Por qué las empresas de salud necesitan un sistema de gestión documental

Además de prestar un excelente servicio a sus pacientes, las empresas de salud también tienen muchos desafíos a la hora de operar el negocio. Como cualquier empresa, es necesario gestionar de forma rentable los procesos administrativos, tener bajo control la información de los clientes y administrar los documentos comerciales.

Beneficios de la gestión documental en el sector de la Salud

A continuación te contamos cuatro formas principales en las que la implementación de gestión de documentos puede beneficiar a tu centro médico más allá de la administración de la información de los pacientes.

• Simplifica el mantenimiento de registros

Cuando utilizas un software de gestión de documentos, tienes acceso rápido a los registros de los pacientes, lo que elimina la necesidad de buscar en los archivos en papel para encontrar información crucial. En su lugar, puedes escribir un término de búsqueda y encontrar instantáneamente los datos que necesitas. Muchos programas también pueden programarse para enviar registros a proveedores específicos e incluso funcionarán con cualquier programa EMR que utilice tu oficina, es decir, permite lograr una mejor productividad en los procesos. 

• Haz que las admisiones sean más fáciles y rápidas

Puedes aliviar la carga del personal de recepción mediante el uso de un sistema de gestión de documentos para convertir la información de los pacientes en registros digitales; facilitan el escaneo de todo, desde tarjetas de seguros y licencias de conducir hasta resultados de laboratorio e historiales médicos de pacientes. Una vez que todos los documentos impresos existen en la computadora, los empleados pueden buscarlos y recuperarlos en segundos, acelerando el proceso de registro, lo que resulta en ahorro de tiempo al personal.

• Optimiza el proceso de facturación

El cobro del pago es una tarea importante pero que requiere mucho tiempo en el campo médico, pero hacer que toda la documentación sea digital acelerará el proceso. Los programas de administración de documentos pueden escanear reclamos, estados de cuenta, cheques y cualquier otra información de pago de respaldo. Tener estos documentos en línea permite al personal encontrarlos fácilmente cuando sea necesario, lo que puede resultar en ciclos de facturación más cortos y un cobro de pagos más fácil.

Logra la interoperabilidad entre todos los sistemas

Es probable que uses algunos programas de computadora diferentes mientras administras tu centro de salud. Muchas herramientas para gestión de documentos se integran perfectamente con EMR, administración de prácticas, contabilidad, codificación, software de gestión de procesos y varias otras aplicaciones, lo que hace que la jornada laboral sea más eficiente para tu personal. Además, los formatos de almacenamiento de archivos no son propietarios, por lo que aún podrás acceder a ellos en el futuro, independientemente de los sistemas que tenga tu empresa.

Consejos para poner en práctica la gestión documental

Tanto papeleo puede ser un desafío para tu centro médico y personal y aunque un sistema de gestión documental y el uso de un software puede simplificar y hacer más efectiva la administración, a continuación te damos a conocer algunos tips para que la implementación sea un éxito.  

• Desarrolla políticas y estructuras integrales para el control de documentos. El primer paso para una gestión documental eficaz en el sector sanitario es comprender la importancia del control de documentos. El control de documentos significa que tienes un plan para administrar la información que mitiga el riesgo y gobierna la calidad de los documentos.

Cuando implementas políticas sobre cómo manejar tu información, puedes garantizar el cumplimiento. Esto protegerá a tu organización, a tus empleados y a los pacientes a los que atienden.

• Para demostrar el cumplimiento, deberás demostrar que todos han visto y firmado los documentos de tu política. Esto puede resultar difícil con documentos en papel, que se pueden perder fácilmente, pero con la gestión de documentos en línea puedes ahorrar tiempo. La mayoría del software de gestión de documentos de salud tiene características que le permiten rastrear quién ha revisado y firmado todos sus documentos.
  
  
• El contenido de la documentación debe transmitir a cualquier lector, como su gerente, un inspector estatal o de acreditación, o un pagador, el estado del paciente, el cumplimiento del plan de atención ordenado y el progreso hacia las metas individualizadas centradas en el paciente.
  
  
• Mira la documentación objetivamente. ¿Cuenta la historia del paciente, su trayectoria de atención y las intervenciones proporcionadas e implementadas según las órdenes del médico?
  
  
• Asegúrate de que las llamadas y otras comunicaciones entre los miembros del equipo y el médico estén documentadas. Si el paciente experimenta un cambio en su condición, ¿la documentación explica cuáles fueron los hallazgos o qué ocurrió con el paciente que requirió la llamada? ¿Incluye qué acciones se ordenaron o modificaron e implementaron, así como la respuesta del paciente a estas intervenciones y cuidados?
  
  
• Establece flujos de trabajo sólidos y seguridad. La seguridad es una parte crucial del trabajo en la industria de la salud: juega un papel muy importante en la protección de sus pacientes y, por extensión, de tu organización. Por ello, desarrolla estrategias para garantizar la seguridad óptima de tus documentos y la privacidad de tus pacientes.
  
  
• Asegura una colaboración segura basada en la nube. Trabajar en documentos sanitarios confidenciales suele ser un esfuerzo de equipo, por lo que debes asegurarte de que tus documentos estén seguros en el camino. Con un software de gestión de documentos basado en la nube, solo aquellos con los derechos adecuados pueden trabajar en documentos específicos. Además, la colaboración basada en la nube garantiza la seguridad al eliminar la necesidad de enviar y recibir archivos por correo electrónico.

Ahora más que nunca, los historiales médicos electrónicos son esenciales para una atención eficaz y eficiente al paciente. La interoperabilidad será difícil de lograr sin soluciones adecuadas de captura y gestión de documentos. Por eso es lógico que los profesionales y centros de salud inviertan en una plataforma de gestión de documentos de alta calidad que mantenga los registros de los pacientes seguros y adecuadamente organizados.

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