Los colaboradores constituyen uno de los pilares más básicos e importantes de tu empresa. Es gracias a ellos que tu organización puede operar y prosperar. Por lo tanto, es un área que necesita ser conocida de cerca para poder ser mejorada, de tal forma que se impulse su crecimiento para que genere el máximo valor.
¿A qué nos referimos con “conocida”? Pues, hablamos de contar con los datos personales, profesionales, académicos y de salud ocupacional, que te permitan gestionar su participación y crecimiento dentro de la empresa.
Es por ello que es clave actualizar la base de datos de empleados cada periodo de tiempo determinado. Acompáñanos a conocer la importancia de una base de datos al día y cómo mantener un registro preciso y confiable de los datos personales de tus colaboradores, asegurando la privacidad y el cumplimiento normativo.
¿Por qué es necesaria la actualización de base de datos de los colaboradores?
Mantener los registros de los colaboradores actualizados y correctos es esencial para las operaciones de tu organización. De este modo, puedes garantizar una comunicación fluida, proteger la información, mejorar la eficiencia operativa y llevar a cabo una gestión del talento efectiva. Lee a continuación, por qué es tan importante:
- En primer lugar, es parte de mantener en línea todos los requisitos legales correspondientes. De lo contrario, tendrás dificultades para completar los formularios necesarios y proporcionar detalles sobre la nómina.
- Además, tienes un panorama completo de tus colaboradores y sus datos personales, como sus contactos, dirección, información de emergencia, entre otros.
- Por otro lado, la información sobre calificaciones educativas, logros, habilidades y destrezas y el trabajo en el que sobresale un miembro del equipo, ayuda a facilitar las funciones de evaluación y promoción en una empresa.
- En casos desafortunados, cuando los colaboradores abandonan el lugar de trabajo, se hace necesario conocer las direcciones temporales y permanentes del personal, lo que hace posible contactarles.
- La actualización de la base de datos contribuye a proteger los datos personales de tus colaboradores y cumplir con las regulaciones vigentes en materia de privacidad y protección de datos.
- Finalmente, una base de datos actualizada te permite llevar un seguimiento adecuado de la trayectoria y el desarrollo de tu equipo, lo cual es crucial para la gestión del talento y la identificación de oportunidades de crecimiento.
Pasos para la actualización de datos personales
Tener un registro actualizado no tiene por qué ser una labor extenuante. Al implementar un proceso claro, todos en tu organización pueden ser partícipes mientras cosechan los beneficios. Toma en cuenta estos pasos para lograr la meta de forma simple y efectiva:
- Categoriza la información que almacenas: en la mayoría de los casos, te será útil mantener tres tipos de registros de tu equipo: personal, nómina y archivos médicos.
- Establece un proceso de recolección de datos: define cómo y cuándo se recopilarán los datos de tus colaboradores, ya sea al momento de su ingreso a la empresa o a través de formularios de actualización periódicos.
- Mantén una base de datos centralizada: utiliza una plataforma de gestión de datos como kawak®, que te permita ingresar, almacenar y organizar la información de tus colaboradores de manera centralizada.
- Realiza verificaciones periódicas: establece un cronograma para confirmar que la información de tus colaboradores, esté actualizada y sea precisa. Esto puede incluir la validación de direcciones, números de teléfono, correos electrónicos y cualquier otra información relevante.
- Comunícate con tu equipo: establece canales de comunicación efectivos para que ellos puedan informar cualquier cambio en sus datos personales. Puedes utilizar formularios en línea, correos electrónicos o incluso aplicaciones móviles para facilitar este proceso.
- Capacita a tu personal de recursos humanos: tu equipo debe estar al tanto sobre la importancia de mantener los datos actualizados. Proporciona pautas claras sobre cómo realizar actualizaciones y verificar la información.
- Implementa medidas de seguridad: asegúrate de proteger la información personal de tus colaboradores implementando medidas como la encriptación de datos y el acceso restringido a la base de datos.
- Define el plazo adecuado para almacenar la información: define qué información guardar y por cuánto tiempo, según lo que establece la ley. Por ejemplo, en México, la Ley Federal del Trabajo indica que, se deben conservar los documentos laborales por un periodo de hasta 5 años después de concluida la relación con el trabajador.
