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Cuando nos enfrentamos por primera vez a la idea de implementar un Sistema de Gestión en nuestra organización lo primero que pensamos es.. “¿Y cuáles y cuántos documentos serán los necesarios para que mi sistema quede bien hecho?”.
El tema de los documentos, la gestión documental, la información documentada o cualquier otra forma como se le ha llamado, se ha convertido en un mito desde que iniciaron los sistemas de gestión, tanto así que en algunos casos se llegaba a medir la calidad del sistema de gestión documental por la cantidad de documentos y formatos que se tenían, como si fuera un poder que entre mayor, mejor.
La documentación se llegó a convertir en un tema tan central que en ocasiones se invertía mucho tiempo tratando de controlar los documentos, las versiones, los cambios, los listados maestros y demás componentes sacrificando tiempo de planeación, gestión y de mejoramiento del sistema haciendo que que este se estancara y perdiera su valor en la organización.
Miremos lo que indica el numeral 7.5 de la ISO 9001 : 2015:
7.5 INFORMACIÓN DOCUMENTADA
7.5.1 Generalidades
El sistema de gestión de la calidad de la organización debe incluir:
a) la información documentada requerida por esta Norma Internacional;
b) la información documentada que la organización determina como necesaria para la eficacia del sistema de gestión de la calidad.
El ítem b) nos habla de la información necesaria para la eficacia, y acá es donde el buen análisis que realicemos a los procesos de nuestra organización nos permitirá identificar qué documentos generar.
A continuación la misma norma nos da unas recomendaciones que son las que debemos resaltar para planear muy bien cómo generar esta información documentada:
NOTA La extensión de la información documentada para un sistema de gestión de la calidad puede variar de una organización a otra, debido a:
- el tamaño de la organización y su tipo de actividades, procesos, productos y servicios;
- la complejidad de los procesos y sus interacciones; y
- la competencia de las personas.
La norma continúa indicándonos lo siguiente:
7.5.2 Creación y actualización
Al crear y actualizar la información documentada, la organización debe asegurarse de que lo siguiente sea apropiado:
a) la identificación y descripción (por ejemplo, título, fecha, autor o número de referencia);
b) el formato (por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos) y los medios de soporte (por ejemplo, papel, electrónico);
c) la revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación.
Una vez ya tengamos documentado nuestros procesos de nuestro sistema de gestión de calidad, y las personas de nuestra organización ya operen de acuerdo con esta documentación, la norma nos instruye sobre el control en el siguiente numeral:
7.5.3 Control de la información documentada
7.5.3.1 La información documentada requerida por el sistema de gestión de la calidad y por esta Norma Internacional se debe controlar para asegurarse de que:
a) esté disponible y sea idónea para su uso, donde y cuando se necesite;
b) esté protegida adecuadamente (por ejemplo, contra pérdida de la confidencialidad, uso inadecuado o pérdida de integridad).
7.5.3.2 Para el control de la información documentada, la organización debe abordar las siguientes actividades, según corresponda:
a) distribución, acceso, recuperación y uso;
b) almacenamiento y preservación, incluida la preservación de la legibilidad;
c) control de cambios (por ejemplo, control de versión);
d) conservación y disposición.
La información documentada de origen externo, que la organización determina como necesaria para la planificación y operación del sistema de gestión de la calidad, se debe identificar, según sea apropiado, y controlar.
La información documentada conservada como evidencia de la conformidad debe protegerse contra modificaciones no intencionadas.
NOTA El acceso puede implicar una decisión en relación al permiso, solamente para consultar la información documentada, o al permiso y a la autoridad para consultar y modificar la información documentada.
Analizando este numeral podemos encontrar que hoy las organizaciones tenemos una amplia posibilidad de manejo de nuestra documentación para enfocarnos en lo que verdaderamente agrega valor y eficacia, llegando hasta el punto de no obligarnos a la creación de un manual de calidad y permitiéndonos la innovación que hoy en día es clave para la supervivencia.
Como todo en la vida debemos mirar las experiencias de los mejores, y por eso apropiar las buenas prácticas es algo que nos permitirá tener un equilibrio conveniente que nos lleve a mantener los procedimientos y los registros en nuestros sistemas de gestión de calidad ISO9001 aunque esta versión 2015 haya retirado los términos de su contenido, o mas bien los haya camuflado a lo largo de su contenido con los términos “mantener” (procedimiento) y “retener” (registro) evidenciando que poseen un alto valor para la organización.
En conclusión no debemos pensar en la cantidad de documentos, debemos aplicar el principio de “menos es mas”, innovar en cómo realizar nuestros documentos, apoyarnos en software ISO 9001 para que se encargue de las labores operativas y trabajar en una cultura de gestión que involucre a todos los colaboradores como parte del sistema.
