¿Tus procesos funcionan como islas? Intégralos con flujos de trabajo

María Mónica Pérez
Escrito por María Mónica Pérez

Me motivan los cambios, crear y apoyar procesos de transformación, tengo experiencia en análisis de datos, marketing digital y gestión de proyectos. Me gusta aprender y conectar con las personas, me encanta el outdoor, montar bici y trotar.

isla

A lo largo de su crecimiento, en las empresas suelen cimentarse procesos que funcionan totalmente aislados de otros, a tal punto de no saber qué se hace, cuales las responsabilidades y necesidades de las otras áreas de la organización. Por consiguiente, es muy probable caer en reprocesos, duplicidad de actividades o baja calidad en las salidas de los procesos. Toda esta “desconexión” al final repercute directamente en aumento de costos y recursos que afectan las utilidades y crecimiento de la organización. 

Sin embargo, darse cuenta de que uno o varios procesos están funcionando de esta forma no es tan fácil y no es posible identificarlos a simple vista, pero lo que si puede ser evidente es la poca productividad o bajo cumplimiento de las metas trazadas en tu organización. Es por ello que hoy queremos hablar sobre los procesos aislados y cómo los flujos son una herramienta que puede ayudarte a integrarlos. 

¿Cómo saber si los procesos de tu empresa funcionan como islas?

La fragmentación de los procesos normalmente ocurre cuando los procesos críticos no se gestionan como un sistema integrado, y con ellos los demás procesos de la empresa. Lo anterior hace que las listas de actividades se conviertan en una compleja serie de transferencias entre las personas, mala comunicación  y múltiples sistemas de información. Cada paso o ejecución de actividad representa una oportunidad para introducir errores, retrasos y costos adicionales.

Esas islas son como un sistema complicado de plomería mal unida, con las cuales se pierde recursos, tiempo, dinero y valor para el cliente. Las fallas en la comunicación y continuidad entre los procesos concluyen en numerosos pasos para servir a los clientes. 

Por esta razón, es importante identificar si esto está sucediendo en tu empresa, para buscar soluciones que permitan que todos los procesos funcionen en armonía para lograr la excelencia, proveer valor al cliente y obtener una ventaja competitiva. Michael Porter enfatiza la importancia de crear cadenas de valor en las organizaciones para llevar productos y servicios al mejor costo posible del mercado o con una alta diferenciación, en el desarrollo de esta teoría resalta el valor de comprender todas las “conexiones” entre las actividades de la empresa desde el punto A hasta el punto Z:

Fuente: “La cadena de valor de Michael Porter”

La anterior, es una cadena de valor muy simplificada, representa “ (1) una central de compras (2) que manda los bienes en stock desde el momento de la compra. (3) La mercancía se envía entonces al taller que (4) pasa por un control de calidad antes de formar parte del stock, (5) hasta llegar a los productos acabados o terminados. (6) Una vez los productos se han encargado o solicitados por el cliente, se dirigen hacia la zona de distribución .” 

Si tus procesos no fueron diseñados bajo un esquema similar "de paso a paso" o de cadena de actividades que conectan a todas las áreas de la organización, sería de gran ayuda hacerlo. Revisar las entradas y salidas de cada proceso y ver de qué manera se relacionan, sería un gran comienzo, posteriormente es recomendable ir más a fondo para verificar las conexiones existentes a nivel de actividad de los procesos, y de la mano con esto, identificar la ruta más eficiente bajo la cual deberían funcionar todas las áreas de tu organización.  Para facilitarte esta labor, existen herramientas, como los workflows, que te ayudan a organizar, visualizar y optimizar tus procesos de forma muy simple. A continuación te contamos más acerca de esta herramienta.

Optimiza los procesos de tu empresa con flujos de trabajo

Es una hazaña lograr que la integración de procesos de negocio se haga en una sola aplicación. Sin embargo es algo que no es imposible para la herramienta de flujos de trabajo, ya que vincula y "conecta" los procesos a través de la relación que existe entre los flujos de trabajo que cada proceso requiere para lograr sus objetivos.

La gestión interconectada de flujos de trabajo puede ayudar a la optimización de tus procesos, alcanzando niveles de producción o respuesta por encima de tus competidores. No obstante hay que poner especial atención en no crear flujos demasiado grandes e interminables que sean difíciles de controlar y que sean poco dinámicos.

Por esa razón es importante  separar tus flujos de trabajo en piezas manejables que fluyan juntas de manera agradable. Por ejemplo, en el proceso comercial se puede tener un flujo de cotización de ventas, un flujo de pedido de ventas y un flujo de incorporación de clientes. Estos flujos de trabajo serán distintos, pero cuando uno llega a su fin, puede activar al siguiente para que comience a ejecutarse.

Los flujos de trabajo se pueden considerar como las partes de un todo en una red de tareas de proceso. Básicamente, los flujos de trabajo son pequeños motores que conectan y ponen en acción a tu organización. Por tanto, de la misma forma que optimizamos los procesos para una máxima eficiencia y eficacia, la optimización del flujo de trabajo busca conseguir lo mismo pero de forma sistemática, siempre teniendo en cuenta con quién se relaciona en el paso a paso que lo describe o el proceso que lo activa.

Los flujos de trabajo también unifican los sistemas de información para ayudar a organizar y proteger la información, y a su vez facilitando la automatización y ejecución de tareas. Entonces, un sistema de administración de flujo de trabajo basado en la nube contribuye a un mayor éxito.

Una buena herramienta de flujo de trabajo centraliza la información, llevando la trazabilidad de todas las acciones realizadas. Piensa en el proceso de facturación, primero se recibe la factura física, se digitaliza; el responsable de la compra la valida; luego deberá firmarla electrónicamente, y por último deberá archivarla. Todos esos pasos podrán quedar registrados en un workflow , el tiempo que tardó cada actividad, las evidencias que se adjuntaron y las fechas correspondientes.

Cuando tus modelos de proceso se incorporan a un flujo de trabajo, los empleados pueden administrar mejor la ejecución del proceso y obtener una mayor visibilidad de las funciones que deben ejecutar. Esta coordinación ayuda a una mejor comunicación entre los colaboradores porque cada quién sabe cual es su responsabilidad. Adicionalmente esto facilita y beneficia el trabajo remoto, ya que cada colaborador puede acceder y ejecutar sus actividades desde cualquier lugar.

Otra de las funcionalidades de los workflow automatizados es que son muy útiles para optimizar tiempos con las alertas y notificaciones que mantienen a los responsables e involucrados en el proceso, y todo el tiempo informados sobre próximos vencimientos de pasos o actividades. Retomando el ejemplo de la facturación, esas alertas pueden evitar que pagues multas o sobrecostos por no cancelar facturas a tiempo. 

Como puedes notar, los workflows son altamente beneficiosos cuando se trata de conectar y optimizar los procesos de tu empresa. Tus procesos ya no funcionarán como islas y eliminarás el trabajo repetitivo, los cuellos de botella, desperdicios, reducirás errores, le darás un impulso a la productividad general y proveerás bienestar de tus empleados al saber claramente lo que deben hacer cada día.  

Para ayudarte a gestionar tus procesos , te invitamos a conocer KAWAKⓇ,  un software de flujos de trabajo que te permiten maximizar los beneficios del uso de workflows en tu empresa. 

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