La comunicación y las habilidades para hacerlo son la esencia que nos caracteriza y diferencia de las demás especies. Somos seres sociales por naturaleza y la buena comunicación - aunque parezca exagerado - nos permite sobrevivir y crecer en sociedad. Un malentendido o error de comunicación puede desencadenar o ser el primer paso de un conflicto innecesario.
Acompáñanos a descubrir la importancia de la comunicación efectiva y algunos tips que pueden ayudarte a potenciar la comunicación escrita en tus labores cotidianas.
The Radicati Group, Inc. es una empresa dedicada a la investigación en el mercado de tecnología y, en su último informe del tráfico total de correos electrónicos en todo el mundo, manifiesta que para fines de 2023, serán más de 347 mil millones de correos electrónicos los que se envíen por día.
Esto es una pequeña muestra que nos permite tomar conciencia de que la comunicación, a través de mensajes escritos, hace parte de la "sociedad digital" en la que vivimos y crecemos. Por tanto, darle importancia a la forma en la que escribimos esos mensajes es totalmente necesario, e incluso indispensable para evitar malos entendidos o conflictos.
La comunicación efectiva, en todas sus formas, es fundamental para la colaboración y el trabajo en equipo, lo que la hace especialmente importante en los entornos laborales. Una comunicación adecuada puede conducir a un ambiente de trabajo más positivo y productivo, ya que es la forma de poder compartir ideas, resolver problemas y lograr objetivos comunes.
Entre otras cosas, la comunicación efectiva puede ayudar a tu equipo a:
Invertir en una comunicación eficaz es una movida estratégica para las organizaciones, destinada a mejorar sus resultados, crear un entorno de trabajo más positivo y establecer una ventaja competitiva.
A continuación, te compartimos unos tips recomendados por el PMI® para desarrollar comunicaciones escritas efectivas, y también algunas habilidades que debemos desarrollar para complementar nuestra capacidad de comunicar.
Como hemos establecido, en el mundo actual, la comunicación efectiva es fundamental para el éxito, particularmente en forma escrita, ya que en este medio se carece de la ayuda del lenguaje corporal y tono de voz.
Por lo tanto, ya sea que estés escribiendo un correo electrónico, un informe o una presentación, tu capacidad para comunicarse de manera clara y concisa puede marcar la diferencia. Al seguir estas 5 C, puedes mejorar tus habilidades de comunicación escrita y asegurarte de que tu mensaje esté libre de malentendidos.
El mal uso de la ortografía y gramática pueden generar distracción y también distorsión en el mensaje que se desea comunicar. Bidrio, ielo, gugete, lampara. ¿Cómo se siente leer?, ¿un poco incómodo?
Un mensaje breve, bien elaborado, reduce las oportunidades de generar malos entendidos en el contenido y tu intención. "Para garantizar que todos los empleados conozcan la nueva política de la empresa, envío este memorándum", ¿redundante?, ¿obvio?
Garantiza que las necesidades y los intereses de la audiencia se tengan en cuenta en el mensaje. Utiliza un lenguaje sencillo y evita la jerga. "Estimada Lucía, sé lo importante que es para ti la organización y los detalles, por lo que te invito mañana a primera hora a una reunión…".
Apégate a un flujo de ideas congruentes y con un sentido lógico, delimitando una parte introductoria y un camino de ideas sistemáticas y ordenadas, de modo que generes coherencia en el mensaje. Usa palabras y frases de transición para ayudar al lector a pasar de una idea a la siguiente. Guíate por esta estructura:
Emplea solo la cantidad de palabras necesarias para expresar bien una idea. El balance adecuado de palabras, acompañado de una imagen, resulta muy útil para transmitir el mensaje. "Actualmente, estamos en el proceso de evaluar nuestra estrategia de marketing actual".
Aquí hay algunos consejos adicionales para una comunicación escrita efectiva:
Para acompañar la comunicación escrita efectiva, debemos esforzarnos también en desarrollar habilidades de comunicación como las siguientes:
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Esperamos que esta información te sea de ayuda para mejorar la comunicación efectiva en tu organización. Pon estos consejos a prueba en tu equipo y cuéntanos sobre los resultados en los comentarios.