Las empresas continúan cambiando a espacios de trabajo libres de papel. Ahora la mayoría de los documentos y sus procesos de gestión se han digitalizado, permitiendo la optimización del tiempo, la eficiencia y facilitando la creación de registros, el acceso a datos y los flujos de trabajo.
Dentro de esta tendencia se incluye la documentación asociada al Sistema de Gestión, en la cual las normas ISO estipulan requerimientos tanto para la creación, almacenamiento, registro y actualización, como para el retiro de documentos obsoletos que han perdido vigencia o han sido modificados o derogados por nuevos documentos. Esta gestión y control de documentos obsoletos requiere de especial atención para que no se convierta en un cuello de botella o reprocesos en la organización.
Hoy queremos ayudarte contándote cómo puedes organizar todos esos documentos que cumplieron su ciclo, para que no te ahogues en documentación obsoleta y registros desactualizados.
Gestión y organización de documentos obsoletos
De acuerdo con el numeral 7.5 de ISO 9001:2015 los documentos del Sistema de Gestión de Calidad deben estar controlados, es decir, tendría que existir un procedimiento estandarizado para:
- Aprobar la idoneidad de los documentos antes de su emisión.
- Revisar, actualizar según sea necesario y volver a aprobar los documentos.
- Identificar cambios y el estado actual de la revisión del documento.
- Poner a disposición los documentos relevantes.
- Asegurar que los documentos sean legibles y fácilmente identificables.
- identificar documentos externos y controlar su distribución.
- Evitar que los documentos obsoletos se utilicen por equivocación.
- Aplicar una identificación adecuada si se conservan documentos obsoletos.
De acuerdo con estos dos últimos puntos, los documentos obsoletos deben ser tratados con precaución para evitar que se confundan con la documentación actualizada y equivocadamente se utilicen en los procesos empresariales.
En este sentido, es importante que, dentro de los controles, tu empresa establezca lineamientos para la recuperación, retención y disposición de la información documentada.
Una de las prácticas más efectivas para evitar que los documentos obsoletos se utilicen de forma no intencionada, es identificarlos claramente con alguna etiqueta con la cual los colaboradores puedan saber que se trata de una versión antigua o desactualizada. Además, es importante que se conozca la diferencia entre el estado de “emisión” y los borradores de los documentos.
Organiza tus documentos con tu mapa de procesos
Uno de los objetivos de los mapas de procesos es apoyar la gestión documental, pues son un complemento necesario para determinar los registros que se originan en los procesos.
Por esta razón, es recomendable que la gestión y control de la documentación cuente con un mapa de procesos y un checklist que incluya a las personas responsables de los documentos y que tienen copias o acceso a la información del sistema, de tal forma que cada vez que se actualicen los documentos o que se reemplacen, esas personas puedan saber el estado del documento, evidenciar los cambios, conocer las diferentes versiones del mismo archivo y sobre todo que tengan acceso a la última versión.
Afortunadamente, la organización de documentos obsoletos puede llevarse a cabo a través de un software de gestión documental y mapas de procesos. La ventaja de estas herramientas es que los cambios y nuevas versiones, se actualizan en la plataforma y llega notificación automáticamente a las personas implicadas. Así se facilita la toma de decisiones, aprobaciones y la circulación de la información en los diferentes niveles de la empresa, sin importar el medio de registro o la ubicación de la misma.
KAWAK®, el software para gestión documental que te permite vivir tu sistema de gestión de forma digital y controlar fácilmente la documentación obsoleta, es la herramienta ideal para crear, administrar y consultar de manera ágil toda la información. Puedes crear formatos, registros en línea y controlar el ciclo a través de checklists con vistos buenos de elaboración, revisión y aprobación.
Además, te permite controlar de manera simple el versionamiento y obsolescencia de los documentos mediante la gestión automática de los listados maestros. Cuando se crea una nueva versión, la anterior pasa automáticamente a la categoría de obsoletos, y lo mismo sucede cuando un documento se elimina desde la carpeta de los listados maestros.
De esa forma, mantienes organizada toda la documentación obsoleta, evitas que se utilice por equivocación y también puedes consultarla en cualquier momento.
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