Medir y mejorar la productividad en el lugar de trabajo ha sido una de las mayores preocupaciones de los gerentes desde principios del siglo XX, y aunque existen distintas maneras de lograrlo, para muchas organizaciones aún se trata de un reto.
Es por esa razón que hoy nos centraremos en explicar algunas de las formas que se utilizan en la actualidad para medir la productividad, y cómo los flujos de trabajo son importantes para tal fin.
¿Cómo medir la productividad en la empresa?
La productividad mide la capacidad de producción de una unidad de trabajo en un tiempo determinado. Para algunas organizaciones esto puede parecer un desafío, sin embargo se hace posible y se facilita cuando soportas tus procesos con tecnología y al final del periodo tienes los datos e información necesaria para hacer el análisis de productividad de la empresa. A continuación presentamos algunas formas de medir la productividad:
- Analizar la calidad del trabajo
La calidad del trabajo se considera el punto de referencia principal para medir la productividad. La calidad general de los entregables y completar las tareas en el tiempo requerido, es uno de los criterios más comunes que adoptan las organizaciones para medir la eficiencia de los procesos, empleados, máquinas o infraestructura.
- Medir la capacidad
¿Estoy utilizando todos los recursos que tengo a disposición para producir? este método permite evidenciar y medir cuánto sería capaz de producir/entregar si utilizo el 100% de mis recursos, ya sea humanos o físicos, y por otro lado también analizar si estoy utilizando todo el potencial para producir o tengo procesos/maquinaria que necesitan ser optimizadas.
- Medir y evaluar a los trabajadores, individualmente o por equipos
Es un método sencillo y directo para realizar un seguimiento de la productividad de los empleados, teniendo en cuenta que las actividades asignadas en cada nivel deben completarse dentro del tiempo estipulado.
Mide el número de asignaciones completadas dentro del período de tiempo comparado con las tareas asignadas. Además, los objetivos medibles y la identificación paso a paso del estado de un proyecto ayudan a una empresa a calcular la eficacia de los empleados.
Con un software de Sistemas de Gestión y flujos de trabajo para gestionar tareas, empleados y tiempos de procesos en tu organización puedes obtener una visión integral del desempeño de todos los miembros del equipo y evaluarlos sobre los objetivos predeterminados del proyecto o proceso y su desempeño esperado.
- Medir márgenes financieros de la operación
Este método es bastante tradicional, sin embargo es importante no perder de vista las diferentes cifras financieras que se pueden generar en la empresa para medir su productividad. Esta información financiera cobra mucho sentido y valor de análisis cuando se puede medir con variables y datos de la operación de la empresa, por ejemplo: tiempos de actividades, número de empleados por proceso, el tiempo usado por los empleados en las actividades de los procesos, cuantas veces se ejecuta cierta actividad, etc.
- Utilizar tecnología y herramientas modernas
Las tareas manuales rutinarias y repetitivas afectan la productividad de los empleados. Gran parte de su valioso tiempo se dedican a completar tareas no productivas, lo que constituye un obstáculo importante para lograr la eficiencia operativa. Con herramientas de automatización modernas, las tareas manuales se pueden automatizar, lo que puede llevar la productividad de los empleados a niveles extraordinarios.
Del mismo modo, estos software de flujo de trabajo cuentan con funcionalidades de seguimiento y control de las actividades y labores que completa cada empleado. Esto te ayuda a administrar sus responsabilidades y obtener métricas automáticas de cumplimiento de objetivos de los colaboradores. De esta forma puedes conocer la productividad por proceso, individuo o equipo.
- Realizar encuestas a empleados y proveedores
Si tu organización evidencia que el desempeño de los empleados se está deteriorando o no está mejorando como se esperaba, entonces puede haber problemas que desconoces y la información de primera mano la tienen justamente los que están realizando el trabajo, tus empleados o proveedores.
Los resultados obtenidos pueden mostrarte problemas críticos o cuellos de botella que no conocías y que impedían tu productividad. Este tipo de encuestas son un excelente insumo para mejorar la eficiencia de los procesos. Además, con los flujos de trabajo automatizados, podrás hacer esta tarea más simple y automática en su operación y análisis de resultados.
¿Por qué tu empresa debe contar con un flujo de trabajo para ser más productivo?
La gestión de flujos de trabajo integral le permite a tu organización optimizar las tareas para aumentar la productividad. Además, cuando estos workflows están automatizados tienes más herramientas y datos para medir el rendimiento de tu equipo.
Los flujos de trabajo son herramientas que hacen que los procesos y actividades de tu empresa funcionen de buena o mala forma, dependiendo de cómo la estés implementando. Aunque hace algunos años eran controlados por una persona y se usaban herramientas como pizarrones, notas, mensajes y listas para mantener la eficiencia; ahora con la transformación digital en las empresas, tenemos flujos de trabajo digitales que nos ofrecen herramientas de gestión que permiten establecer reglas para dictar cuándo se puede dar un paso como completado con éxito o no, para se puede activar el siguiente paso u actividad.
De esa forma, los procesos o actividades están automatizados y eso se traduce en una mayor eficiencia. Con los flujos de trabajo los líderes y equipos pueden saber fácilmente qué tareas son su responsabilidad, cómo y cuándo deben realizarlas. Esto también facilita que los colaboradores puedan administrar mejor su tiempo y permite una comunicación fluida en toda la organización, pues todas las personas sabrían lo que deben hacer en el momento preciso.
Además, con un sistema de gestión de flujos de trabajo, las organizaciones pueden planificar y ajustar todo tipo de desafíos y fluctuaciones que impacten los procesos, gracias a la flexibilidad y eficiencia incomparables que ofrece la gestión por flujos de trabajo.
En resumen, los workflows son altamente beneficiosos para organizar las actividades en tu empresa y mejorar la productividad diaria. Eliminarás el trabajo repetitivo, los cuellos de botella, desperdicios, reducirás errores, le darás un impulso a la productividad general y proveerás bienestar a tus empleados o proveedores al saber claramente lo que deben hacer cada día.
