Top de software para gestionar workflows este año

La transformación digital de las empresas comienza por obtener las herramientas necesarias para que todos los miembros gestionen mejor sus procesos y puedan tener presente cuáles son sus metas y obligaciones. En este sentido, el software de workflows permite mejorar la automatización de flujos de trabajo con el propósito de minimizar errores manuales, mejorar la comunicación entre áreas y evitar los cuellos de botella que inciden directamente en la productividad. 

¿Qué es un workflow?

Es un paso a paso de actividades a través del cual puedes obtener un esquema visual sobre funciones, responsables, tiempos de tareas, fechas límites, estado de una actividad, cuellos de botella, entre otras.

Lo bueno de este concepto es que al ser una secuencia clara y detallada del paso a paso de cada proceso podrás identificar en dónde está la principal falla. Asimismo, cuando es configurado correctamente, lograrás optimizar los aspectos que han funcionado en tu compañía para que tanto el cumplimiento como la satisfacción de tus clientes esté presente. Por otro lado, la automatización que permiten este tipo de servicios hace que asignar las tareas sea mucho más sencillo, pues al hacerlo se tendrán en cuenta las normas y reglas que están directamente involucradas. 

Para elegir la mejor plataforma de workflow debes considerar aspectos como: 

• Flexibilidad
• Servicio al cliente excepcional
• Cantidad de procesos que te permite configurar
• Constancia en las actualizaciones
• Costo vs. beneficios
• Características a la hora de administrarlo y configurarlo
• Relación con aspectos de la actualidad como el trabajo remoto
• Gestión de roles de acuerdo con la información a la que puede acceder cada colaborador
  
  

¿Cómo funciona la automatización de flujos de trabajo?

Los flujos de trabajo han existido por años. Tradicionalmente, se han utilizado diagramas que describen la secuencia de una tarea, proyecto o actividad. Su objetivo es mejorar la productividad, reducir los cuellos de botella y estandarizar los procesos organizacionales. Con la entrada de la tecnología, los esquemas elaborados a mano migraron a plataformas que, basadas en lógicas informáticas para almacenar y distribuir información, permiten  crear de forma ordenada y clara documentos detallados que describen los pasos, tareas y responsables. Otro de los aspectos claves en su funcionamiento es que favorecen la gestión de archivos entre diferentes miembros y contribuyen a originar sistemas basados en reglas específicas según la realidad de cada negocio. 

En este sentido, cualquier flujo de trabajo efectivo debe contar o más bien responder a las siguientes preguntas: ¿quiénes son las personas implicadas en el proceso?, ¿en cuánto tiempo se realiza cada tarea?, ¿qué actividades ejecutan para cumplir con los objetivos del área?, ¿cuáles son los datos o recursos que se necesitan para llevar a cabo las actividades? Cada uno de estos apartados aporta la información necesaria para ejecutar más adelante una configuración adecuada de la plataforma que hayas elegido para tu organización. 

Los mejores software de automatización de workflow o flujos de trabajo

En el mercado hay disponibles varios software de workflow que están ideados de acuerdo con las necesidades de cada compañía. Antes de tomar cualquier decisión, es una buena idea que compares cuáles son las alternativas que te ofrece cada plataforma. Así, podrás evaluar cuál es la ideal de acuerdo con tu negocio y qué herramienta te ofrece características que sean escalables en el tiempo y estén en concordancia con tus objetivos a largo plazo. A continuación, encontrarás las aplicaciones más destacadas: 

• kawak

A través del software kawak podrás alcanzar la evolución que necesita tu empresa a través de la automatización de tus procesos. En un mismo lugar tendrás la posibilidad de integrar las áreas que tu compañía requiere. Lo mejor es que la implementación es sin costo, pagas por usuarios, obtienes acompañamiento continuo, puedes administrarlo de manera remota y cuentas con actualizaciones de mejoramiento de la herramienta. También, podrás acceder a entrenamientos semanales y rutas de aprendizaje para que todos los miembros de tu empresa estén alineados con esta tecnología y puedas capacitarlos cuantas veces necesites. Este servicio está diseñado para que tanto las empresas pequeñas como grandes puedan aumentar su productividad, transformarse digitalmente, gestionar mejor sus procesos, reducir errores y alcanzar una organización efectiva del tiempo.  

