La comunicación y las habilidades para hacerlo son la esencia que nos caracteriza y diferencia de las demás especies. Somos seres sociales por naturaleza y la buena comunicación - aunque parezca exagerado - nos permite sobrevivir y crecer en sociedad. Un malentendido o error de comunicación puede desencadenar o ser el primer paso de un conflicto innecesario.
Acompáñanos a descubrir la importancia de la comunicación efectiva y algunos tips que pueden ayudarte a potenciar la comunicación escrita en tus labores cotidianas.
La importancia de la comunicación escrita efectiva
The Radicati Group, Inc. es una empresa dedicada a la investigación en el mercado de tecnología y, en su último informe del tráfico total de correos electrónicos en todo el mundo, manifiesta que para fines de 2023, serán más de 347 mil millones de correos electrónicos los que se envíen por día.
Esto es una pequeña muestra que nos permite tomar conciencia de que la comunicación, a través de mensajes escritos, hace parte de la "sociedad digital" en la que vivimos y crecemos. Por tanto, darle importancia a la forma en la que escribimos esos mensajes es totalmente necesario, e incluso indispensable para evitar malos entendidos o conflictos.
La comunicación efectiva, en todas sus formas, es fundamental para la colaboración y el trabajo en equipo, lo que la hace especialmente importante en los entornos laborales. Una comunicación adecuada puede conducir a un ambiente de trabajo más positivo y productivo, ya que es la forma de poder compartir ideas, resolver problemas y lograr objetivos comunes.
Entre otras cosas, la comunicación efectiva puede ayudar a tu equipo a:
- Aumentar la productividad
- Mejorar el servicio al cliente
- Atraer y retener a los mejores talentos
- Genera confianza y relación
Invertir en una comunicación eficaz es una movida estratégica para las organizaciones, destinada a mejorar sus resultados, crear un entorno de trabajo más positivo y establecer una ventaja competitiva.
A continuación, te compartimos unos tips recomendados por el PMI® para desarrollar comunicaciones escritas efectivas, y también algunas habilidades que debemos desarrollar para complementar nuestra capacidad de comunicar.
5C´s de la comunicación escrita efectiva
Como hemos establecido, en el mundo actual, la comunicación efectiva es fundamental para el éxito, particularmente en forma escrita, ya que en este medio se carece de la ayuda del lenguaje corporal y tono de voz.
Por lo tanto, ya sea que estés escribiendo un correo electrónico, un informe o una presentación, tu capacidad para comunicarse de manera clara y concisa puede marcar la diferencia. Al seguir estas 5 C, puedes mejorar tus habilidades de comunicación escrita y asegurarte de que tu mensaje esté libre de malentendidos.
1. Correcto: gramática y ortografía correctas
El mal uso de la ortografía y gramática pueden generar distracción y también distorsión en el mensaje que se desea comunicar. Bidrio, ielo, gugete, lampara. ¿Cómo se siente leer?, ¿un poco incómodo?
2. Conciso: mensaje preciso con eliminación de exceso de palabras
Un mensaje breve, bien elaborado, reduce las oportunidades de generar malos entendidos en el contenido y tu intención. "Para garantizar que todos los empleados conozcan la nueva política de la empresa, envío este memorándum", ¿redundante?, ¿obvio?
3. Claro: propósito y expresión explícitos dirigidos a las necesidades del lector
Garantiza que las necesidades y los intereses de la audiencia se tengan en cuenta en el mensaje. Utiliza un lenguaje sencillo y evita la jerga. "Estimada Lucía, sé lo importante que es para ti la organización y los detalles, por lo que te invito mañana a primera hora a una reunión…".
4. Coherente: flujo de ideas lógicas
Apégate a un flujo de ideas congruentes y con un sentido lógico, delimitando una parte introductoria y un camino de ideas sistemáticas y ordenadas, de modo que generes coherencia en el mensaje. Usa palabras y frases de transición para ayudar al lector a pasar de una idea a la siguiente. Guíate por esta estructura:
5. Controlado: flujo definido de palabras
Emplea solo la cantidad de palabras necesarias para expresar bien una idea. El balance adecuado de palabras, acompañado de una imagen, resulta muy útil para transmitir el mensaje. "Actualmente, estamos en el proceso de evaluar nuestra estrategia de marketing actual".
Aquí hay algunos consejos adicionales para una comunicación escrita efectiva:
- Considera a tu audiencia: Toma en cuenta para quién estás escribiendo ¿Qué necesitan saber? ¿Qué nivel de detalle necesitan?
- Usa recursos visuales: cuando sea posible usarlas, las imágenes pueden ayudar a que tu escritura sea más atractiva y fácil de entender. Utiliza tablas, gráficos e imágenes para ilustrar tus puntos.
- Edita y corrige: siempre revisa tus mensajes antes de enviarlos. Comprueba si hay errores relacionados con las 5 C.
Habilidades que deben acompañar la comunicación
Para acompañar la comunicación escrita efectiva, debemos esforzarnos también en desarrollar habilidades de comunicación como las siguientes:
- Escucha de forma activa: procura mantener el compromiso y estar presente en el momento de la comunicación con el interlocutor. Resume y repite lo que has escuchado para asegurar la comprensión e intercambio eficaz de la información.
- Haz conciencia de las diferencias: es importante desarrollar conciencia de la existencia de las diferencias culturales y personales frente a las situaciones, de este modo, mejorarás la capacidad y cobertura de tus comunicaciones.
- Identifica, establece y gestiona las expectativas de los interesados: la negociación con los interesados reduce la existencia de expectativas conflictivas dentro del grupo de personas receptoras de la comunicación.
- No olvides las habilidades de equipo: trabaja en desarrollar habilidades de comunicación con todos los miembros de tu equipo, de modo que el esfuerzo sea más efectivo. Al hacerlo, todos en el equipo deberían ser capaces de:
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- Persuadir para llevar a cabo una acción
- Motivar a las personas y proporcionar un estímulo o confianza
- Coaching para mejorar el desempeño y alcanzar los resultados deseados
- Negociar para lograr acuerdos mutuamente aceptables entre las partes y reducir retrasos en las decisiones o aprobaciones
- Resolver conflictos para prevenir impactos negativos
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Esperamos que esta información te sea de ayuda para mejorar la comunicación efectiva en tu organización. Pon estos consejos a prueba en tu equipo y cuéntanos sobre los resultados en los comentarios.
