Las empresas continúan cambiando a espacios de trabajo libres de papel. Ahora, la mayoría de los documentos y sus procesos de gestión se han digitalizado, permitiendo la optimización del tiempo, la eficiencia y facilitando la creación de registros, el acceso a datos y los flujos de trabajo.
Dentro de esta tendencia se incluye la documentación asociada al Sistema de Gestión, en la cual las normas ISO estipulan requerimientos tanto para la creación, almacenamiento, registro y actualización, como para el retiro de documentos obsoletos que han perdido vigencia o han sido modificados o derogados por nuevos documentos. Esta gestión y control de documentos obsoletos requiere de especial atención para que no se convierta en un cuello de botella o reprocesos en la organización.
Hoy queremos ayudarte contándote cómo organizar todos esos documentos que cumplieron su ciclo, para que no te ahogues en documentación obsoleta y registros desactualizados.
¿Qué es un documento obsoleto?
Un documento obsoleto en los sistemas de gestión es aquel que ha quedado desactualizado o ha perdido su relevancia en el contexto actual del sistema. Puede deberse a cambios en las políticas, procedimientos o regulaciones, haciendo que la información contenida en el documento ya no sea válida o aplicable. Es importante identificar y actualizar regularmente estos documentos para garantizar que la información sea precisa y cumpla con los requisitos actuales.
¿Cuál es la diferencia entre documento y registro?
En el contexto de las normas ISO, la principal diferencia entre un documento y un registro radica en su naturaleza y propósito. Un documento se refiere a la información que se crea, mantiene y controla, como manuales, procedimientos, especificaciones, y políticas. En cambio, un registro se relaciona con los resultados obtenidos o evidencia de actividades realizadas, como formularios de inspección, informes de auditoría o registros de capacitación.
Mientras que los documentos establecen cómo se deben realizar las actividades, los registros proporcionan evidencia de que esas actividades se llevaron a cabo según lo documentado.
Riesgos asociados a la obsolescencia documental
La gestión de documentos obsoletos es crucial por varias razones. En entornos regulados, el incumplimiento de normativas debido a documentos obsoletos puede resultar en sanciones legales y pérdida de credibilidad. La presencia de documentos obsoletos en los sistemas de gestión puede acarrear riesgos legales y operativos para tu organización. Aquí te presentamos algunos:
Riesgos legales:
- Incumplimiento normativo: la información desactualizada resulta en prácticas que no cumplen con las regulaciones vigentes, lo que puede llevar a sanciones legales y multas.
- Problemas en auditorías: dificultad para la demostración de conformidad con los requisitos.
- Responsabilidad legal: si las decisiones resultan en acciones perjudiciales, tu organización podría enfrentar demandas por negligencia o mala gestión.
Riesgos operativos:
- Toma de decisiones erróneas: efectos negativos a la dirección estratégica de la organización.
- Ineficiencias operativas: generación de procesos desactualizados que generan pérdida de tiempo y recursos.
- Falta de transparencia: disrupción de la transparencia interna y externa, erosionando la confianza de los stakeholders y clientes.
- Impacto en la calidad del producto o servicio: impacto negativo a la calidad de tus productos o servicios ofrecidos, afectando la satisfacción del cliente.
- Desafíos en la toma de decisiones estratégicas: restricción de la capacidad de la organización para adaptarse a cambios en el entorno empresarial.
La información obsoleta puede conducir a malentendidos, toma de decisiones incorrectas o acciones inapropiadas en tu empresa. Mantener documentos actualizados te garantiza que todos los involucrados en tu sistema de gestión tengan acceso a información precisa y relevante.
6 Estrategias para la gestión y organización de documentos obsoletos
De acuerdo con el numeral 7.5 de ISO 9001:2015 los documentos del Sistema de Gestión de Calidad deben estar controlados, es decir, tendría que existir un procedimiento estandarizado para:
- Aprobar la idoneidad de los documentos antes de su emisión.
- Revisar, actualizar según sea necesario y volver a aprobar los documentos.
- Identificar cambios y el estado actual de la revisión del documento.
