Los documentos son vitales para los sistemas de gestión de calidad, ya que ayudan a realizar un seguimiento del progreso de una empresa hacia el logro de los objetivos. Sin embargo, los documentos pueden acumularse fácilmente, lo que dificulta su seguimiento, así como un registro claro de actualizaciones, propiedad y responsabilidad.
Si estás a cargo de administrar la lista maestra de documentos en tu organización, es posible que te preguntes qué herramienta de software se adapta mejor a tus necesidades. Generalmente, en la web encontrarás múltiples opciones que te ayudan a llevar un mejor control de la documentación. Entre las más comunes: Excel.
¿Y por qué no? Excel existe desde los años 80 y ha sido fundamental en los procedimientos de innumerables empresas. Mientras que sus bondades son muchas, también tiene muchas limitaciones en la actualidad sobre todo con respecto a la gestión documental, por lo que hoy queremos presentarte una alternativa automatizada: kawak®.
En esta publicación, compararemos las ventajas y limitaciones de cada herramienta, para que puedas tomar una decisión informada sobre cuál es la adecuada para tu empresa.
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Excel es una herramienta popular para administrar listas de datos, incluida la lista maestra de documentos. Aquí hay algunas ventajas y limitaciones de usar Excel para la gestión de documentos:
El módulo de gestión documental de kawak® te permite centralizar toda tu información y acceder a ella en línea desde cualquier lugar. De este modo, puedes brindarle mayor estructura a tus procesos y facilitar la gestión de calidad. Conoce las principales ventajas de usar del software:
Utilizar un software automatizado te permite mantener el control de tus documentos de acuerdo con los estándares ISO: precisos, concisos y actualizados. Además, tener un software a tu disposición libera tiempo de tu equipo, tiempo que de otro modo se dedicaría a la creación de matrices y actualizaciones manuales de documentos.
Aunque claramente un control por medio de Excel u otras herramientas de cálculo similares pueden servir un propósito a corto plazo y a bajo costo, un proceso verdaderamente eficiente requiere de automatizaciones, reportes, controles de acceso, seguridad y herramientas que permitan ahorrar tiempo en las tareas.
Haz que la colaboración sea más fácil y efectiva a través del control adecuado de documentos con kawak®. Consulta a nuestros asesores y descubre cómo empezar a mejorar tus procesos documentales hoy.