Los documentos son vitales para los sistemas de gestión de calidad, ya que ayudan a realizar un seguimiento del progreso de una empresa hacia el logro de los objetivos. Sin embargo, los documentos pueden acumularse fácilmente, lo que dificulta su seguimiento, así como un registro claro de actualizaciones, propiedad y responsabilidad.
Si estás a cargo de administrar la lista maestra de documentos en tu organización, es posible que te preguntes qué herramienta de software se adapta mejor a tus necesidades. Generalmente, en la web encontrarás múltiples opciones que te ayudan a llevar un mejor control de la documentación. Entre las más comunes: Excel.
¿Y por qué no? Excel existe desde los años 80 y ha sido fundamental en los procedimientos de innumerables empresas. Mientras que sus bondades son muchas, también tiene muchas limitaciones en la actualidad sobre todo con respecto a la gestión documental, por lo que hoy queremos presentarte una alternativa automatizada: kawak®.
En esta publicación, compararemos las ventajas y limitaciones de cada herramienta, para que puedas tomar una decisión informada sobre cuál es la adecuada para tu empresa.
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Excel para la gestión documental
Excel es una herramienta popular para administrar listas de datos, incluida la lista maestra de documentos. Aquí hay algunas ventajas y limitaciones de usar Excel para la gestión de documentos:
Funciones de Excel para la gestión documental:
- Documentación de procesos y procedimientos
- Archivo en carpetas compartidas accesibles para toda la empresa
- Recopilación de los cambios necesarios a través de cambios controlados
- Bloqueo de documentos para editar
- Descripciones y enlaces a cada documento
Limitaciones:
- Documentos de procesos manuales
- Dificultad en el control de versiones y borradores
- Baja seguridad con relación a permisos de acceso a la información y visualización de documentos
- Pobre trazabilidad de usuarios
- Pobre seguimiento de comentarios cuando muchos usuarios contribuyen al documento
- Falta de fiabilidad en cuanto a enlaces rotos y archivos movidos
- No permite crear formatos para crear registros
- Dificultad para generar informes de los registros de formatos
- Dificultad para la gestión de revisiones y control de cambios
- Requiere de formulación de matrices
Descubriendo kawak® para la gestión documental
El módulo de gestión documental de kawak® te permite centralizar toda tu información y acceder a ella en línea desde cualquier lugar. De este modo, puedes brindarle mayor estructura a tus procesos y facilitar la gestión de calidad. Conoce las principales ventajas de usar del software:
Funciones de utilizar kawak® para la gestión documental
- Documentos organizados según caracterización y mapa de procesos de la empresa
- Centralización de documentos
- Codificación automatizada
- Flujo de elaboración de documentos (crear, revisar, aprobar)
- Control de visualizaciones, edición, descarga, etc.
- Automatización de envíos de aletas y correos
- Actualización e historial de versiones
- Control y disposición de documentos obsoletos
- Seguimiento y reportes
- Múltiples formatos (en línea, pdf, office etc.)
Utilizar un software automatizado te permite mantener el control de tus documentos de acuerdo con los estándares ISO: precisos, concisos y actualizados. Además, tener un software a tu disposición libera tiempo de tu equipo, tiempo que de otro modo se dedicaría a la creación de matrices y actualizaciones manuales de documentos.
Tabla comparativa de Excel y kawak® para la Gestión Documental
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Aunque claramente un control por medio de Excel u otras herramientas de cálculo similares pueden servir un propósito a corto plazo y a bajo costo, un proceso verdaderamente eficiente requiere de automatizaciones, reportes, controles de acceso, seguridad y herramientas que permitan ahorrar tiempo en las tareas.
Haz que la colaboración sea más fácil y efectiva a través del control adecuado de documentos con kawak®. Consulta a nuestros asesores y descubre cómo empezar a mejorar tus procesos documentales hoy.
