La automatización de los procesos en la emgpresa impulsa la eficiencia y la estandarización de las operaciones y a su vez, brinda muchos beneficios a las empresas, que incluyen una mayor productividad, menores costos, mayores ingresos y un mejor servicio al cliente.
La automatización de procesos en las empresas es una forma de aumentar la productividad de las tareas que deben ejecutarse. Pero no solo eso, es un mecanismo que sirve de ayuda para que los colaboradores se ahorren tiempo en sus funciones, además de propiciar resultados positivos de mediano a largo plazo y la generación de un buen retorno de la inversión y disminución de costos.
Hoy en día, los sistemas automatizados pueden ser un motivo significativo para incrementar la llegada de nuevos clientes. Además, frente a un mercado competitivo se consideran una razón de peso para hacer las organizaciones más rentables y eficientes. Por eso, en la siguiente nota, kawak® te muestra todo lo que debes saber sobre automatizar procesos empresariales para optimizar tu sistema de gestión de calidad. ¿Estás listo para saberlo? ¡Continúa leyendo!
¿Qué es la automatización de procesos en una empresa?
La automatización de procesos es el uso de tecnología para ejecutar tareas o procesos recurrentes en una empresa donde se puede reemplazar el esfuerzo manual. Hace parte de las facultades de la transformación digital en las empresas para minimizar los costos, aumentar la eficiencia y optimizar los procesos.
Asimismo, es un método que permite sustituir las tareas repetitivas manuales que son mejor manejadas por la tecnología, ya que ahorra tiempo y reduce las tasas de error, siempre que los pasos del proceso estén bien definidos, sujetos a una interpretación limitada y que las excepciones se comuniquen a las personas adecuadas por el sistema de automatización de procesos para una resolución oportuna.
Ahora bien, en la actualidad la automatización se ha hecho cada vez más usual en los diferentes rubros corporativos, debido a su gran contribución a la eficiencia y productividad. En general, se adapta a la línea específica de los procesos que tienen las empresas, ayudando a los colaboradores de las distintas áreas a conseguir un nivel de producción óptimo, de manera que todo fluya de un modo más rápido y los resultados sean los mejores.
Cabe resaltar que, de acuerdo a la actividad que realice la empresa, se definirán las partes que serán automatizadas. Eso sí, pensando siempre en buenas prácticas que ayuden a obtener el equilibrio de los procesos. Para ello es necesario conocer muy bien la organización, los procesos que pueden tomar más tiempo y qué parte de esos procesos pueden ser efectuados por los colaboradores. Una manera adecuada de hacerlo son con los sistemas de gestión de calidad, cuyos proporcionan una estructura en la que las operaciones cumplirán con los estándares de la empresa, garantizan la máxima calidad de los productos y servicios y contribuyen a increíbles resultados. Y si ya cuentas con uno, será imprescindible que lo optimices, esto asegurará la continuidad de tu organización.
¿Cómo automatizar procesos en tu sistema de gestión de calidad?
Sin automatización, todo el proceso puede volverse bastante caótico y resultar en un papeleo sin fin, perdiendo algunas tareas, insatisfacción de los colaboradores y baja productividad. En este caso, la aplicación de la automatización en el proceso de incorporación de colaboradores garantizará transiciones fluidas de una tarea a la siguiente, manteniendo a los empleados relevantes informados y proporcionando visibilidad del estado del proceso. Por lo tanto, te brindaremos una pequeña guía que te encaminará a la automatización de tu sistema de gestión de calidad.
1. Identifica las tareas que se van a automatizar
Utiliza un mapa de procesos para identificar las tareas que se pueden automatizar dentro de tu organización.
2. Elige bien el proveedor de la automatización
Si quieres hacer bien las cosas, lo ideal es que recurras a profesionales que te ayuden en el camino a la automatización como lo es kawak®, aquí te ofrecemos un software de gestión de procesos, en el cual podrás digitalizar las funcionalidades de tu empresa. Además, podrás organizar de manera más simple tus tareas y generar alto valor en tus clientes. De igual manera, a través de nuestros módulos podrás automatizar las actividades de los departamentos de tu organización y ayudar a tus colaboradores.
3. Esquema de los objetivos del negocio y del sistema de gestión de calidad
Determina cuál es tu objetivo actual, cómo ayudará la automatización y cómo medirás el éxito. Esto te brindará las bases adecuadas para iniciar un proyecto de automatización con un camino a seguir mucho más claro.
4. Diseña un mapa de procesos automatizado
Teniendo en cuenta los procesos de tu empresa, una alternativa para automatizar el flujo de trabajo es utilizando una plataforma en la que puedas incluir las tareas a realizar de un colaborador mediante un mapa de procesos. Esta te permitirá mejorar la comunicación entre las áreas involucradas y garantizar que el cumplimiento de las actividades se lleven a cabo adecuadamente.
5. Di adiós a los documentos físicos
Son muchas las organizaciones que en la actualidad aún usan el papel para elaborar sus informes y gestionar algunas otras tareas. Ahora ya no tiene que seguir siendo así, ya que con tu sistema de gestión de calidad podrás erradicar el absoluto uso del papel y reemplazarlo por información digital automatiza, de manera confiable y segura, sobre todo, accesible.
