Crear y manejar documentos forma parte importante del trabajo diario de organizaciones en todos los sectores. De hecho, es casi imposible que un trabajador realice sus actividades diarias sin tener que interactuar con formatos, registros, actas, listas de chequeo, procedimientos, etc.
En este sentido, podemos establecer que la productividad empresarial depende en gran medida de la forma en que gestionamos documentos en nuestra empresa. Entre más documentos se crean y el flujo de actividades diarias dependa de ellos, más importante resulta el tener sistemas confiables para gestionarlos.
Con el auge de la transformación digital en las empresas, el manejo de la documentación se está migrando del mundo físico al digital, generando hoy, más que nunca, la necesidad en las organizaciones de tener métodos y adecuados para gestionar esos documentos y lograr trabajar eficientemente.
Acompáñanos a conocer qué es la gestión documental, y el rol que juegan los flujos de trabajo automatizados en su realización.
La gestión documental es la forma en la que una empresa organiza, controla y administra toda la información que genera, recibe y procesa a lo largo de su actividad. Esto con el fin principal de asegurar que solo las personas autorizadas puedan acceder a ellos de forma fácil y rápida.
La gestión incluye procesos como:
En esencia, se trata de garantizar que la información esté disponible cuando se necesite, se pueda encontrar fácilmente, esté actualizada y cumpla con los requisitos legales y normativos pertinentes.
Cuando en las empresas no existe una gestión documental adecuada, es común ver complicaciones en los procesos. Estas complicaciones se manifiestan de diferentes maneras, incluyendo:
¿Identificas alguno de estos problemas en tu organización? Enfrentar estos desafíos requiere implementar un sistema de gestión documental efectivo, promover una cultura organizacional centrada en la gestión eficiente de la información y mantenerse al tanto de las mejores prácticas y avances tecnológicos en este ámbito.
Las cosas se complican cuando las empresas no cuentan con un software o aplicación tecnológica que les ayude con la gestión de documentos, puesto que se invierte tiempo en actividades manuales que un software hace por sí solo. Además, la falta de automatización genera reprocesos en el trabajo de las personas y riesgos de pérdida de información.
Los flujos de trabajo, también conocidos como workflows, en la gestión de documentos son secuencias predefinidas de pasos y acciones automatizadas diseñadas para gestionar y controlar eficientemente el ciclo de vida de un documento dentro de una organización.
Adicionalmente, facilita la asignación de dichos documentos a las personas responsables de cada actividad o que requieran participar en la creación, revisión o aprobación de documentos del flujo de trabajo.
La automatización mediante flujos de trabajo en la gestión documental es fundamental por varias razones:
Es por ello que, la razón más común para utilizar un software de gestión de documentos es optimizar el flujo de trabajo, pues ayuda a automatizar y controlar las actividades y optimizar el proceso para mejores resultados. Es por medio de la automatización que puedes modelar todos los pasos de un proceso en línea, asignando responsables por cada paso y definiendo qué es lo que deben hacer y documentar.
Los workflows automatizados son como el superpoder de la gestión documental. Hacen que todo sea más rápido, preciso y organizado. Son varios los beneficios que brindan los flujos de trabajo a las organizaciones. A continuación te contamos los principales:
Tener la información correcta en el momento adecuado hará que el trabajo de todo tu equipo sea eficiente y oportuno, y con ello, que tu negocio pueda ser competitivo y eficiente.
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