El Instituto de Investigaciones Marinas y Costeras (INVEMAR) es una entidad vinculada al Sistema Nacional Ambiental en Colombia. Cuenta con una sede principal en Santa Marta y tiene más de 20 años de experiencia en la investigación científica marina y costera, aplicada a la conservación, uso sostenible de los recursos naturales, el estudio científico y el mejoramiento de la calidad de vida de los colombianos.
Desafíos superados: obstáculos en el camino hacia la mejora
Antes de implementar una solución de gestión documental, INVEMAR enfrentaba varios obstáculos en la gestión de sus sistemas de calidad, seguridad, salud en el trabajo, ambiente y control interno.
La falta de un sistema integrado que permitiera consultar información en tiempo real, la gestión ineficiente de solicitudes y la pobre generación de reportes, eran solo algunas de las principales dificultades. Además, la gestión de indicadores y acciones de mejora continua se hacía de manera manual y los procesos de auditoría interna no estaban documentados de manera clara y organizada.
Desbloqueando el éxito: la solución que generó ventajas incomparables
No fue sino hasta 2014 cuando INVEMAR implementó kawak®, lo que le permitió integrar todos los sistemas de gestión en una única plataforma y facilitó la consulta de información en tiempo real, así como la gestión de solicitudes. Los flujos de aprobación de documentos permitieron una mejor organización y control de la documentación, lo que agilizó los procesos de revisión y actualización.
Además, la herramienta permitió la gestión eficiente de indicadores, con la posibilidad de generar reportes de listados maestros y análisis de tendencias. El módulo de mejora continua permitió la formulación de acciones de análisis de causas, subir evidencias y evaluar las acciones por otras partes. kawak® también permitió documentar y organizar los procesos de auditoría interna, lo que facilitó la identificación de no conformidades y la implementación de acciones correctivas.
Éxito tras la implementación
La implementación de kawak® en INVEMAR generó resultados positivos como la integración de los sistemas, lo que permitió una mayor eficiencia en los procesos y se tradujo en mayor productividad y una reducción en los tiempos de revisión y actualización de la documentación.
Además, la gestión eficiente de los indicadores permitió una mejor toma de decisiones basada en datos y una identificación temprana de las áreas de oportunidad. La documentación y organización de los procesos de auditoría interna permitió una mayor eficiencia y eficacia en la identificación de no conformidades y en la implementación de acciones correctivas.
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