Además de los flujos de trabajo, otros módulos kawak que puedes implementar son: 

• Indicadores
• Gestión de riesgos
• Mejoramiento continuo
• Gestión documental
• Actas e informes
• Seguridad y Salud
• Auditorías e inspecciones
• Equipos
• Gestión ambiental
• Seguridad de la información
• Planeación estratégica
• Actas de reunión
• Proveedores
• Talento humano
• Contexto de la organización
• Servicio al cliente

• PandaDoc

Es una herramienta especializada en el flujo de información con respecto a los documentos. Se caracteriza por permitir la colaboración, mantener el control sobre las opiniones dentro de los textos y administrar una trazabilidad sobre cada cambio. Por otro lado, entre sus fuertes principales está que cuenta con soluciones específicas de acuerdo con la industria, entre los que están el sector educativo, de servicios financieros, cuidado de la salud, construcción, entre otros. 

• Toggl Plan

Se enfoca en realizar un seguimiento a los equipos y proyectos. A través de esta herramienta se pueden gestionar hasta 10 eventos al tiempo. Su público objetivo son pequeñas empresas como agencias creativas, consultorías y grupos de implementación. Por medio de la plataforma se pueden crear cronogramas de trabajo, elaborar líneas del tiempo y asignar tareas flexibles. 

• Wrike 

Su fuerte es desarrollar soluciones para equipos específicos de la organización. Es posible encontrar respuestas para cargos gerenciales, de marketing, creativos, de desarrollo de la empresa o que hacen referencia a servicios profesionales. El objetivo de la herramienta es lograr que exista una verdadera colaboración entre las áreas por medio de tareas automatizadas y espacios de interacción precisos, concretos y acordes con la realidad de la organización. 

• Zapier

Uno de sus puntos destacados es que permite la integración de aplicaciones para recolectar data, por ejemplo, se puede recibir información del sitio web para mejorar las configuraciones posteriores. Las tareas y flujos de trabajo automáticos reciben data entre diversos tipos de aplicaciones a través de workflows llamados “Zaps”. Por último, al no requerir de código, la innovación pasará con facilidad y sin ningún tipo de contratiempo. 

• Smartsheet

Se trata de una plataforma de trabajo enfocada en ofrecer soluciones dinámicas por medio de hojas de cálculo y otras herramientas añadidas. Ofrece soluciones personalizadas o basadas en las inquietudes detectadas en áreas específicas como el sector del marketing , TI u operaciones. También, permite la integración con herramientas organizacionales como Slack, Microsoft, Dropbox o Drive. 

• Bitrix24

Se enfoca en cuatro módulos principales: aspectos de gestión de procesos, automatización de tareas, manejo de documentación y herramientas tanto colaborativas como de comunicación. Estos aspectos les permiten mejorar la interacción, asignar roles claros, determinar actividades concretas, llevar un nivel detallado de clientes, analizar algunas métricas de las redes sociales y crear landings en pocos minutos. 

• Metatask 

Ofrece varias funcionalidades entre las que destacan plantillas de procesos internos para toda la organización, flujos de trabajo de aprobación, reseñas, tableros de cada actividad, plazos dinámicos, calendario de negocios y bandeja de entrada con las tareas asignadas a cada miembro. Además, permite generar condiciones según las situaciones que se presenten. Otra buena opción es que permite una comunicación fluida con las personas involucradas en el proceso en específico. 

• Nintex

Brinda soluciones por departamento o por industria. Su enfoque es ayudar a garantizar la transformación digital de las organizaciones, para ello ofrece flujos de trabajo automatizados, documentos automáticos,  analítica de procesos, plantillas, aplicaciones móviles, automatización robótica de procesos y un agregado separado para monitorear, analizar y optimizar toda la data obtenida. 

• Hexomatic

Esta plataforma cree en la automatización del trabajo a través de la creación de bots que en cuestión de minutos extraen data de cualquier sitio para crear tareas automáticas basadas en la personalización de cada negocio. Por otro lado, al ser una solución basada en la nube, es capaz de funcionar 24 horas al día y 7 horas a la semana. Una ventaja adicional es que no es necesario contar con código ni instalaciones complicadas. 

Como ves, lograr que tu empresa gane y obtenga mayor productividad está a la vuelta de la esquina, si quieres mejorar ahora cada una de las tareas internas y externas de tu organización es una buena idea que cuentes con un workflow hecho a tu medida. Confía en las opciones que te ofrece kawak, solicita tu demo ahora y privilegia los aspectos que son más importantes para tu empresa. ¡Llegó el momento de incrementar tu productividad y eficacia!