Crear y manejar documentos forma parte importante del trabajo diario de todas las organizaciones, sin importar a qué sector pertenezcan. De hecho, es casi imposible que un trabajador realice sus actividades diarias sin tener que interactuar con formatos, registros, actas, listas de chequeo, procedimientos, etc. En este sentido, podríamos concluir que la productividad empresarial depende en gran medida de la forma en que gestionamos documentos en nuestra empresa.
Entre más se creen documentos y el flujo de actividades diarias dependa de ellos, más importante resulta el tener sistemas confiables para gestionarlos. Además, con el auge de la transformación digital en las empresas, el manejo de la documentación se está migrando del mundo físico al digital, generando hoy más que nunca que las organizaciones deban tener métodos y procedimientos adecuados para gestionar esos documentos y lograr trabajar eficientemente.
¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental es la forma en la que una empresa controla y coordina todos los procedimientos asociados al flujo de documentos organizacionales. Esto con el fin principal de asegurar que solo las personas autorizadas puedan acceder a ellos de forma fácil y rápida.
La gestión incluye procesos como la captura, almacenamiento, indexación, asignación, distribución y realimentación de los documentos tanto físicos como digitales. Es decir, que la forma en la que tu empresa organiza, almacena, rastrea y administra los documentos es tu gestión documental.
¿Qué problemas comúnmente tienen las empresas en la gestión documental?
Cuando en las empresas no existe una gestión documental adecuada, es común ver que hay documentos en varios lugares, las personas muchas veces no saben cual es la versión final o vigente de cierto procedimiento, o estos sencillamente se quedan en el “papel” y las personas no los ejecutan en el trabajo diario. La falta de control al definir quién puede crear, visualizar, registrar o imprimir documentos, también ocasiona varios problemas en la empresa a la hora de proteger y limitar su información frente a empleados o terceros.
Adicionalmente las cosas se ponen mucho peor cuando las empresas no tienen un software o aplicación tecnológica que les ayude con la gestión de documentos, puesto que repercute en más tiempo para hacer actividades que un software hace por sí solo y también porque normalmente genera reprocesos en el trabajo de las personas y riesgos de pérdida de información.
¿Por qué es importante el flujo de trabajo en la gestión documental?
Un flujo de trabajo permite definir claramente los documentos y registros que requieren los procesos de la organización. Adicionalmente facilita la asignación de dichos documentos a las personas responsables de cada actividad o que requieran participar en la creación, revisión o aprobación de documentos del flujo de trabajo.
Sin un flujo de trabajo definido y claro, las actividades diarias se vuelven ineficientes e incontrolables, puesto que se genera desorden en saber en qué paso va el proceso y cuáles registros se debieron generar en cada uno de ellos. Adicionalmente permite que los procedimientos establecidos se queden en el papel y no se ejecuten en debida forma.
Por otro lado, cuando un documento es responsabilidad de trabajadores de varias áreas, es decir, cuando se necesita que sea aprobado por otros compañeros de equipo y gerentes, se genera un proceso de envío, revisión y aprobación que toma mucho más tiempo del que debería. Estos protocolos pueden generar que los documentos se pasen por alto o se extravíen en el proceso.
Es por ello que la razón más común para utilizar un software de gestión de documentos es optimizar el flujo de trabajo, pues ayuda a automatizar y controlar las actividades, ejecutarlos con cumplimiento, realizar auditorías y optimizar el proceso para mejores resultados, dado que permite modelar todos los pasos de un proceso en línea, asignando responsables por cada paso y definiendo qué es lo que deben hacer y documentar.
Beneficios de los flujos de trabajo en la gestión de documentos
Los workflows en la gestión documental también permiten reducir los errores manuales en la documentación, reduce el tiempo de búsqueda de documentos, ahorra costos, simplifica la administración general de la empresa y elimina el problema de rastrear documentos cuando hay varias partes involucradas. Son varios los beneficios que brindan los flujos de trabajo a las organizaciones. A continuación te contamos los principales:
- Facilita el cumplimiento del objetivo y lo que se espera de los procesos
- Elimina las ineficiencias de la documentación física
- Genera que la documentación sea confiable y precisa
- Ofrece mayor seguridad en el acceso a los documentos
- Facilita la colaboración entre el equipo de trabajo
- Apoya al medio ambiente en el uso de papel físico
- Permite descubrir fácilmente nuevas oportunidades de mejora en los procesos, los optimiza
- Facilita la gestión de cambios de los documentos y su historial
Tener la información correcta en el momento adecuado hará que el trabajo de todo tu equipo sea eficiente y oportuno, y con ello, que tu negocio pueda ser competitivo y eficiente frente a la competencia.
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