Cumplir con las órdenes de pedidos es un elemento fundamental a la hora de cumplir con tus objetivos comerciales. Además, de su correcta administración depende que puedas gestionar adecuadamente el presupuesto de tu empresa. Por eso, si te has preguntado qué es necesario para la gestión de compras, sigue leyendo, pues acá te contaremos algunos tips que debes tener en cuenta para ejecutar este proceso sin contratiempos.
Importancia de la gestión de compras
La previsión en el control de las compras hace referencia a todos los pasos que debes ejecutar para que dentro de la cadena de suministro se incrementen los márgenes de rendimiento sin descuidar el aprovisionamiento de tu negocio. Aunque no lo creas, cuando no realizas determinadas acciones dentro de este proceso, obtienes como resultado otros problemas que pueden ser más graves y tener un impacto directo en tu empresa. Algunos de ellos son no encontrar a los proveedores adecuados, desconocer cuáles son los productos que se deben comprar o no consolidar una planificación adecuada para la producción o la prestación de los servicios.
Por el contrario, las buenas prácticas en la gestión de compras permiten consolidar un panorama completo con el que es posible obtener beneficios como:
- Identificación de necesidades
- Mejores fuentes de suministros
- Recepción y revisión de pedidos
- Control de resultados
- Creación y seguimiento de las órdenes de compra
El software de gestión de compras es una gran herramienta para cualquier organización, pues permite, en pocos pasos, administrar correctamente estos parámetros, definiendo quienes son los encargados, cuáles son los tiempos y qué tareas se debe cumplir antes de continuar con la siguiente etapa. Por otro lado, el esquema visual que ofrecen estas plataformas hace que sea mucho más fácil detectar los bienes y servicios que hacen falta o corroborar que gastos podrían gestionarse mejor al elegir un proveedor o calidad diferente.
Pasos para gestionar tus compras con flujos de trabajo
Los software de workflow actuales se caracterizan por contar con opciones de documentos precargados para que al usuario se le facilite su montaje, uso, navegabilidad y entendimiento. En este sentido, un flujo sistematizado del proceso de compras te permite describir gráfica y sistemáticamente los pasos para cumplir a cabalidad con el proceso. Uno de los mejores recursos que ofrecen los software de flujo de trabajo es que te permiten descargar una plantilla predeterminada para gestionar compras, la cual reúne en un mismo lugar cada una de las fases más comunes e importantes de este flujo. A continuación te mostramos el paso a paso que debes tener en cuenta:
- Requisición: hace referencia a la primera solicitud que hace el área o usuario. Se trata de un requerimiento en el que se especifica la contratación de servicios o productos con los que desea contar para realizar adecuadamente sus labores. Es importante no confundirlo con una orden de compra, ya que se trata de un proceso interno que tiene como función observar la viabilidad de la adquisición.
- Cotización: este paso es fundamental para reconocer si los proveedores escogidos están en la capacidad de garantizar costos que sean favorables para la empresa. En este paso se evalúan a través de una investigación previa si los precios ofertados son los más económicos o si es posible encontrar otras alternativas más convenientes.
- Aprobación: si los dos pasos anteriores han sido todo un éxito, en esta fase se destina el presupuesto acordado y se contacta con el proveedor elegido para ejecutar la orden de compra. Como estos documentos son de suma importancia para la contabilidad de las organizaciones, lo correcto es organizarlos y tenerlos a mano en caso de algún inconveniente. Una buena práctica es contar con un software de flujo de trabajo para controlar el número de versiones y consultar su trazabilidad.
- Compra: en este paso se coordinan parámetros como el costo final, el día de entrega y se preguntan por condiciones del servicio o productos que deben verificarse después. Por ejemplo, si hay algún descuento aplicable o una mercancía adicional de cortesía. Dentro de esta fase también se define la relación contractual con el proveedor.
- Recepción bien o servicio: al recibir el objeto proveniente del distribuidor se comprueba que las condiciones pactadas sí se cumplan. Principalmente, se debe confirmar la conformidad de la mercancía o trabajo antes de que entre a ser parte de las tareas o funciones al interior de la empresa. Ser muy cuidadoso con cada detalle evitará que más adelante se desperdicie tiempo en reprocesos innecesarios.
- Entrega al solicitante: si no hay modificaciones ni reclamos que efectuar, entonces se procederá a asignar el recurso al área o colaborador que lo solicitó. En los casos en los que aplica, será necesario entregar un acta de entrega con el objetivo de promulgar un correcto uso de los productos o servicios. También, es una forma de asignar responsables, procurar que la vida útil se alargue, sea beneficioso para todos y contribuya a cumplir con cada uno de los objetivos planteados.
- Evaluación del servicio o calidad del producto: en este paso es importante habilitar la opción para poder estimar el funcionamiento o calidad del producto o servicio, si así se requiere. Aquí podrás adaptar formularios digitales para la ejecución y análisis de las evaluaciones en cuanto a la calidad del servicio o producto. Esta valoración servirá de soporte para garantías futuras y también será un insumo valioso en el proceso de gestión de proveedores de tu empresa.
Tu mejor aliado en la gestión de compras es el software de workflow de Kawak. A través de nuestra plataforma puedes adquirir los módulos que necesitas de acuerdo con la realidad específica de tu negocio. Además, contarás con actualizaciones constantes, servicio al cliente excepcional y asesoramiento continuo en el proceso de implementación de la herramienta para que trabaje en función de los problemas que necesitas resolver. Cuenta con nosotros a la hora de mejorar notablemente el proceso de compras y los demás procedimientos de tu organización.