Por otro lado, en Colombia, la información de los trabajadores que se debe conservar incluye historias clínicas, laborales e información de nómina y puede ser necesario almacenarla por hasta 20 años.
- Implementa una herramienta de gestión: una plataforma de gestión como kawak® te permite registrar de forma fácil y confiable los datos de tus colaboradores, centralizándolos en un solo lugar de acceso instantáneo. Además, esta herramienta te permite generar reportes y análisis para tomar decisiones basadas en información actualizada y confiable.
Beneficios de la actualización de datos con tecnología de gestión
La tecnología de gestión está diseñada para hacer tus procesos más ligeros, logrando así, mejor productividad y eficiencia en tu organización. Continúa leyendo para descubrir los principales beneficios de emplearla en tu proceso de actualización de base de datos de colaboradores.
- Consolida los datos en un solo lugar
De este modo, miembros del equipo están a solo una búsqueda de distancia, accesibles desde una ubicación centralizada y desde cualquier lugar en cualquier horario.
- Agilidad de datos
Los informes que identifican y hacen un seguimiento de los comportamientos de la fuerza laboral, se pueden generar con solo un toque. Esto le ahorra una cantidad sustancial de tiempo y energía para tu departamento de recursos humanos.
- Mejora la seguridad de los datos
Es totalmente indispensable proteger la base de datos de sus empleados de amenazas externas e internas por una variedad de razones, incluido el cumplimiento de GDPR (Reglamento General de Protección de Datos), la ciberseguridad y la reputación de su empresa.
Con un sistema de gestión de bases de datos de empleados, proteger sus datos es más fácil.
- Aumenta la productividad general
Con una base de datos automatizada, todos los datos esenciales están a solo un clic de distancia, de forma que optimizas las tareas de rutina asociadas con la información. Esto mejora la eficiencia del proceso general y disminuye la carga de trabajo del área de Talento Humano.
- Mejora la colaboración entre miembros del equipo
Un directorio es una valiosa ventaja que ofrece un sistema de gestión de bases de datos. Este les permite acceder rápidamente a la información de contacto de sus compañeros, incluyendo designaciones, números de contacto, correos electrónicos y otros detalles relevantes.
Esto resulta especialmente útil en organizaciones donde no todos se conocen personalmente, facilitando la colaboración efectiva y mejorando la eficiencia, incluso en entornos de trabajo remoto.
- Proporciona acceso a la jerarquía de la organización
Un modelo de árbol organizativo proporciona una estructura clara y comprensible de informes y jerarquía en la organización, permitiendo a los colaboradores saber a quién acudir para resolver problemas y asignar el trabajo adecuado a cada persona.
Esto evita la sobrecarga laboral y asegura que cada quien conozca sus responsabilidades y contribuya a los objetivos de la organización.
Actualiza los datos de tus colaboradores rápido y simple con kawak®
Tanto para empresas grandes como pequeñas, llevar un seguimiento manual de todos los datos de los colaboradores puede ser una tarea complicada y propensa a errores. Con kawak®, es posible gestionar electrónicamente la información de incorporación de nuevos miembros, hojas de vida, evaluaciones, capacitaciones y planes de acción, brindando una solución integral para la gestión de talento humano.
Además, el módulo de Seguridad y Salud en el Trabajo proporciona una forma organizada de gestionar toda la información relacionada con la seguridad y salud laboral.
Al implementar un software como kawak®, tu empresa se beneficia de una mayor eficiencia en la gestión de datos, una reducción de errores y una mayor seguridad en el manejo de información confidencial.
La capacidad de almacenar y acceder electrónicamente a los registros de los empleados, así como realizar un seguimiento preciso de sus antecedentes, evaluaciones y capacitaciones, mejora la toma de decisiones basada en datos y facilita el cumplimiento de los requisitos legales y regulatorios.
Con kawak®, tu organización puede optimizar la gestión de su talento humano y garantizar un entorno laboral seguro y saludable para su equipo.
Familiarízate con las funcionalidades de nuestro módulo de Talento Humano y cómo puede facilitar tu gestión: