Testimonio Partes de Plástico de México | kawak® sector de manufactura

Potenciando las operaciones del sector

La empresa estaba usando un sistema documental que tenía limitaciones. No podía anexar archivos de cualquier tipo, solo word, no contaba con módulos para la gestión de indicadores, riesgos y oportunidades, contexto de la organización y planeación.

¿Qué hacemos con kawak® en la empresa?

Gestión Documental

"Nosotros teníamos un software que nos permitía administrar todos nuestros documentos digitales, pero no podíamos anexar cualquier tipo de documento (word, excel, powerpoint, pdf,etc) Con  no tenemos esta restricción"

"Adicionalmente otra de las ventajas es que también nos permite controlar y administrar la elaboración de los registros de edición en linea, una vez que decidimos crear formatos online, nos ha facilitado el trabajo porque ahorramos mucho tiempo en la elaboración y actualización de documentos"

Los formatos en linea de kawak® se caracterizan por ser creados y controlados en la nube. Es posible controlar modificación, aprobación, eliminación y registro en internet, quedando almacenado cada registro individual en la nube para su posterior consulta. Para Partes de Plástico de México es muy importante poder acceder tanto a este tipo de formatos como a cualquier tipo de documentos rápidamente, desde cualquier lugar o desde cualquier dispositivo.

Indicadores

Un objetivo claro para Partes de Plástico de México es analizar sus indicadores en la junta directiva. Antes se tardaban al rededor de 1 a 2 semanas en tener la información para analizar los indicadores, necesitaban recabar toda la información, luego ponerla en una presentación de powerpoint, hacer gráficas, consolidar información detallada en un excel y presentar los indicadores en la junta. 

"Ahora en kawak® la generación de la información y las  gráficas es de forma automática, nosotros lo único que debemos hacer es encargarnos de ingresar los datos y la información al software, esto ha hecho que kawak® se haya convertido en nuestra base de datos en la mayoría de los casos".

"Adicionalmente nos ha ayudado con la estandarización de la información y las gráficas de análisis, anteriormente cada quién anotaba y realizaba gráficas según su conocimiento, ahora todo está más estandarizado; podemos seleccionar diferentes tipos de gráficos, las imágenes son más bonitas y presentables y todos manejamos la misma información"

Contexto de la organización

"Antes no teníamos un software para analizar el contexto interno y externo de la empresa y para la planeación. Nos ha gustado mucho poder tratar estos temas con tecnología. El control de los requisitos legales que debía cumplir la empresa antes lo llevábamos en un excel, ahora lo hacemos en kawak y es muy sencillo"

"kawak® nos ayudó a entender mejor como gestionar nuestros grupos de interés con la ayuda de tecnología, ahora le estamos sacando mucho provecho a esta parte y le vemos el valor agregado que genera ejecutar esta actividad en la empresa" 

Planeación

"El mismo software nos fue guiando en la construcción de la planeación; el análisis DOFA el poder convertir las oportunidades y debilidades en estrategias, asignar tareas a los responsables para cumplirlas, permitió que la planeación sea entendida por todos, hacer el seguimiento a los pendientes y sentir con evidencia que de verdad estamos accionando la planeación estratégica en la empresa"

Riesgos

"Con el módulo de riesgos eliminamos un formato manual más, hicimos nuevamente un análisis a conciencia de los riesgos que podían afectar a nuestra empresa considerando el contexto, los documentamos, el software nos permite establecer planes de contingencia y también los planes de tratamiento a los controles de los riesgos. Adicionalmente pudimos asignar fácilmente los responsables de los riesgos y de los planes para hacer seguimiento"

"El software realmente está trabajando para nosotros. Cada vez que en los seguimientos vemos la necesidad de asignar una nueva tarea, el software permite ligarlo automáticamente y notificarlo a la persona, esto hace que el control sea muy sencillo de realizar y no se deja nada a la memoria"

Talento humano

"Antes documentábamos los perfiles de cargo en word; sus descripciones de cargo y funciones. Llevarlo así era muy complejo porque todo se manejaba en físico. Kawak nos permite llevarlo todo electrónico, poder crear los perfiles de cargo, programar y adjuntar evidencias de capacitaciones, los registros de asistencia y realizar evaluaciones de desempeño. Este módulo nos ha parecido completísimo"

"Nos gusta que podemos seguir el proceso de contratación desde cualquier lugar y dispositivo, no tenemos que estar de puesto en puesto buscando papeles o aprobaciones. Las evaluaciones también las podemos enviar y contestar desde cualquier lugar y dispositivo, no necesitamos reunir a toda la gente para hacer una evaluación y no gastamos tiempo en cuadrar una disponibilidad o logística para hacerlas"

"Estimo que reducimos en un 50% el tiempo que dedicábamos a gestionar todo el tema de evaluaciones en la empresa. A principio como todo cambio, los colaboradores se van adecuando a la nueva forma de evaluar pero ya después de usarlo y darse cuenta que es más fácil y sencillo hacerlo con kawak®, todos nos sentimos contentos usando la herramienta"