Las empresas continúan cambiando a espacios de trabajo libres de papel. Ahora, la mayoría de los documentos y sus procesos de gestión se han digitalizado, permitiendo la optimización del tiempo, la eficiencia y facilitando la creación de registros, el acceso a datos y los flujos de trabajo.
Dentro de esta tendencia se incluye la documentación asociada al Sistema de Gestión, en la cual las normas ISO estipulan requerimientos tanto para la creación, almacenamiento, registro y actualización, como para el retiro de documentos obsoletos que han perdido vigencia o han sido modificados o derogados por nuevos documentos. Esta gestión y control de documentos obsoletos requiere de especial atención para que no se convierta en un cuello de botella o reprocesos en la organización.
Hoy queremos ayudarte contándote cómo organizar todos esos documentos que cumplieron su ciclo, para que no te ahogues en documentación obsoleta y registros desactualizados.
Un documento obsoleto en los sistemas de gestión es aquel que ha quedado desactualizado o ha perdido su relevancia en el contexto actual del sistema. Puede deberse a cambios en las políticas, procedimientos o regulaciones, haciendo que la información contenida en el documento ya no sea válida o aplicable. Es importante identificar y actualizar regularmente estos documentos para garantizar que la información sea precisa y cumpla con los requisitos actuales.
En el contexto de las normas ISO, la principal diferencia entre un documento y un registro radica en su naturaleza y propósito. Un documento se refiere a la información que se crea, mantiene y controla, como manuales, procedimientos, especificaciones, y políticas. En cambio, un registro se relaciona con los resultados obtenidos o evidencia de actividades realizadas, como formularios de inspección, informes de auditoría o registros de capacitación.
Mientras que los documentos establecen cómo se deben realizar las actividades, los registros proporcionan evidencia de que esas actividades se llevaron a cabo según lo documentado.
La gestión de documentos obsoletos es crucial por varias razones. En entornos regulados, el incumplimiento de normativas debido a documentos obsoletos puede resultar en sanciones legales y pérdida de credibilidad. La presencia de documentos obsoletos en los sistemas de gestión puede acarrear riesgos legales y operativos para tu organización. Aquí te presentamos algunos:
Riesgos legales:
Riesgos operativos:
La información obsoleta puede conducir a malentendidos, toma de decisiones incorrectas o acciones inapropiadas en tu empresa. Mantener documentos actualizados te garantiza que todos los involucrados en tu sistema de gestión tengan acceso a información precisa y relevante.
De acuerdo con el numeral 7.5 de ISO 9001:2015 los documentos del Sistema de Gestión de Calidad deben estar controlados, es decir, tendría que existir un procedimiento estandarizado para:
De acuerdo con estos dos últimos puntos, los documentos obsoletos deben ser tratados con precaución para evitar que se confundan con la documentación actualizada y equivocadamente se utilicen en los procesos empresariales.
En este sentido, es importante que, dentro de los controles, tu empresa establezca lineamientos para la recuperación, retención y disposición de la información documentada. Aquí te ofrecemos algunas estrategias para controlar documentos obsoletos:
Uno de los objetivos de los mapas de procesos es apoyar la gestión documental, pues son un complemento necesario para determinar los registros que se originan en los procesos.
Por esta razón, es recomendable que la gestión y control de la documentación cuente con un mapa de procesos y una checklist que incluya a las personas responsables de los documentos y que tienen copias o acceso a la información del sistema. De tal forma, cada vez que se actualicen los documentos o que se reemplacen, estas personas pueden saber el estado del documento, evidenciar los cambios, conocer las diferentes versiones del mismo archivo y sobre todo, tener acceso a la última versión.
Afortunadamente, la organización de documentos obsoletos puede llevarse a cabo a través de un software de gestión documental y mapas de procesos. La ventaja de estas herramientas es que los cambios y nuevas versiones, se actualizan en la plataforma y llega notificación automáticamente a las personas implicadas. Así se facilita la toma de decisiones, aprobaciones y la circulación de la información en los diferentes niveles de la empresa, sin importar el medio de registro o la ubicación de la misma.
Otras formas en las que te puedes apoyar en un software de gestión documental son:
¿Quieres vivir tu sistema de gestión de forma digital?, kawak®, el software para gestión documental, es ideal para lograrlo. Crea formatos, registros en línea y controla el ciclo a través de checklists con vistos buenos de elaboración, revisión y aprobación directamente en la plataforma.
Y aquí viene lo mejor: el control de versiones y obsolescencia es automático gracias a la gestión inteligente de los listados maestros. Cuando haces una nueva versión, la anterior se va automáticamente a la categoría de obsoletos. Y si decides eliminar un documento, ¡también se encarga de mandarlo a la carpeta de obsoletos! Así, mantienes toda la documentación obsoleta en su lugar, evitas malentendidos y puedes consultarla en cualquier momento. kawak® es como el asistente personal que tu sistema de gestión estaba esperando.
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