¿Te ha pasado que la implementación de los cambios del sistema de gestión son un saludo a la bandera? o que nunca terminas de gestionar un cambio porque en el camino se van añadiendo requerimientos nuevos, y al final lo que terminas gestionando no se parece al cambio inicial que empezaste a trabajar con la gente? 

A continuación te mostraremos una herramienta que te ayudará a gestionar el cambio del SGC de una forma simple.

Lo primero que debemos apropiar es la importancia y enfoque de la última versión de la ISO 9001, que incluyó un pensamiento basado en el riesgo dirigido a aprovechar las oportunidades y prevenir los resultados no deseados. ¿Por qué es importante? las organizaciones actualmente vivimos en un contexto de cambios acelerados que no dan lugar a espera, en donde actuar anticipadamente e innovar se convierte en nuestro mayor aliado para aprovechar las oportunidades. ¿Por qué riesgos? desde esta perspectiva nos motivamos a ser proactivos en lugar de reactivos, a planificar y gestionar adecuadamente los cambios.

En el marco de la anterior reflexión, a continuación te explicaré una herramienta que te permitirá planificar los cambios del sistema de gestión en 3 pasos prácticos:

1. Planificar el cambio

El numeral 6.3 planificación de los cambios de la Norma técnica ISO 9001:2015, establece que cuando la organización determine la necesidad de cambios en el sistema de gestión de la calidad, estos cambios se deben llevar a cabo de manera planificada. Una forma que nos permitiría cumplir con estos requisitos es la siguiente:

• Describe el propósito del cambio ¿Cuál es la razón de ser del cambio?

• Identifica la fuente que generó el cambio

• Describe el tipo de cambio

• Menciona las consecuencias potenciales ¿Qué podría salir mal si no implemento el cambio? ¿Qué podría salir bien?

• Identifica y valora el impacto en el SGC ¿alto, medio, bajo?

• Detalla el impacto en acciones puntuales para delegar con mayor facilidad

• Identifica los recursos necesarios para el cambio

• Define los responsables del cambio, su rol y responsabilidades

2. Gestionar

Muchas veces hasta el paso anterior todo está perfecto en nuestro sistema de gestión. Sin embargo, en este segundo paso se encuentra gran parte del éxito de la implementación de un cambio en nuestra compañía, el cambio no sucede por sí sólo, se debe gestionar. Las personas no somos On-Off, necesitamos siempre de un proceso de adaptación a los cambios. A continuación mencionamos actividades importantes que debemos tener en cuenta:

• Identifica partes interesadas ¿Quién interviene/afecta el cambio?

• Gestiona las comunicaciones a partes interesadas, piensa en la mejor forma para transmitir los beneficios e importancia de los cambios

• Capacita y acompaña a los interesados en el nuevo cambio

• Empodera al personal clave para que el cambio sea una realidad

3. Controlar

La otra parte fundamental para lograr el éxito en la implementación de los cambios y que estos no se diluyan en el tiempo, es el control que ejercemos al verificar que el cambio fue efectivamente ejecutado. Con una simple creación de tareas y compromisos podemos lograrlo:

• Determina tareas que permitan hacer seguimiento a la implementación de los cambios,

• Describe compromisos y responsables

• Si cuentas con la funcionalidad de nuestro módulo de Actas, activa las alertas correspondientes

• Identifica la evidencia que permitirá verificar el estado del cambio

• Describe observaciones que correspondan y próximos pasos

Esperamos que estos pasos sirvan de apoyo para la gestión del cambio del SGC de tu compañía, en el siguiente enlace podrás descargar una herramienta que te ayudará a documentar esta información: