¿Qué es y cómo optimizar la productividad empresarial?

Dentro de las empresas, generalmente, se disponen de diferentes procesos, de manera que se responda oportunamente por las necesidades de los clientes. Sin embargo, no muchas de las compañías cuentan con el rendimiento adecuado que les ayude a ejecutar las tareas más eficientemente, pues existen cuellos de botella que impiden el avance de la productividad. Por eso, en esta nota te compartiremos las formas óptimas de mejorarla en tu organización. Continúa leyendo.

Habitualmente, el término de productividad parte de la relación existente entre el grosor de la producción y los recursos utilizados para ello, pues se entiende como un elemento estratégico que abarca distintos momentos con el fin de obtener un buen resultado de las actividades que se realizan en una empresa. Su importancia radica en que es un detonador de innovación, que actúa sobre la creación y optimización de productos, servicios y procesos, además de generar favorables cambios y mejorar la calidad de la asistencia al cliente. 

Factores que impactan la productividad empresarial

Existen diferentes factores que afectan la productividad de los procesos y su rendimiento tanto positiva como negativamente, siendo unos más relevantes que otros. Sin embargo, hay que tenerlos en cuenta si queremos y buscamos darle un giro al enfoque de nuestra organización. Estos son:

• Inversión capitalista: los gastos tecnológicos, de los equipos y las instalaciones influyen ampliamente en la productividad de los procesos. Por lo tanto, cualquier ahorro en estos elementos podría causar un desequilibrio empresarial.
• Materiales de entrada: la calidad del material de entrada tiene un gran peso adverso en la productividad, por eso, si su calidad es inferior a la necesaria retrasará los procesos. 
• Capacidad del proceso: si este factor no cumple con los estándares empresariales necesarios, la productividad se verá altamente afectada en escala de economías.
• Control del proceso: si esperamos estar al tanto del estado de los procesos que se ejecutan en la empresa, esta función garantizará que las tareas se supervisen y den los resultados deseados respecto a la calidad de las mismas.
• Automatización: como sabemos, la tecnología cumple un papel muy importante dentro de las compañías, por ello, si hay alternativas que ayuden a mejorar las funciones corporativas, lo ideal sería adaptarlas a un software de workflows.
• Mano de obra: debes saber que el conocimiento, la experiencia y el comportamiento ayudan a fortalecer la productividad dentro de una empresa, además de mejorar las capacidades de la fuerza de trabajo y tener influencia vital en los procesos.
• Ambiente en el lugar de trabajo: aunque muchos no lo consideren tan fundamental, lo cierto es que laborar en un lugar seguro, limpio, ordenado y con personas amigables tienen un gran efecto en la productividad.
• Disciplina del proceso: es el significado del mantenimiento continuo de los parámetros productivos en los niveles deseados.
• Monitoreo: indica la garantía de acciones correctivas y preventivas para que el proceso permanezca en funcionamiento. 
• Seguridad: cuenta con una amplia influencia en la productividad de los procesos, utilizando elementos de protección en los equipos, sitio de trabajo, personal, fuerza de trabajo y actitud en la gestión empresarial hacia la seguridad.

Estos son solo algunos factores que inciden en las distintas actividades de las empresas. Por eso, si en tus planes está mejorarlos, te sugerimos que acudas a profesionales en el tema como KAWAK®, con nuestro software de automatización de flujos de trabajo lograrás administrar de manera óptima y eficiente los procesos de tu corporación. 

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¿Cómo medir la productividad de tus procesos? (Modelo EFQM)

El modelo de excelencia EFQM (European Foundation for Quality Management) es una herramienta que se utiliza para controlar y desarrollar las tareas de las empresas por medio de la evaluación y medición continua. Este, generalmente, puede ser empleado en:

• Mecanismo de autoevaluación.
• Mejora las prácticas de entre las empresas (Benchmarking)
•  Detecta las actividades susceptibles de mejora.
•  Estructura sistemas de la gestión de calidad en la organización.

Entonces, básicamente se basa en nueve criterios, los cuales 5 de ellos son ‘Agentes Facilitadores’, que miden los logros de las empresas, realizando una autoevaluación, además de descubrir las fortalezas y aspectos de mejora, y el restante se relaciona con los ‘Resultados’ que la compañía obtiene en el proceso. 

Imagen tomada de Revista Scielo Colombia

Ahora bien, con este modelo se busca incorporar los sistemas de gestión de calidad para alcanzar un esquema más amplio y completo de los procesos, de modo que sea más simple la orientación hacia el cliente y se logren planes estratégicos tanto a largo como a corto plazo. 

¿Cómo mejorar la productividad en tu compañía?

Ya que conoces la importancia de la productividad en las empresas procederemos a mostrarte de qué manera puede ser implementada en tu organización y las notables mejoras que contrae. 

• Inicialmente, afianza los lazos entre cliente-empresa, para así incrementar las oportunidades de conectar a través de diversos canales.
• Lleva a cabo una planificación de proyectos más ágil, incluyendo herramientas de workflows, inteligencia artificial y seguimientos de los procesos.
• Proporciona una administración de recursos efectiva, pues resulta una alineación idónea para el equipo de trabajo. 
• Optimiza el trabajo en equipo con una solución de gestión integrada y automatizada.
• Mejora las comunicaciones internas y externas desde cualquier lugar, estableciendo vínculos más sólidos con clientes y proveedores.
• Aplica un sistema de gestión de calidad para cubrir las expectativas y necesidades de tus colaboradores y clientes.
• Implementa la ‘teoría de los cinco ceros’: cero errores, cero averías, cero demoras, cero papel y cero existencias.
• Organiza la administración de tu compañía para trabajar en la eficiencia y mejora de la productividad.
• Pon en marcha un software de gestión empresarial para resolver los problemas en tiempo real. 
• Optimiza los procesos de facturación, contables y de control de cobros y pagos. 
• Se ha demostrado que el 39 % de empleados que trabajan a distancia son más productivos y el 77 % optimiza su tiempo. Por eso, comienza a cambiar las estrategias de labores en tu empresa, seguro obtendrás buenos resultados.

Partiendo de esto, implementar un sistema de gestión de calidad organizacional en tu negocio, sin duda, es sinónimo de acelerar la productividad de la compañía, puesto que tiene la capacidad de reformar todas las operaciones masivamente. Adicionalmente, en el ámbito empresarial se tienen en cuenta 3 tipos de indicadores que permiten complementar la medición de la productividad.

1. Productividad asociada con los factores productivos, mencionado previamente.
2. Productividad de factor total.
3. Productividad total.

Teniendo esto en cuenta, debes saber que el uso de esta herramienta actualmente ha sido implementada por alrededor del 55 % de las empresas para potencializar su productividad en los procesos empresariales, ya que se considera un gran abanico de soluciones que reduce considerablemente los tiempos en la realización de tareas. Entonces, ¿qué esperas para ejecutar esta gestión en tu corporación?

En KAWAK® pensamos en el mejoramiento continuo de las distintas compañías, por ello, con nuestro software de gestión documental y de workflows, buscamos fortalecer los distintos procesos de la operación en tu organización, haciéndole seguimiento a las acciones correctivas y verificando el estado de los indicadores a partir de variables y fórmulas. Recuerda que, tu propósito es el nuestro, sigue todos los tips para mejorar la productividad empresarial y conviértenos en tu aliado. Más de 500 clientes han confiado en nosotros.