La gestión de procesos en las empresas implica una gran cantidad de tareas que pueden consumir demasiado tiempo cuando no se cuenta con un sistema o método determinado a seguir. La asignación de tareas, la trazabilidad de los compromisos, la medición y control de acciones puede optimizarse y generar mejores resultados cuando se utiliza una herramienta para gestionarlos.
kawak®, como un software integral para sistemas de gestión de calidad en Colombia, logra que la gestión de los procesos de las empresas sea simple y efectiva. Ello lo han confirmado muchas de las empresas que han implementado los módulos de la plataforma para optimizar sus tareas, procedimientos y flujos de trabajo.
Hoy te contamos algunos de los casos de éxito de las compañías que han implementado el software de gestión de calidad de kawak®.
Es una entidad con más de 40 años en la ciudad de Ibagué prestando más de 19 servicios. El principal reto de la clínica era que no contaban con un sistema simple y efectivo para su gestión documental. Administraban sus documentos en formatos físicos y obsoletos, por lo que resultaba difícil llevar un control, seguimiento y actualización de las versiones. Comenzaron a implementar el módulo de Gestión Documental de kawak®, con el cual obtuvieron excelentes resultados.
Posteriormente implementaron el módulo de Mejoramiento Continuo y gracias a la sistematización de este proceso, que los ayudó a identificar oportunidades de mejora y acciones correctivas y a realizarles seguimiento, la clínica logró alcanzar la certificación de la planta de producción de aire medicinal.
Con más de 4000 funcionarios, el módulo de Talento Humano, fue un instrumento clave para optimizar la gestión del proceso, pues con este lograron automatizar las evaluaciones de conocimiento. Ahora kawak® es una herramienta indispensable para la integración del sistema de gestión de calidad, centralización de la información y consulta rápida de indicadores para la toma de decisiones en la Clínica del Tolima.
Es una institución de educación superior a nivel nacional con más de 100 años brindando educación en Colombia. Aunque comenzaron la implementación de su Sistema de Gestión de Calidad desde el 2016, su administración se realizaba de forma manual y con formatos físicos, haciendo que el control y el seguimiento de las auditorías fuera bastante complejo. El principal desafío era la gestión de los riesgos, puesto que no contaban con una herramienta que les permitiera llevar un control y seguimiento de los riesgos de la institución.
En 2019, vieron en kawak® la solución a estos problemas, implementando en primera instancia el módulo de gestión de riesgos, que les permitió llevar y seguimiento y control sistemático de los riesgos y dar cumplimiento a la norma ISO 9001.
Además, kawak®, en cumplimiento de su promesa de valor, les facilitó la adopción de una cultura de gestión de la calidad simple y efectiva en sus procesos internos, gracias a que han encontrado en la herramienta un aliado que está dispuesto a resolver sus dudas e inquietudes en el manejo de la plataforma.
La compañía del sector inmobiliario con más de 30 años en el arrendamiento de oficinas y locales comerciales, enfrentaba el reto de la descentralización y poca trazabilidad de la información en diferentes plataformas tradicionales, lo que generaba pérdidas de tiempo operativo en los procesos.
kawak® Software ISO 9001 les permitió centralizar y digitalizar la gestión documental de auditorías, de indicadores y de las acciones de mejora continua para el fortalecimiento de la organización, adicionalmente les sirvió como base y soporte el proceso de transformación digital en la empresa. La relación calidad-precio, la agilidad en el soporte y las actualizaciones continuas son los aspectos que más valoran de los módulos de de kawak®.
Es una empresa que lleva más de 20 años en el sector de la construcción ofreciendo servicios de instalación y mantenimiento de líneas de transmisión de energía eléctrica. El principal problema de la empresa era la descentralización y falta de estandarización de los procedimientos en la gestión documental, sumado a que no contaban con objetivos claros para el sistema.
Con el módulo de gestión documental de kawak® consiguieron una consulta de documentos más ágil y actualizada desde todas las sedes, con una restricción de accesos más controlada y limitada a las personas.
Con el módulo de indicadores, lograron definir más claramente sus objetivos obteniendo una visualización gráfica y dinámica de sus indicadores para una mejor y ágil toma de decisiones de la gerencia. También se convirtió en una herramienta clave para la gestión efectiva del Copasst (Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo) y para el control y centralización de la información de los equipos.
La caja de compensación familiar del Norte de Santander lleva 63 años prestando servicios sociales. En 2001, empezó su proceso de implementación de la norma ISO 9001, obteniendo la certificación en 2007; la gestión del sistema de calidad se realizaba manualmente través de plataformas tradicionales y una intranet con procedimientos complejos y un gran volumen de documentos descentralizados, por lo que su principal desafío era lograr un uso eficiente del sistema y la gestión documental en todas las sedes.
La migración al software en 2010 se realizó con una transferencia del conocimiento personalizada que, sumado a la interfaz amigable del aplicativo, hizo que los colaboradores se adaptaran fácilmente al cambio y al manejo del software. kawak® facilitó el trabajo de las personas encargadas de la administración del sistema y la consulta integrada por parte de los colaboradores de la empresa de todas las sedes, garantizando además la seguridad de los documentos.
El software les permite el registro autónomo de las acciones y el control de la trazabilidad de la información. Además, con los módulos de auditorías e indicadores, pudieron obtener una mejor gestión e historia de la información para el crecimiento de la compañía, las auditorías de los entes de control y poder soportar con evidencias el mejoramiento continuo que han logrado durante los últimos 10 años.
Como lo puedes notar, kawak® es un sistema que ayuda a las empresas a simplificar y optimizar la gestión de las tareas y acciones de cada proceso. Los casos de éxito son solo algunos ejemplos de la forma en la que nuestro software de sistema de gestión de calidad en la nube ayuda a las organizaciones.
Si quieres conocer más de los cómo kawak® puede ofrecer valor a las necesidades y requerimientos específicos de tu empresa, no dudes en contactarnos. Nuestro acompañamiento y migración personalizados, transferencia de conocimiento y soporte ágil hará que la herramienta se convierta en la mejor solución para adoptar una cultura de gestión simple y efectiva
Para conocer más casos de éxito, sigue el siguiente enlace de testimonios KAWAK®