7.3 Toma de conciencia del Sistema de Gestión

María Mónica Pérez
Escrito por María Mónica Pérez

Me motivan los cambios, crear y apoyar procesos de transformación, tengo experiencia en análisis de datos, marketing digital y gestión de proyectos. Me gusta aprender y conectar con las personas, me encanta el outdoor, montar bici y trotar.

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Tips! para que la conciencia del Sistema de Gestión no nos pese en la conciencia! conoce algunas actividades para trabajar el numeral 7.3 de Toma de conciencia de la norma ISO9001:2015.

¿Qué es la toma de conciencia en ISO 9001?

 

Conciencia define las pautas que debe seguir todo el personal para ser considerado consciente de los requisitos. En otras palabras, este procedimiento garantiza que todos los empleados conozcan la importancia del SGC y cada uno de sus elementos aplicados específicamente a su organización. La norma manifiesta que "La organización debe asegurarse de que las personas que realizan el trabajo bajo el control de la organización tomen conciencia de:

 

a) la política de la calidad;

b) los objetivos de la calidad pertinentes;

c) su contribución a la eficacia del sistema de gestión de la calidad, incluidos los beneficios de una mejora del desempeño;

d) las implicaciones del incumplimiento de los requisitos del sistema de gestión de la calidad."

 

El propósito del procedimiento de toma de conciencia es definir el proceso de tu organización para emprender las acciones y responsabilidades necesarias para asegurar las competencias necesarias para cumplir con los requisitos del cliente y otros requisitos externos o internos, aplicables al negocio, estén definidos y se tomen las acciones para cumplir estas necesidades.

En general es difícil saber si una persona tiene conciencia del SGC de la compañía, pues la "conciencia" es un estado del ser humano en el que demuestra conocimiento sobre una realidad, mientras que la inconsciencia supone que la persona no es capaz de percibir lo que pasa a su alrededor. De ahí la importancia que la norma le ha dado a este numeral en su última versión 2015, sin la conciencia de las personas sobre el objetivo que se quiere alcanzar es prácticamente imposible ir de un punto A a un punto B. Por consiguiente, la conciencia en la gente se vuelve indispensable para sostener cualquier estrategia organizacional, y que más importante que la conciencia sobre el sistema bajo el cual se gestiona la compañía cada día.

De acuerdo con lo anterior, a continuación te recomendamos algunos tips que pueden apoyarte a generar y demostrar que las personas en tu organización tienen conciencia sobre el SGC:

Tips para generar y demostrar conciencia en el Sistema de Gestión

  1. Ejecutar una comunicación multicanal del propósito de la política de calidad de la compañía; de forma física, digital, verbal, dando relevancia a éste último pues la cultura empieza por la afirmación de palabras. En reuniones, documentos o informes verbalicemos las bases de la política, sólo es cuestión de hacer pequeños cambios en la forma en que hacemos hoy en día las cosas, y con ello también reforzamos el propósito de lo que hacemos!
  2. Empoderar a todas las personas en la organización, comunicando claramente sus responsabilidades y las autoridades que reporta
  3. Tomar conciencia de los objetivos de calidad y la contribución que hace cada uno de los procesos, puede reconocerse fácilmente cuando:
    Conciencia procesos 7.3  ISO9001
  4. Hacer simulacros de productos no conformes y verificar el comportamiento de las personas frente a ello, verificar la claridad de los pasos a seguir y las implicaciones que conlleva dicho incumplimiento
  5. Además de tomar acciones correctivas a las no conformidades, es importante verificar los riesgos de la compañía que pudieran ajustarse y de esta manera planear correctamente acciones preventivas 
  6. Ofrecer reconocimientos a los compañeros por brindar respuestas efectivas de PQRSD a los clientes
  7. Comunicar casos de éxito de respuestas a los requerimientos; un buen ejemplo de cómo hacer algo resulta muy útil cuando se quiere imitar un comportamiento en otras personas
  8. Demostrar la efectividad de las capacitaciones a través de los logros y resultados de los procesos
  9. Comunicar las decisiones y CAMBIOS oportunamente a las partes interesadas. Cuando todas las personas en la organización entienden claramente lo que ha cambiado en la compañía, se facilita su adopción y evita posibles resistencias al mismo.  

En este punto es importante reconocer que el Sistema de Gestión se encuentra en constante movimiento y cambio por factores internos o externos a la organización, y de esta misma manera debemos entender que para gestionar la conciencia de la política, sus objetivos, implicaciones, etc. todas las personas en la organización deben ser concientes de los cambios que impactan sus actividades, para gestionar adecuadamente y de forma alineada sus procesos.

Ello también evita posibles frustraciones de hacer lo que no se debía o de no cumplir con las expectativas u objetivos esperados, porque no se comunicaron a tiempo los cambios que se esperaban obtener de la gestión de las personas y por tanto de los procesos.

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Esto se puede mitigar al contar con un sistema de gestión simple, el cual se puede lograr al adoptar herramientas que faciliten su administración, involucre a los colaboradores y los mantenga al tanto de los cambios. Recuerda que existen herramientas como software para sistemas de gestión de calidad ISO 9001 que pueden ayudar con el objetivo de la toma de conciencia. 

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Dicho lo anterior, la comunicación se vuelve el pilar más importante para generar conciencia en las personas, y así lo demuestra la metodología ADKAR usada a nivel global para gestionar el cambio en las organizaciones y obtener los resultados de las personas con éxito. Esta metodología sugiere trabajar los siguientes momentos por los cuales pasamos todos los seres humanos cuando afrontamos un cambio:

La conciencia, la base para hacer realidad los cambios y cumplir objetivos

1) Conciencia de los motivos del cambio. La conciencia es un objetivo, y es el resultado de las comunicaciones tempranas relacionadas con un cambio organizacional.


2) Deseo de participar y participar en el cambio.  Es el resultado del patrocinio y la gestión de la resistencia.


3) Conocimiento sobre cómo cambiar. Es el resultado de la capacitación y el coaching.


4) Capacidad para realizar o implementar el cambio en el nivel de rendimiento requerido. La capacidad es una meta, y es el resultado de entrenamiento adicional, práctica y tiempo.


5) Refuerzo para asegurar el cambio. Es el resultado de la medición de adopción, acciones correctivas y reconocimiento de un cambio exitoso.

Ejemplos de la toma de conciencia en una empresa

Es posible que nuestros empleados no comprendan las consecuencias de un trabajo de mala calidad al no seguir los estándares del sistema. Entonces, es indispensable explicarles  cómo los bajos estándares de calidad pueden amenazar a la empresa y sus puestos de trabajo. Por ejemplo, el propietario de una empresa de productos de panadería podría hacer hincapié en la importancia de la alta calidad al explicar cómo los productos de baja calidad dañarán la reputación de la marca en la comunidad local. Como resultado, las ventas disminuirían y los despidos serían necesarios.

Del mismo modo, es posible que los colaboradores no tengan claro cómo el trabajo de alta calidad en conformidad con los requisitos del SGC mejora las perspectivas de la empresa y, por lo tanto, las propias. Por ejemplo, el propietario de una fábrica podría explicar que el trabajo de alta calidad aumentará la retención de clientes, lo que conducirá a la seguridad laboral, promociones y ascensos por el crecimiento de la compañía.

La conciencia está en las personas, por tanto debemos contar con herramientas que nos permitan gestionar nuestro talento humano estratégicamente para cumplir la política de calidad y sus objetivos.

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