Los workflow son herramientas que se han utilizado por décadas en infinidad de situaciones. Se trata de una secuencia que guía una tarea, proyecto, actividad o evento de un paso a otro, con el fin de mejorar la velocidad, efectividad y estandarización de los procesos empresariales.
Los flujos de trabajo en la empresa surgieron por la necesidad de optimizar los procesos, por lo que nacieron como una herramienta dentro de la disciplina de la administración de procesos de negocio (BPM). En la actualidad, existen soluciones tecnológicas que permiten automatizar el uso de workflows, facilitando la detección de desencadenantes (triggers), la generación de reportes, la asignación y seguimiento de responsabilidades y la visualización de resultados.
Un workflow puede ser documentado como una lista de pasos, o como un documento detallado de procesos que incluyen muchos procedimientos, tareas, actividades y responsables. Además, los flujos de trabajo se suelen representar utilizando listas numeradas, diagramas de flujo y checklists.
El workflow permite guiar a los miembros de un equipo a hacer las cosas de la forma correcta, a ordenar la información de la empresa y sus procesos, trabajar eficientemente y de manera coordinada, evitar cometer errores y realizar la gestión de calidad en la nube (en caso de utilizar una herramienta automatizada).
Beneficios del workflow o flujo de trabajo
Como una solución que permite optimizar el trabajo mediante procesos en cualquier tipo de trabajo, los workflows generan una serie de beneficios para las empresas. Estos son:
-
Mejoran la productividad
Cuando se implementa un flujo de trabajo claro, los colaboradores enseguida sienten una mejor productividad en sus tareas diarias, especialmente cuando el workflow es automatizado. Los equipos de trabajo ahorran tiempo al poder controlar el progreso de las tareas que realizan, lo que les permite mantener presentes y claras sus responsabilidades en el cumplimiento de un proceso.
Incluso, de acuerdo al reporte de McKinsey Global Institute, el 45% de las actividades remuneradas en la actualidad pueden ser automatizadas por la tecnología actual, lo que equivale a 2 billones de dólares en salarios totales.
-
Reducen los errores
Lograr que tu empresa trabaje sin cometer errores es imposible, pero puedes utilizar métodos y herramientas que te ayuden a minimizarlos al máximo. Los flujos de trabajo permiten ser proactivo en la identificación de equivocaciones y fallas, por lo que puedes actuar lo más pronto posible para corregirlos.
Además, es más fácil prevenir errores antes de que ocurran por primera vez, al asegurar que todos los pasos se completen correctamente antes de continuar. En caso de que suceda un error, la automatización del flujo permitirá detectarlo en la ubicación y momento exacto en el que sucedió.
-
Eliminan las tareas manuales redundantes
La mayoría de los trabajadores gastan parte de su tiempo realizando tareas superficiales o que no contribuyen directamente al objetivo de la empresa. Esto significa una cantidad de tiempo que puede ser utilizado en actividades más productivas.
Un estudio de Unit4 reveló que a nivel mundial, los trabajadores de oficina gastan 69 días al año en tareas administrativas, lo que genera costos por 5 billones de dólares al año para las empresas.
Con los flujos de trabajos puedes predefinir reglas de negocio e identificar y remover procesos o pasos innecesarios, lo que permite concentrarse en actividades estratégicas orientadas al negocio, en lugar de tareas operacionales del día a día.
-
Mejoran el control, la transparencia y la seguridad
Con los flujos de trabajo, el micromanagement se reduce considerablemente porque puedes estar seguro de las tareas y responsabilidades de cada integrante del equipo de trabajo, además de llevar un control de los resultados obtenidos y acceso directo a datos asociados.
Cuando los empleados están informados de lo que deben hacer y cómo, los líderes de tu empresa se sienten más cómodos delegando responsabilidades sobre las tareas y proyectos.
-
Facilitan el manejo de actividades múltiples
Controlar la consecución de los pasos hace que exista una mayor visibilidad del estatus de cada tarea, lo que permite una vista más crítica de todos los procesos en cada punto, monitoreando su rendimiento.
Ese control permite trabajar en múltiples tareas, confiando en que se están desarrollando de la forma correcta y detectar posibles cuellos de botella en los procesos.
Ventajas del uso de un workflow automatizado en tu empresa
Por sí solos, los flujos de trabajo representan grandes beneficios para tu empresa, pero cuando se implementan de una forma automatizada, las ventajas se potencializan.
En el auge de la transformación digital en las empresas, existe una amplia variedad de software para gestionar flujos de trabajo que brindan ventajas a largo plazo para las empresas.
KAWAKⓇ es una de esas soluciones que te permiten maximizar los beneficios del uso de workflows en tu empresa. Nuestro software te permite ordenar, gestionar y analizar los procesos de tu empresa basado en una gestión simple y efectiva, facilitando la adopción del nuevo mundo digital.
Puedes diseñar workflows para los diferentes procesos en tu empresa, con acciones como bifurcaciones, solicitudes de aprobación, envío de correos, gestionar la comunicación interna y externa, personalizar los campos y asignarlos a diferentes usuarios o cargos. Además, te permite exportar y analizar la información registrada en los flujos para su análisis.
¡Conoce más sobre cómo KAWAKⓇ le ayuda a tu empresa a implementar una gestión simple y efectiva con flujos de trabajo automatizados!