6. Dale una buena utilidad a la herramienta
Seleccionar o pulir el sistema de gestión de calidad en empresas y utilizarlo pertinentemente implica asegurarse de que sea fácil de usar y simple de entender. Esto posibilitará crear una cultura de uso entre todos tus colaboradores para que genere verdaderos beneficios. También, una buena opción para ello, incluso se considera mantener en orden los flujos de trabajo, que le ayudarán a tu organización llevar un mejor control de sus procesos.
Además, fíjate en que la herramienta pueda extraer datos de los sistemas existentes para trabajar sin problemas con la información que tu empresa ya almacena.
7. Gestión de cambios
Organiza cursos de formación y capacitación para el personal, especialmente a aquellos que trabajarán con la tecnología día tras día, crea una cultura que esté abierta al cambio e involucra a tu equipo.
8. Supervisar y medir
Estas herramientas no están destinadas a ser estáticas; cambian a medida que cambia tu negocio, empléalas para monitorear los KPI con un software y ajústalos según sea necesario. También envía informes del sistema de gestión de calidad con gráficas fáciles de interpretar y analizar el estado del SGC.
9. Detecta las áreas de oportunidad y gestiona los riesgos
Cuando tengas las métricas y hayas ajustado los indicadores, es clave que identifiques las áreas de oportunidad, esto te ayudará a conocer las tareas que no aportan valor, los cuellos de botella, actividades de alto riesgo y las tareas que contribuyen a mejores resultados.
Beneficios de la automatización de procesos con tu sistema de gestión de calidad
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Trampolín hacia la transformación digital
La transformación digital puede parecer un objetivo elevado y abrumador para algunas empresas que aún no están en ese camino. La automatización de procesos puede ser un trampolín para adoptar esa cultura de transformación continua. Por eso, las organizaciones pueden comenzar con algunos procesos que claramente necesitan una corrección de curso y gradualmente ir ascendiendo.
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Ahorro de tiempo en las actividades
Como ya lo hemos mencionado, la automatización de procesos ahorra el tiempo de los colaboradores, ayudándoles a organizar sus tareas y completándolas exitosamente. Con un software de gestión, las tareas que antes les tomaban gran parte del día, como la realización de una base de datos, podrán ejecutarse en automático, para que puedan enfocarse absolutamente en las actividades más importantes para su área.
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Facilitador para obtener más claridad
La automatización exige una cierta cantidad de claridad sobre el proceso justo en la etapa de diseño. Si no conoces las tareas involucradas y las personas responsables de ejecutar el proceso, puedes diseñar y automatizar la caracterización de tus procesos, considerando estos aspectos para que te resulte más sencillo la administración.
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Minimiza el error
Muchas veces en el desarrollo de las tareas manuales es usual cometer errores. Esto puede hacer que se presenten problemas internos y externos en la empresa. Con la automatización de formularios de calidad no tienes de qué preocuparte, ya que puedes procesar toda tu documentación física a lo digital. Así evitarás esas falencias y podrás tener un mejor control de esto.
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Agilizador de los procesos
Uno de los grandes resultados de un sistema de automatización son los procesos optimizados. La responsabilidad clara, las notificaciones personalizables, la información valiosa y los tiempos de respuesta más rápidos hacen que sea más fácil eliminar las actividades innecesarias y concentrarse en mejorar las tareas que agregan valor.
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Le da tranquilidad a los colaboradores
Gracias a la automatización de procesos puedes sentirte seguro de que tus colaboradores estarán felices y tranquilos, ya que podrán decir adiós a las actividades que les daban dolores de cabeza. Además, con esto no harán las dichosas tareas rutinarias que les llevan más tiempo de hacer, sino que realizarán otras con mayor productividad.
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Registros de cumplimiento
Con la automatización de procesos, se registra cada detalle de un proceso legal o normativo en particular. Esta información se puede presentar para demostrar el cumplimiento durante las auditorías sin inconvenientes.
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Aumentará la satisfacción de tus clientes
Cuando los procesos automatizados están rindiendo frutos, tu gestión con los clientes se vuelve mejor, ya que sus expectativas se superan, haciéndolos más felices. Las herramientas de automatización de procesos sin duda alguna te ayudan a cumplir con los estándares de calidad más altos de sus requerimientos.
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Método para estandarizar operaciones
En la automatización empresarial, puedes esperar un estándar constante de resultados en todo momento. La estandarización ayuda a ahorrar recursos, a ser más ágil y permite ofrecer precios competitivos a tus clientes.
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Asegura la información
Invertir en la automatización de tu sistema de gestión de calidad representa la protección de los datos e información que se manipula en las organizaciones, de manera que se genera una barrera oportuna contra ataques de ciberseguridad y se controla el acceso de la información por parte del personal. .
Ya que conoces qué es automatizar procesos en empresas y cómo beneficia tu sistema de gestión de calidad si lo tienes implementado, es hora de avanzar y dar el siguiente paso. La automatización de procesos en las empresas no se trata de grandes proyectos, puedes empezar por tareas que se puedan agilizar con la ayuda de la tecnología. Un ejemplo de ello es la implementación de un software de gestión de la calidad, que permite agilizar, centralizar y simplificar la administración del sistema de calidad y en general de todos tus procesos.
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