Dirigir una junta de trabajo a veces puede resultar un reto, pues requiere de responsabilidad, organización, objetividad y paciencia. De hecho, se necesita una participación activa de varias personas con ideas para compartir opiniones y posturas que aporten a este tipo de reuniones. Por eso, se vuelve indispensable dirigir y establecer una pauta que permita llevarlas a cabo de manera correcta y efectiva, además de que sea una sesión productiva y se logren los objetivos.
¿Para qué documentar una minuta de junta?
Realizar una minuta de reunión hace posible que se capturen los problemas y resultados de las reuniones. Adicionalmente, se vuelve necesaria con el fin de llevar un consolidado de lo que se comenta en las reuniones, ya sea con fines de consulta para el futuro, o constatar el cumplimiento de los acuerdos establecidos en la misma.
De lo anterior, cabe resaltar que, en la actualidad existen juntas de trabajo eficaces que pueden hacerse de manera virtual, de modo que, a través de un software esta opción te permitirá incluir toda la información automatizada de los compromisos generados, además de enlazar las evidencias y realizar tus sesiones oportunamente.
En KAWAK® te brindamos la posibilidad de consolidar tus actas e informes dentro de nuestro sistema de gestión, donde puedes llevar a cabo revisiones periódicas de los documentos de tus reuniones y comités en línea; también podrás hacer seguimientos, preservar la confidencialidad, y en caso de que lo prefieras así, no tendrás que utilizar más papel y ahorrarás tiempo en recolecciones de firmas físicas. Por lo tanto, te compartiremos algunas de las razones por las cuales es una gran opción implementar minutas en tus reuniones con tecnología.
Documenta tus juntas con un software
Escribir todo lo que sucede en un encuentro corporativo, no solo te ayudará a tomar decisiones, sino cumplir con los acuerdos legales establecidos durante la reunión. Asimismo, te será muy útil para futuros espacios y las partes involucradas o terceros comprenderán mejor el registro que se efectuó de la sesión. De igual manera, involucrarás más a tus trabajadores, al poder hacer un seguimiento y cierre efectivo de los compromisos o acuerdos de la reunión.
Por eso, con nuestro software tienes dos formas de manejar tus actas o minutas, estas son:
1. Creación de tu acta a partir de una plantilla, la que tú consideres más apropiada. Seguido a ello, llena espacios vacíos propios de la sesión y cuando los hayas completado, ya tendrás tu minuta generada con los campos predeterminados de la plantilla.
2. Creación de tu acta desde cero, también puedes crear un acta sin ningún tipo de formato preestablecido, solo deberás darle un nombre y continuar con el llenado y la configuración.
Ahora, ingresa la información de la reunión con los datos básicos e indica si tu reunión es virtual junto con el link de conexión. También, marca si tu acta es confidencial y selecciona quiénes la podrán ver, quiénes están convocados y quién es el organizador de la reunión.
Cuando notifiques a los convocados, recibirán un correo electrónico con el enlace para que se unan fácilmente. De igual manera, el que envía el e-mail recibirá el acceso a la reunión.
Vista del organizador
Si así lo deseas, selecciona las áreas de tu empresa e ingresa algunas palabras clave que te ayuden a ubicarlas mejor. También, si dentro de lo que quieres es convertir el acta en un documento de trabajo, con nuestro software de gestión documental podrás asegurarlo, visualizarlo y editarlo siempre. Asimismo, estará a disposición de tus colaboradores, de esta forma no tendrán que solicitar aprobación.
3. Asignación de tareas de juntas
Este punto se considera indispensable dentro de las minutas, ya que justamente, como su nombre lo indica, asigna las tareas que deben tener en cuenta los trabajadores para el cumplimiento de los objetivos establecidos en la reunión. Igualmente, en cada acta elaborada se puede revisar el estado de ejecución de las tareas asignadas a los trabajadores y hacer seguimiento de su cumplimiento.
4. Seguimiento de acuerdos
Como complemento de lo anterior, para toda acta se vuelve imprescindible hacer un seguimiento que muestre el compromiso pactado en la reunión mediante la minuta. Por lo tanto, cuando se realiza un acta de reunión en nuestra plataforma se le debe hacer acompañamiento hasta su ejecución. Solo debes dar clic en Actas e Informes y ver qué compromiso es el que vas a revisar.
5. Verificación y estado de acuerdos de minutas de juntas
Sin las minutas, los detalles pueden perderse y resultará complicado proponer soluciones con claridad y tomar decisiones. Por ello, luego de seleccionar una minuta, puedes marcar el estado del nuevo seguimiento. Así que deberás tener en cuenta los colores semaforizados que te presenta la plataforma, donde te indican la Responsabilidad/Estado de los acuerdos.
De esto, se podría decir que las actas son un componente importante en los encuentros, puesto que garantizan un registro de los procedimientos de las empresas, y claramente, dan paso a que los involucrados participen y haya comprensión clara de los resultados y expectativas.
Con lo descrito hasta aquí, ya que tienes una idea de cómo conducir una reunión efectiva, no olvides que en KAWAK® buscamos simplificar tus procesos empresariales. Por esta razón, te ofrecemos un software de gestión de calidad para crear tus minutas a través de nuestro módulo de Actas y Minutas. Más de 600 empresas públicas y privadas han confiado en nosotros, no esperes más y digitaliza tu gestión.
