En la actualidad, se puede encontrar una amplia variedad de indicadores de gestión (KPIs) para las empresas, y la interpretación de ellos puede ser drásticamente diferente según la organización, el proceso que esté midiendo o el objetivo de análisis.
Analizar y entender los KPIs puede ser una tarea compleja, sin embargo, alinear y priorizar los indicadores correctos en cada proceso es determinante para tomar decisiones más informadas y sentirte seguro de que se está llevando tu empresa por el camino correcto.
En este sentido, los indicadores organizacionales son herramientas fundamentales para una administración eficiente. A continuación hablaremos sobre una forma que puedes utilizar para elegir los KPIs correctos para tu organización y procesos y cómo deberías interpretarlos para que generen valor a tu empresa.
¿Cómo identificar cuáles KPIs son relevantes para los procesos?
No se trata de seleccionar muchos y diferentes indicadores, sino de comprender qué representan esas métricas dentro de la planificación estratégica de la empresa. Dicho esto, la clave para elegir los indicadores más relevantes es dar un paso atrás, hacer las preguntas correctas, identificar los factores críticos, pensar en cuál es la meta/objetivo y luego elegir las métricas que tienen más sentido para determinar el éxito o el fracaso.
Existen muchos tipos de KPI que difieren según los objetivos del negocio, los requisitos y otros factores. Por ello, la misma métrica puede ser el KPI correcto para la empresa 1, pero ser completamente irrelevante para la empresa 2, a pesar de que estén en el mismo sector y tengan objetivos generales similares.
Los KPI son capaces de permitirte generar cambios instantáneos en los segmentos del negocio que pueden tener un rendimiento inferior y también ofrecen información crucial sobre ventas, marketing, finanzas y productividad. Pero esto solo es posible si te tomas el tiempo para seleccionar los KPI adecuados para tu empresa. Considera los siguientes aspectos para lograrlo.
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Ten en mente un objetivo claro
Dado que los KPI ayudan a medir el progreso realizado hacia tus objetivos organizacionales, debes tener una idea muy clara de lo que realmente deseas lograr. Solo estableciendo objetivos precisos para tu negocio puedes definir sus KPI.
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Selecciona indicadores de rendimiento que estén directamente vinculados a tus objetivos
Debes elegir aquellas medidas de rendimiento que puedan ofrecerte información sobre el progreso realizado por tu empresa en un período de tiempo determinado. Este progreso siempre es relativo a un crecimiento y, por lo tanto, debes asegurarte de que tus KPI estén alineados con los objetivos empresariales.
Para elegir KPI alineados con los objetivos, debes hacerte las siguientes preguntas:
- ¿Cuál es el propósito de mi negocio?
- ¿Qué es lo que deseo lograr en el próximo año?
- ¿Cómo sabré que he alcanzado mis metas?
- ¿Mi objetivo está simplemente relacionado con el dinero?
Una vez que hayas respondido a estas preguntas, podrás elegir los indicadores que son de verdadera importancia para tu negocio.
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Selecciona KPIs SMART
Al seleccionar KPI, asegúrate de que cumplan con los requisitos característicos SMART. Es decir, los KPIs deben ser:
- Específicos (specific): cuando se establece una definición muy amplia para un objetivo, este se vuelve más difícil de medir y alcanzar. Por ello, los indicadores deben ser claros, con puntos de referencia que te ayuden a definir el camino a seguir.
- Medibles (measurable): cuando tienes un punto de referencia que te permita evidenciar en dónde iniciaste y en dónde estás en la actualidad, es mucho más fácil medir el progreso. Esa información te la brindan los números o datos concretos, por ello es indispensable que tus KPIs sean cuantificables.
- Alcanzables (achievable): es importante que definas objetivos acorde a la capacidad y etapa de tu empresa, pues de ello depende que se puedan llegar a cumplir. Sí puedes ser ambicioso y apuntar al éxito, pero dentro de los límites de lo que es posible para tu empresa.
- Realistas (realistic): tus KPIs también deben ser realistas y relevantes teniendo en cuenta los objetivos a corto y largo plazo de tu empresa y las estrategias que implementas para alcanzarlos. Elegir KPIs extremadamente ambiciosos, puede hacer que tu equipo se desanime al ver que son imposibles de cumplir.
- Tener un tiempo límite (time-bound): aunque este aspecto se pasa por alto en muchas empresas, es determinante porque impulsa el cumplimiento oportuno de los objetivos. Tus indicadores deben estar dentro de un marco de tiempo con un inicio y final o en donde se establezcan periodos (etapas) de progreso.
- Mantén la lista de KPI concisa (evita métricas innecesarias)
Tu lista de KPI debe ser breve y eficaz. Tener demasiadas métricas puede hacer que la evaluación de acciones sea compleja y puede confundir a tus colaboradores. Mide solo los datos que realmente importan a tu organización y pueden ayudarte a realizar mejoras. Recuerda que puede llevar tiempo reducir tu lista de indicadores, pero valdrá la pena. Según la consultora estadounidense The Strategic CFO, el número óptimo de KPIs que debes tener es de 6 a 8. Cualquier cosa más que esto te hará perder el enfoque en las variables importantes, por lo tanto, elimina métricas innecesarias.
Comprender y determinar los indicadores de desempeño adelantados y rezagados.
Otro paso para elegir tus KPIs es conocer y comprender las diferencias entre los indicadores adelantados y rezagados.
Los indicadores rezagados son los que miden el desempeño general del negocio y están orientados hacia atrás o por naturaleza. Esto significa que ayudan a evaluar la información de desempeño que ya ha sido capturada. Todo lo que deseas monitorear tendrá indicadores rezagados.
Los indicadores principales se consideran impulsores del negocio, ya que apuntan a la dirección en la que se mueven las cosas. Cambian rápidamente y se anteponen a una tendencia próxima. Para todas las empresas, la identificación de los indicadores principales es importante en lo que respecta a los planes estratégicos. Deben elegirse con cuidado y deben ser exclusivos de su entorno empresarial.
¿Cómo se deben interpretar los indicadores de gestión?
Si bien los indicadores clave de desempeño son extremadamente relevantes para monitorear el progreso del negocio, sirven muy poco para el desempeño de la empresa si no están sujetos a un análisis constante. El análisis de KPI se trata de aprovechar al máximo lo que muestran los indicadores de rendimiento.
La gestión de análisis eficaz ayuda a las personas a tomar mejores decisiones que impulsarán mejores resultados estratégicos. Este paso se enfoca en medir y evaluar el desempeño para identificar qué funciona bien y qué no, tomar medidas correctivas y convertirse en una organización de alto desempeño.
El valor del análisis constante reside en la calidad de los datos de KPI y, por supuesto, en la forma en la que se lleva a cabo el análisis. Los aspectos fundamentales dentro del proceso de interpretación y extracción de valor de los KPIs es buscar relaciones y correlaciones entre los indicadores, hacer comparaciones significativas e identificar tendencias.
El proceso de análisis de rendimiento aplica métodos y software de medición para llevar la información correcta a las personas adecuadas en el momento adecuado.
El paso de análisis de rendimiento tiene cuatro componentes principales:
- Selecciona la herramienta de automatización más adecuada: la automatización eficaz hace que sea más fácil consolidar, analizar, presentar, compartir y reportar datos desde cualquier lugar. La eficiencia del análisis se obtiene haciendo que el grupo use un sistema automatizado para capturar, compilar, informar y analizar datos rápidamente y con pocos errores.
- Recopilar y monitorear el desempeño: la creación de comparaciones hace que los datos sean significativos, lo que permite una interpretación más profunda y mejores decisiones. Para ello puedes hacerte preguntas cómo ¿cuál es la lógica de la estrategia y el contexto de esta medición en relación con otras?, ¿dónde encaja esta medida en el panorama general? o ¿existen otros procesos relacionados o medidas de salida?
- Analizar y sacar conclusiones: en este paso se aborda si existe un buen desempeño o uno deficiente, teniendo en cuenta cómo, dónde, cuándo y especialmente por qué está ocurriendo un bajo rendimiento en particular. Hazte preguntas como ¿por qué ocurrió esa tendencia? o ¿por qué el rendimiento es diferente ahora?
- ¡Toma acción y ajusta tus procesos!
El paso final del proceso es utilizar los datos de KPIs como una indicación continua de si las acciones tomadas son efectivas o no. Utiliza una o más de las muchas herramientas de mejora de procesos disponibles, como el análisis de flujo de procesos o el análisis de causa-efecto, para determinar acciones para mejorar el rendimiento.
La clave para llevar a tus procesos al siguiente nivel es:
- Evalúa el efecto de cada acción de mejora de forma continua utilizando los mismos principios y métodos implementados en los pasos anteriores.
- Supervisa los datos de rendimiento para detectar las señales deseadas y los objetivos a largo plazo.
- Mantén un enfoque de mejora continua de procesos.
- Revisa continuamente la estrategia para asegurarte de que las decisiones se basen en las evidencias aportadas por los KPIs.
Ten en cuenta que es fundamental que las lecciones aprendidas durante el paso del análisis del desempeño se conviertan en la base para mejorar las decisiones estratégicas durante el paso de la evaluación. Además, te recordamos que herramientas como un software para indicadores de gestión, te puede ayudar a medir, analizar y llevar una trazabilidad de tus KPIs para medir el progreso de tus procesos y de tu organización.
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