Para iniciar vamos a explicar en qué consiste mapear un proceso; es un ejercicio que nos permite saber en qué estado se encuentran los procesos de nuestra organización. Para ello se define un flujo de todas las actividades que tiene el proceso, es muy importante tener clara esta información y que se realice en compañía de las personas que viven el proceso día a día para que no se nos escapen cosas de valor, esto es clave para evidenciar fortalezas, debilidades y la relación entre los procesos que tiene la organización.
La norma ISO 9001 en su numeral 4.4 Sistema de Gestión de la Calidad y Sus Procesos, nos habla de que la organización debe establecer sus procesos necesarios, así como sus interacciones entre los elementos y determinar sus entradas, salidas. recursos, responsabilidades, autoridades y riesgos, entre otros.
Un proceso según la norma ISO 9001 es un "Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan las entradas para proporcionar un resultado previsto"
Ahora que tenemos claros estos conceptos, como buena práctica te recomendamos tener en cuenta los siguientes pasos para mapear los procesos de tu organización:
Paso 1. Arma un equipo de trabajo: Aunque este primer paso suene obvio, no debemos restarle valor, invita a personas que vivan el proceso día a día, así como a proveedores del proceso.
Paso 2. Busca información que te permita conocer aún más el proceso: Es importante que recopiles datos como documentos que te ayuden a entender el proceso, tareas con sus responsables y tiempos de ejecución, interacciones con otros procesos, entradas y salidas. Ten en cuenta que las entradas de un proceso generalmente son las salidas de otro proceso, y éstas a su vez generalmente son las entradas de otro proceso.
Paso 3. Analiza la información y propón oportunidades de mejora: Toma la información recopilada en el paso anterior y valida si realmente las actividades e interacciones ayudan a que este proceso sea ágil, si no lo es, sugiere cómo mejorar el desempeño y los tiempos de ejecución del proceso para aumentar su productividad y estandarizarlo.
Paso 4. Define cuál es el objetivo del proceso: Identifica cuál es la finalidad del proceso, cómo contribuye para cumplir con la oferta de valor que da la empresa a sus clientes (internos y externos) y cómo está relacionado con los objetivos estratégicos.
Paso 5. Diagrama y documenta el proceso actual: Diagrama como se relacionan los procesos y con la información de los pasos del dos al cuatro describe el proceso. Este documento es muy importante ya que le permite a los colaboradores de la organización tener una mayor comprensión de los procesos.
Mapear los procesos nos va permitir identificar lo que estamos haciendo bien en la organización e identificar aquellas áreas de mejora. Así que adelante, inicia con tu primera versión y poco a poco la irás mejorando hasta alcanzar el resultado que esperas, utiliza nuestro Software para que puedas mapear los procesos de tu empresa.
