¿Por qué automatizar los procesos en tu empresa?

María Mónica Pérez
Escrito por María Mónica Pérez

Me motivan los cambios, crear y apoyar procesos de transformación, tengo experiencia en análisis de datos, marketing digital y gestión de proyectos. Me gusta aprender y conectar con las personas, me encanta el outdoor, montar bici y trotar.

La automatización de los procesos en la empresa impulsa la eficiencia y la estandarización de las operaciones y a su vez, brinda muchos beneficios a las empresas, que incluyen una mayor productividad, menores costos, mayores ingresos y un mejor servicio al cliente.

Reemplazar las tareas repetitivas manuales que son mejor manejadas por la tecnología  ahorra tiempo y reduce las tasas de error, siempre que los pasos del proceso estén bien definidos, sujetos a una interpretación limitada y que las excepciones se comuniquen a las personas adecuadas por el sistema de automatización de procesos para una resolución oportuna.

¿En qué consiste la automatización de procesos?

La automatización de procesos es el uso de tecnología para ejecutar tareas o procesos recurrentes en una empresa donde se puede reemplazar el esfuerzo manual. Hace parte de los esfuerzos de transformación digital en las empresas para minimizar los costos, aumentar la eficiencia y optimizar los procesos.

Para comprender mejor la automatización de procesos, pensemos en la incorporación de empleados. Aunque contratar empleados puede parecer un proceso sencillo, implica múltiples tareas: largas búsquedas, llenar formularios de información para empleados, organizar sesiones de inducción, organizar sesiones de capacitación, configurar cuentas bancarias, recopilar documentos relevantes y asignar mentores, entre otras. 

Sin automatización, todo el proceso puede volverse bastante caótico y resultar en un papeleo sin fin, perdiendo algunas tareas, insatisfacción de los empleados y baja productividad. En este caso la aplicación de la automatización en el proceso de incorporación de empleados garantizará transiciones fluidas de una tarea a la siguiente, manteniendo a los empleados relevantes informados y proporcionando visibilidad del estado del proceso.

 

Además, la automatización de procesos funciona como:

  • Trampolín hacia la transformación digital

La transformación digital puede parecer un objetivo elevado y abrumador para algunas empresas que aún no están en ese camino. La automatización de procesos puede ser un trampolín para adoptar esa cultura de transformación continua. Puede comenzar con algunos procesos que claramente necesitan una corrección de curso y gradualmente ir ascendiendo.

  • Facilitador para obtener más claridad

La automatización exige una cierta cantidad de claridad sobre el proceso justo en la etapa de diseño. Si no conoces las tareas involucradas y las personas responsables de ejecutar el proceso, no puedes diseñar y automatizar el flujo de trabajo de manera efectiva.

Además, el mapeo de procesos puede brindar claridad a todos los empleados y también servir como recurso de capacitación. Los conocimientos que obtienes al analizar un proceso automatizado pueden mostrar claramente la brecha entre tu proceso tal como está y cómo debería ser idealmente.

  • Agilizador de los procesos

Uno de los grandes resultados de un sistema de automatización son los procesos optimizados. La responsabilidad clara, las notificaciones personalizables, la información valiosa y los tiempos de respuesta más rápidos hacen que sea más fácil eliminar las actividades innecesarias y concentrarse en mejorar las tareas que agregan valor.

  • Registros de cumplimiento

Con la automatización de procesos, se registra cada detalle de un proceso en particular. Esta información se puede presentar para demostrar el cumplimiento durante las auditorías.

  • Método para estandarizar operaciones

Cuando automatiza un proceso empresarial, puede esperar un estándar constante de resultados en todo momento. La estandarización ayuda a posicionar a su organización como confiable, lo que a su vez puede ayudar a aumentar su base de clientes.

  • Incrementar la satisfacción del cliente

La satisfacción del cliente es un diferenciador clave en cualquier industria. Centrarse en la excelencia operativa y de procesos te ayuda a superar las expectativas del cliente con facilidad. Cuando cumples constantemente los estándares prometidos, es más probable que los clientes desarrollen una preferencia por tu empresa.

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¿Cómo automatizar los procesos de mi empresa? 

La automatización de procesos se puede implementar en estos cinco pasos principales: 

  1. Identifica las tareas que se van a automatizar

Utilice un  mapa de procesos  para identificar las tareas que se pueden automatizar dentro de su organización.

  1. Esquema de los objetivos del negocio

Determina cuál es tu objetivo actual, cómo ayudará la automatización y cómo medirás el éxito. Esto te brindará las bases adecuadas para iniciar un proyecto de automatización con un camino a seguir mucho más claro. 

  1. Selecciona la herramienta adecuada

Seleccionar la herramienta correcta implica asegurarse de que sea fácil de usar y simple de entender que le permite crear una automatización paso a paso para tus flujos de trabajo actuales o definir tus pasos. 

Además, asegúrate de que la herramienta pueda extraer datos de los sistemas existentes para trabajar sin problemas con la información que tu empresa ya almacena.

  1. Gestión de cambios

Organiza cursos de formación y capacitación para el personal, especialmente aquellos que trabajarán con la tecnología día tras día, crea una cultura que esté abierta al cambio e involucra a tu equipo.

  1. Supervisar y medir 

Estas herramientas no están destinadas a ser estáticas; cambian a medida que cambia tu negocio y úsalos para monitorear los KPI y ajústalos según sea necesario. 

La automatización de procesos en las empresas no se trata de grandes proyectos, puede empezar por tareas que se puedan agilizar con la ayuda de la tecnología. Un ejemplo de ello es la implementación de software de gestión de la calidad, que permite agilizar, centralizar y simplificar la administración del sistema de calidad. 

¡Te invitamos a conocer cómo KAWAK® te puede ayudar a automatizar los procesos de tu empresa!

Mapa de procesos sistema de gestión de calidad

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