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title: "Excel o kawak®: ¿cuál es mejor para la gestión documental?"
description: Compara entre el uso de excel y kawak® para la gestión del listado maestro de documentos en los procesos de calidad de tu empresa.
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[Mejorando los Sistemas de Gestión ISO | Blog KAWAK ](https://blog.kawak.net/mejorando_sistemas_de_gestion_iso)

# [Excel o kawak®: ¿cuál es mejor para la gestión documental?](https://blog.kawak.net/mejorando_sistemas_de_gestion_iso/excel-kawak-gestion-documental)

 Escrito por [María Mónica Pérez](https://blog.kawak.net/mejorando_sistemas_de_gestion_iso/author/maría-mónica-pérez) | 03 mar, 2023

Los documentos son vitales para los sistemas de gestión de calidad, ya que ayudan a realizar un seguimiento del progreso de una empresa hacia el logro de los objetivos. Sin embargo, los [documentos pueden acumularse fácilmente](https://blog.kawak.net/mejorando_sistemas_de_gestion_iso/organizacion-documentos-obsoletos?hsLang=es-co), lo que dificulta su seguimiento, así como un registro claro de actualizaciones, propiedad y responsabilidad.

Si estás a cargo de administrar la lista maestra de documentos en tu organización, es posible que te preguntes qué herramienta de software se adapta mejor a tus necesidades. Generalmente, en la web encontrarás múltiples opciones que te ayudan a llevar un mejor control de la documentación. Entre las más comunes: Excel.

¿Y por qué no? Excel existe desde los años 80 y ha sido fundamental en los procedimientos de innumerables empresas. Mientras  que sus bondades son muchas, también tiene muchas limitaciones en la actualidad sobre todo con respecto a la gestión documental, por lo que hoy queremos presentarte una alternativa automatizada: kawak®.

En esta publicación, compararemos las ventajas y limitaciones de cada herramienta, para que puedas tomar una decisión informada sobre cuál es la adecuada para tu empresa.

> Puede que te interese: [Gestión documental: No te quedes atrás en la transformación digital](https://landing.kawak.net/centraliza-y-gestiona-tus-documentos-en-la-nube?hsLang=es-co)

 

## Excel para la gestión documental

Excel es una herramienta popular para administrar listas de datos, incluida la lista maestra de documentos. Aquí hay algunas ventajas y limitaciones de usar Excel para la gestión de documentos:

### Funciones de Excel para la gestión documental:

- Documentación de procesos y procedimientos
- Archivo en carpetas compartidas accesibles para toda la empresa
- Recopilación de los cambios necesarios a través de cambios controlados
- Bloqueo de documentos para editar
- Descripciones y enlaces a cada documento

### Limitaciones:

- Documentos de procesos manuales
- Dificultad en el control de versiones y borradores
- Baja seguridad con relación a permisos de acceso a la información y visualización de documentos
- Pobre trazabilidad de usuarios
- Pobre seguimiento de comentarios cuando muchos usuarios contribuyen al documento
- Falta de fiabilidad en cuanto a enlaces rotos y archivos movidos
- No permite crear formatos para crear registros
- Dificultad para generar informes de los registros de formatos
- Dificultad para la gestión de revisiones y control de cambios
- Requiere de formulación de matrices 

## Descubriendo kawak® para la gestión documental

El módulo de gestión documental de kawak® te permite centralizar toda tu información y acceder a ella en línea desde cualquier lugar. De este modo, puedes brindarle mayor estructura a tus procesos y facilitar la gestión de calidad. Conoce las principales ventajas de usar del software:

### Funciones de utilizar kawak® para la gestión documental

- Documentos organizados según caracterización y mapa de procesos de la empresa
- Centralización de documentos
- Codificación automatizada
- Flujo de elaboración de documentos (crear, revisar, aprobar)
- Control de visualizaciones, edición, descarga, etc.
- Automatización de envíos de aletas y correos
- Actualización e historial de versiones
- Control y disposición de documentos obsoletos
- Seguimiento y reportes
- Múltiples formatos (en línea, pdf, office etc.)

Utilizar un software automatizado te permite  mantener el control de tus documentos de acuerdo con los estándares ISO: precisos, concisos y actualizados. Además, tener un software a tu disposición libera tiempo de tu equipo, tiempo que de otro modo se dedicaría a la creación de matrices y actualizaciones manuales de documentos.

## Tabla comparativa de Excel y kawak® para la Gestión Documental 

Aunque claramente un control por medio de Excel u otras herramientas de cálculo similares pueden servir un propósito a corto plazo y a bajo costo, un proceso verdaderamente eficiente requiere de automatizaciones, reportes, controles de acceso, seguridad y herramientas que permitan ahorrar tiempo en las tareas.

Haz que la colaboración sea más fácil y efectiva a través del control adecuado de documentos con kawak®. Consulta a nuestros asesores y descubre cómo empezar a mejorar tus procesos documentales hoy.

Te puede interesar: [GESTIÓN DOCUMENTAL: No te quedes atrás en la transformación digital](https://landing.kawak.net/centraliza-y-gestiona-tus-documentos-en-la-nube?hsLang=es-co)

[Ver post completo](https://blog.kawak.net/mejorando_sistemas_de_gestion_iso/excel-kawak-gestion-documental)

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