Crear y manejar documentos forma parte importante del trabajo diario de organizaciones en todos los sectores. De hecho, es casi imposible que un trabajador realice sus actividades diarias sin tener que interactuar con formatos, registros, actas, listas de chequeo, procedimientos, etc.
En este sentido, podemos establecer que la productividad empresarial depende en gran medida de la forma en que gestionamos documentos en nuestra empresa. Entre más documentos se crean y el flujo de actividades diarias dependa de ellos, más importante resulta el tener sistemas confiables para gestionarlos.
Con el auge de la transformación digital en las empresas, el manejo de la documentación se está migrando del mundo físico al digital, generando hoy, más que nunca, la necesidad en las organizaciones de tener métodos y adecuados para gestionar esos documentos y lograr trabajar eficientemente.
Acompáñanos a conocer qué es la gestión documental, y el rol que juegan los flujos de trabajo automatizados en su realización.
¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental es la forma en la que una empresa organiza, controla y administra toda la información que genera, recibe y procesa a lo largo de su actividad. Esto con el fin principal de asegurar que solo las personas autorizadas puedan acceder a ellos de forma fácil y rápida.
La gestión incluye procesos como:
- Captura
- Almacenamiento
- Indexación
- Asignación
- Distribución
- Realimentación de los documentos tanto físicos como digitales.
En esencia, se trata de garantizar que la información esté disponible cuando se necesite, se pueda encontrar fácilmente, esté actualizada y cumpla con los requisitos legales y normativos pertinentes.
Problemas comunes de gestión documental en las empresas
Cuando en las empresas no existe una gestión documental adecuada, es común ver complicaciones en los procesos. Estas complicaciones se manifiestan de diferentes maneras, incluyendo:
- Documentación en varios lugares.
- Dificultad para identificar cuál es la versión final o vigente de cierto procedimiento.
- La documentación se quedan en el “papel” y las personas no los ejecutan en el trabajo diario.
- Creación y almacenamiento de copias innecesarias.
- Sistemas y formatos de archivo incompatibles.
- Procesos lentos o ineficaces para la aprobación de documentos.
- La falta de accesibilidad adecuada a documentos importantes.
- Por el contrario, protección inadecuada de la información frente a empleados o terceros.
- Resistencia del personal a adoptar nuevas prácticas y tecnologías en la gestión documental.
¿Identificas alguno de estos problemas en tu organización? Enfrentar estos desafíos requiere implementar un sistema de gestión documental efectivo, promover una cultura organizacional centrada en la gestión eficiente de la información y mantenerse al tanto de las mejores prácticas y avances tecnológicos en este ámbito.
Las cosas se complican cuando las empresas no cuentan con un software o aplicación tecnológica que les ayude con la gestión de documentos, puesto que se invierte tiempo en actividades manuales que un software hace por sí solo. Además, la falta de automatización genera reprocesos en el trabajo de las personas y riesgos de pérdida de información.
¿Por qué es importante el flujo de trabajo en la gestión documental?
Los flujos de trabajo, también conocidos como workflows, en la gestión de documentos son secuencias predefinidas de pasos y acciones automatizadas diseñadas para gestionar y controlar eficientemente el ciclo de vida de un documento dentro de una organización.
Adicionalmente, facilita la asignación de dichos documentos a las personas responsables de cada actividad o que requieran participar en la creación, revisión o aprobación de documentos del flujo de trabajo.
La automatización mediante flujos de trabajo en la gestión documental es fundamental por varias razones:
- Eficiencia operativa: permiten la ejecución rápida y consistente de tareas relacionadas con la gestión documental
- Reducción de errores: al minimizar la intervención humana, se reducen las posibilidades de errores en la clasificación, almacenamiento y distribución de documentos.
- Seguimiento y trazabilidad: proporciona un seguimiento detallado de cada paso en el flujo de trabajo.
- Cumplimiento normativo: hace posible establecer y hacer cumplir políticas y procedimientos específicos de requisitos normativos y legales.
- Ahorro de recursos: reduce la dependencia de recursos humanos para tareas repetitivas.
- Mejora en la colaboración: facilita la colaboración entre equipos al garantizar un acceso rápido y compartido a documentos relevantes.
- Notificaciones y recordatorios: los flujos de trabajo pueden incluir alertas automáticas y recordatorios, asegurando que las tareas se completen en tiempo y forma.
- Adaptabilidad y escalabilidad: permite adaptarse fácilmente a cambios en los procesos y escalar la gestión documental según las necesidades cambiantes de la organización.
- Consistencia y estandarización: garantiza que los procedimientos y políticas de gestión documental se apliquen de manera consistente en toda la organización, promoviendo la estandarización y reduciendo la variabilidad.
Es por ello que, la razón más común para utilizar un software de gestión de documentos es optimizar el flujo de trabajo, pues ayuda a automatizar y controlar las actividades y optimizar el proceso para mejores resultados. Es por medio de la automatización que puedes modelar todos los pasos de un proceso en línea, asignando responsables por cada paso y definiendo qué es lo que deben hacer y documentar.
Beneficios de los flujos de trabajo en la gestión de documentos
Los workflows automatizados son como el superpoder de la gestión documental. Hacen que todo sea más rápido, preciso y organizado. Son varios los beneficios que brindan los flujos de trabajo a las organizaciones. A continuación te contamos los principales:
- Facilita el cumplimiento del objetivo y lo que se espera de los procesos.
- Elimina las ineficiencias de la documentación física.
- Genera que la documentación sea confiable y precisa.
- Ofrece mayor seguridad en el acceso a los documentos.
- Facilita la colaboración entre el equipo de trabajo.
- Apoya al medio ambiente en el uso de papel físico.
- Permite descubrir fácilmente nuevas oportunidades de mejora en los procesos, los optimiza.
- Facilita la gestión de cambios de los documentos y su historial.
Tener la información correcta en el momento adecuado hará que el trabajo de todo tu equipo sea eficiente y oportuno, y con ello, que tu negocio pueda ser competitivo y eficiente.
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