La forma como una organización gestiona sus proyectos debe ser vista como un proceso, similar a cualquier otro proceso relevante para la empresa. Por ello, se recomienda desarrollar un enfoque sistemático para la gestión de los proyectos, normalizando las responsabilidades de asumir por cada miembro del equipo de trabajo y la metodología de evaluación.
Aplicación del ciclo de la gestión:
1. Escenario o estrategia: todo proyecto se ejecuta en una situación determinada del escenario (entorno externo o interno) para ajustarse al cual la empresa debe disponer de una estrategia. Ambos son los elementos restrictivos que condicionarán la ejecución del proyecto y quizás sus objetivos.
2. Objetivos de calidad-Servicio(tiempo)-Costo: deben ser alcanzables, aceptados y medibles. Pueden haber objetivos de otro tipo relacionados con la seguridad, el medio ambiente.
3. Planificación: plan de acción suficientemente detallado, para que pueda ser ejecutado por los especialistas de los procesos operativos y que garanticen de consecuencia de los objetivos del proceso.
Una buena planificación es garantía de eficacia del trabajo en la fase siguiente, como herramienta de esta fase tenemos:
- La plantilla para la adquisición de los datos del inicio
- La formalización del proyecto y del equipo de trabajo
- La lista de chequeo del proyecto, datos de inicio.
- El Planning del proyecto.
- La lista de riesgos del proyecto.
- El plan de calidad del proyecto.
Es la fase clave del proyecto ya que, la planificación induce eficacia en la posterior ejecución.
4. Ejecución: los especialistas de la empresa ejecutan el plan de acción elaborado en la etapa de planificación.
5. Medición: seguimiento de los objetivos de calidad del proyecto utilizando las herramientas correspondientes. Como herramientas especificas de esta fase, que se desarrollan en paralelo con la anterior, tenemos:
- La auditoría de proyectos
- La auto evaluación periódica del proyecto
- El cuadro de mando del proyecto con indicadores consecuencia del seguimiento de los objetivos de calidad.
Normalmente, después de la medición se suele pasar de nuevo a la fase de planificación; con la información obtenida con las diversas herramientas de medición y seguimiento se identifican riesgos y desviaciones que requieren la toma de nuevas acciones.
6. Actuar: esta fase del ciclo de la gestión se relaciona con la corrección de desviaciones o con la toma de acciones preventivas que aseguren los objetivos.
