® nos ayuda a cumplir con sus requisitos"
"Nos permite registrar incidentes de trabajo, tener la trazabilidad de cada uno de ellos, registrar los expedientes clínicos, adjuntar evidencias de las investigaciones, actualizar los mapas de peligros y riesgos, adherir información a cada colaborador y en general nos permite ir ajustando los controles y programas de seguridad y salud de acuerdo a lo que se va identificando"