La comunicación y las habilidades para hacerlo es la esencia que nos caracteriza y diferencia de las demás especies. Somos seres sociales por naturaleza y la buena comunicación - aunque parezca exagerado - nos permite sobrevivir y crecer en sociedad, un malentendido o error de comunicación puede desencadenar o ser el primer paso de un conflicto innecesario.
The Radicati Group INC es una empresa dedicada a la investigación en el mercado de tecnología y en su último informe del tráfico total de correos electrónicos en todo el mundo, manifiesta que para 2019 serán de más de 293 mil millones de correos electrónicos los que se envíen por día, con un crecimiento de más de 347 mil millones para fines de 2023. Esto es una pequeña muestra que nos permite tomar conciencia que la comunicación a través de mensajes escritos "e-mails" hace parte de la nueva "sociedad digital" en la que vivimos y crecemos, por tanto darle importancia a la forma en la que escribimos esos mensajes es totalmente necesario, e incluso indispensable para evitar malos entendidos o conflictos.
A continuación les compartimos unos tips recomendados por el PMI® para desarrollar comunicaciones escritas efectivas, y también algunas habilidades que debemos desarrollar para complementar nuestra capacidad de comunicar.
5C´s de la comunicación escrita efectiva
1. Correcto: gramática y ortografía correctas
El mal uso de la ortografía y gramática pueden generar distracción y también distorsión en el mensaje que se desea comunicar. Bidrio, ielo, gugete, lampara. ¿Cómo se siente leer?, ¿un poco incómodo?
2. Conciso: mensaje preciso con eliminación de exceso de palabras
Un mensaje conciso, bien elaborado, reduce las oportunidades de generar malos entendidos en el mensaje y su intención. "se busca un trabajador que pueda trabajar" ¿Redundante?, ¿obvio?
3. Claro: propósito y expresión claros dirigidos a las necesidades del lector
Garantiza que las necesidades y los intereses de la audiencia se tengan en cuenta en el mensaje. "Estimado Lucía, sabemos lo importante que es para ti la organización y los detalles, por eso hemos decidido invitarte mañana a primera hora a una reunión..."
4. Coherente: flujo de ideas coherentes y lógicas
Un flujo de ideas coherentes y con un sentido lógico, delimitando una parte introductoria y un camino de ideas sistemáticas y ordenadas generarán coherencia en el mensaje. "Introducción/contexto/tema a tratar o acción/cierre"
5. Controlado: flujo controlado de palabras
Usa la cantidad de palabras necesarias para expresar bien una idea, un balance adecuado de palabras acompañado de una imagen resulta muy útil para transmitir el mensaje. "Cadaver muerto de un difunto"
Habilidades que deben acompañar la comunicación
Para acompañar la comunicación escrita efectiva, debemos esforzarnos también en desarrollar habilidades de comunicación como las siguientes:
Escuchar de forma activa: mantener el compromiso y estar presente en el momento de la comunicación con el interlocutor; resumir mensajes para asegurar la comprensión e intercambio eficaz de la información.
Conciencia de las diferencias: desarrollar conciencia de la existencia de las diferencias culturales y personales de la gente frente a las situaciones para mejorar la capacidad y cobertura de nuestras comunicaciones.
Identificar, establecer y gestionar las expectativas de los interesados: la negociación con los interesados reduce las existencia de expectativas conflictivas dentro del grupo de personas receptoras de la comunicación.
Habilidades de equipo: desarrollar habilidades de comunicación general a nivel de equipo
- Persuadir para llevar a cabo una acción
- Motivar a las personas y proporcionar un estímulo o confianza
- Coaching para mejorar el desempeño y alcanzar los resultados deseados
- Negociar para lograr acuerdos mutuamente aceptables entre las partes y reducir retrasos en las decisiones o aprobaciones
- Resolver conflictos para prevenir impactos negativos
Esperamos que esta información te sea de ayuda para mejorar la comunicación efectiva en tu organización, deja tu comentario.