- Poner a disposición los documentos relevantes.
- Asegurar que los documentos sean legibles y fácilmente identificables.
- identificar documentos externos y controlar su distribución.
- Evitar que los documentos obsoletos se utilicen por equivocación.
- Aplicar una identificación adecuada si se conservan documentos obsoletos.
De acuerdo con estos dos últimos puntos, los documentos obsoletos deben ser tratados con precaución para evitar que se confundan con la documentación actualizada y equivocadamente se utilicen en los procesos empresariales.
En este sentido, es importante que, dentro de los controles, tu empresa establezca lineamientos para la recuperación, retención y disposición de la información documentada. Aquí te ofrecemos algunas estrategias para controlar documentos obsoletos:
- Una de las prácticas más efectivas es identificar los documentos obsoletos con etiquetas con la cual los colaboradores puedan saber que se trata de una versión antigua o desactualizada.
- Establece políticas claras para la revisión regular de documentos y asigna responsabilidades específicas a los encargados de revisar y actualizar la documentación.
- Realiza auditorías internas periódicas para evaluar la conformidad con las políticas de gestión documental.
- Establece protocolos seguros para la eliminación de documentos obsoletos. Asegura la destrucción adecuada de información confidencial según las normativas de privacidad.
- Proporciona formación regular a los empleados sobre la importancia de la gestión documental. Es importante, por ejemplo, que se conozca la diferencia entre el estado de “emisión” y los borradores de los documentos.
- Implementa herramientas de automatización que agilicen la verificación y actualización de documentos por medio de recordatorios para las fechas de revisión programadas.
Organiza tus documentos con tu mapa de procesos
Uno de los objetivos de los mapas de procesos es apoyar la gestión documental, pues son un complemento necesario para determinar los registros que se originan en los procesos.
Por esta razón, es recomendable que la gestión y control de la documentación cuente con un mapa de procesos y una checklist que incluya a las personas responsables de los documentos y que tienen copias o acceso a la información del sistema. De tal forma, cada vez que se actualicen los documentos o que se reemplacen, estas personas pueden saber el estado del documento, evidenciar los cambios, conocer las diferentes versiones del mismo archivo y sobre todo, tener acceso a la última versión.
Afortunadamente, la organización de documentos obsoletos puede llevarse a cabo a través de un software de gestión documental y mapas de procesos. La ventaja de estas herramientas es que los cambios y nuevas versiones, se actualizan en la plataforma y llega notificación automáticamente a las personas implicadas. Así se facilita la toma de decisiones, aprobaciones y la circulación de la información en los diferentes niveles de la empresa, sin importar el medio de registro o la ubicación de la misma.
Otras formas en las que te puedes apoyar en un software de gestión documental son:
- Almacenamiento de documentos de manera centralizada
- Facilidad de búsqueda y recuperación rápida de documentos
- Implementación de flujos de trabajo automatizados para la revisión y aprobación de documentos
- Envío de recordatorios automáticos para las fechas de revisión
- Creación y gestión de versiones de documentos
- Edición y revisión colaborativa de documentos
- Cifrado y control de acceso, para proteger documentos confidenciales
¿Quieres vivir tu sistema de gestión de forma digital?, kawak®, el software para gestión documental, es ideal para lograrlo. Crea formatos, registros en línea y controla el ciclo a través de checklists con vistos buenos de elaboración, revisión y aprobación directamente en la plataforma.
Y aquí viene lo mejor: el control de versiones y obsolescencia es automático gracias a la gestión inteligente de los listados maestros. Cuando haces una nueva versión, la anterior se va automáticamente a la categoría de obsoletos. Y si decides eliminar un documento, ¡también se encarga de mandarlo a la carpeta de obsoletos! Así, mantienes toda la documentación obsoleta en su lugar, evitas malentendidos y puedes consultarla en cualquier momento. kawak® es como el asistente personal que tu sistema de gestión estaba esperando.
Te puede interesar: GESTIÓN DOCUMENTAL: No te quedes atrás en la transformación digital
Descubre cómo simplificar la creación, control de versiones y gestión de documentos obsoletos.
