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Proceso de gestión documental
Si en tu empresa los documentos se pierden, las aprobaciones tardan demasiado y la búsqueda de archivos se convierte en un dolor de cabeza, es momento de un cambio. La gestión documental manual no solo consume tiempo y recursos, sino que también aumenta el riesgo de errores y afecta la productividad.
La clave está en la automatización del proceso de gestión documental. Con una herramienta como el software de gestión documental de kawak®, puedes organizar, proteger y optimizar el manejo de la información de tu empresa, asegurando accesibilidad, seguridad y cumplimiento normativo.
En este artículo, te mostramos cómo la automatización puede revolucionar la forma en que administras los documentos en tu empresa, mejorando la eficiencia y reduciendo costos.
¡Descubre cómo kawak® puede hacer la diferencia!
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¿Cómo es el proceso de gestión documental con kawak®?
La gestión documental no se trata solo de almacenar archivos, sino de organizarlos, protegerlos y facilitar su acceso de manera eficiente. Con el crecimiento constante de la información en una empresa, contar con un sistema manual es cada vez menos viable; los documentos pueden perderse, las aprobaciones se retrasan y el cumplimiento normativo se vuelve un desafío.
kawak® es una solución que transforma la gestión documental al digitalizar y automatizar cada etapa del proceso. A continuación, te explicamos cómo funciona el proceso de gestión documental y qué beneficios aporta a tu empresa.
1. Centralización de la información en un solo lugar
Uno de los mayores retos en el proceso de gestión documental es la dispersión de archivos en múltiples plataformas, correos electrónicos o incluso documentos físicos. Esto dificulta su acceso y gestión, generando pérdidas de tiempo y riesgo de extravío.
Con kawak®, toda la documentación se centraliza en un solo sistema digital, permitiendo a los colaboradores acceder a la información de forma rápida y segura desde cualquier dispositivo.
- Importación masiva de documentos en diversos formatos como PDF, Word y Excel, facilitando la transición desde archivos físicos o sistemas antiguos.
- Creación y edición en línea, sin necesidad de depender de software adicional, agilizando la actualización y gestión de documentos.
- Búsqueda eficiente mediante filtros avanzados por nombre, tipo, fecha o categoría, reduciendo el tiempo empleado en encontrar información.
- Vinculación entre documentos, permitiendo relacionar normativas, manuales, procesos y cualquier otro archivo relevante para una gestión más estructurada.
Con kawak®, tu empresa mantiene la información organizada y accesible, mejorando la productividad y la toma de decisiones.
2. Control de versiones y trazabilidad de cambios
En el proceso de gestión documental, uno de los mayores retos es mantener un control adecuado de las versiones de los documentos y asegurar la trazabilidad de los cambios realizados. Sin un sistema eficiente, es fácil que los archivos se dupliquen, se pierdan versiones actualizadas o se genere confusión sobre cuál es el documento correcto a utilizar.
Con kawak®, cada modificación en un documento queda registrada de manera automática, permitiendo a los usuarios visualizar el historial de cambios, identificar quién realizó cada ajuste y garantizar que siempre se trabaje con la versión más reciente.
- Versionamiento automático: cada vez que un documento es editado, se genera una nueva versión sin afectar la original, asegurando en control preciso de las modificaciones.
- Historial de cambios: permite consultar quién realizó cada modificación, en qué fechas y qué ajustes se hicieron, facilitando la auditoría y el control documental.
- Notificaciones y alertas: se pueden configurar alertas para informar a los responsables sobre cambios en los documentos, evitando el uso de versiones obsoletas.
- Restauración de versiones anteriores: si es necesario recuperar información de una versión anterior, se puede acceder al historial y restaurar la versión requerida si complicaciones.
Con el control de versiones y la trazabilidad de cambios que ofrece kawak® tu empresa puede asegurar que cada documento evolucione de manera estructurada y organizada.
3. Automatización de flujos de aprobación y firma electrónica
Uno de los aspectos clave en el proceso de gestión documental es garantizar que los documentos pasen por las revisiones y aprobaciones necesarias antes de ser utilizados. Tradicionalmente, este proceso puede ser lento y propenso a errores, especialmente cuando depende de aprobaciones manuales y firmas físicas.
Con kawak®, la automatización de los flujos de aprobación agiliza este procedimiento, permitiendo que los documentos sean enviados, revisados y aprobados digitalmente sin necesidad de procesos burocráticos innecesarios y elimina el uso de papel. Además, la firma electrónica garantiza la autenticidad e integridad de los documentos, reduciendo riesgos de manipulación y asegurando el cumplimiento normativo.
- Flujos de aprobación configurables: define los responsables de la revisión, validación, y aprobación de cada documento según los procesos internos de la empresa.
- Notificaciones y recordatorios automáticos: los usuarios reciben alertas cuando un documento requiere su aprobación, evitando retrasos en la gestión.
- Seguimiento en tiempo real: permite monitorear el estado de los documentos dentro del flujo de aprobación, asegurando visibilidad y control en todo momento.
- Firma electrónica: proporciona un alto nivel de seguridad y autenticidad a los documentos, lo que reduce el riesgo de falsificación o alteración. También facilita el seguimiento y la trazabilidad de los documentos, ya que el software registra cada firma o check de aprobación realizado por los usuarios.
Con la automatización de flujos de aprobación, la firma electrónica de kawak®, tu empresa puede agilizar sus procesos documentales, garantizando que cada uno cumpla con los requisitos de validación de manera rápida y segura.
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4. Seguridad y control de acceso
La información documental de una empresa es uno de sus activos más valiosos, por lo que garantizar su seguridad y restringir el acceso solo a personas autorizadas es fundamental.
kawak® ofrece un sistema de gestión documental con altos estándares de seguridad que protege la información frente a accesos no autorización, pérdidas o modificaciones indebidas.
- Protección de la información con permisos personalizados: esto permite que cada colaborador solo pueda ver, editar o aprobar los documentos que le correspondan, evitando filtración o alteraciones indebidas.
- Trazabilidad y registro de actividad: de esta manera, se facilita la auditoria y el seguimiento de cambios, asegurando una gestión documental transparente y organizada.
- Alertas y controles de acceso en tiempo real: El software kawak® permite configurar alertas para detectar accesos inusuales o intentos de modificación no autorizados, lo que ayuda a prevenir posibles riesgos de seguridad.
Con kawak®, la seguridad y el control de acceso están garantizados, permitiendo que tu empresa gestione la información con confianza.
5. Compatibilidad con normativas
Uno de los mayores desafíos en el proceso de gestión documental es cumplir con las regulaciones y estándares que rigen cada sector. kawak® facilita este proceso al ofrecer herramientas diseñadas para asegurar que toda la documentación de la empresa esté alineada con normativas nacionales e internacionales, como ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, entre otras.
- Cumplimiento de estándares internacionales: permite estructurar y organizar la documentación de manera que cumpla con los requisitos exigidos por organismos de certificación, kawak® ayuda a las empresas a demostrar conformidad con las normativas y a prepararse para auditorías sin contratiempos.
- Auditorias más rápidas y eficientes: genera reportes detallados sobre la documentación y su estado de cumplimiento, permitiendo a las empresas identificar posibles brechas y corregirlas antes de una auditoría,
Con kawak® tu empresa puede gestionar su documentación de manera eficiente y alineada con las normativas vigentes, reduciendo el riesgo de sanciones y asegurando un control riguroso sobre sus procesos documentales.
6. Generación de reportes y seguimiento de documentos
El seguimiento y la generación de reportes son aspectos fundamentales para el proceso de gestión documental eficiente. kawak® facilita este proceso proporcionar herramientas avanzadas que permiten monitorear el estado de cada documento, realizar auditorías internas y generar informes detallados sobre la documentación de la empresa
El software permite generar informes personalizados sobre el estado de la documentación, incluyendo métricas clave como:
- Documentación en procesos de aprobación.
- Historial de cambios y versiones.
- Documentos pendientes de revisión.
- Tiempo promedio de aprobación de documentos.
Estos reportes brindan una visión clara del estado del sistema de gestión documental, lo que facilita la toma de decisiones informadas y mejora la eficiencia operativa.
Con kawak®, tu empresa puede realizar un seguimiento eficiente de la documentación, asegurando un control total sobre cada archivo y mejorando su cumplimiento normativo de manera automatizada.
El proceso de gestión documental es un pilar fundamental para cualquier empresa que busque eficiencia, control y cumplimiento normativo en su operación, Con kawak®, las organizaciones pueden centralizar toda su información en un solo lugar, asegurando que cada documento sea fácil de crear, administrar y consultar.
Además, su compatibilidad con normativas y la posibilidad de generar reportes detallados facilitan la toma de decisiones estratégicas y el cumplimiento de auditorías, garantizando un proceso eficiente y transparente.
Digitaliza y optimiza el proceso de gestión documental de tu empresa con kawak®. Olvídate del papeleo innecesario, evita errores por uso de versiones obsoletas y asegura el control total de tu información.
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