Enfoca tus reuniones y comités para obtener resultados efectivos 🎯

Todos hemos estado en reuniones que fueron mal dirigidas, incluyeron a las personas equivocadas y no condujeron a objetivos concretos. Al optimizar la forma en que se llevan a cabo las reuniones y comités, las empresas tienen una manera importante de mejorar de inmediato la forma en que gestionan el tiempo. Seguir buenas prácticas, utilizar las herramientas de colaboración adecuadas y responsabilizar a todos, puede mejorar significativamente la experiencia y resultados de tus reuniones y comités.

¿Qué es un comité y qué lo diferencia de una reunión?

Un comité consiste en un subgrupo designado de personas dentro de una organización que se unen para cumplir una función predeterminada. El trabajo de un comité se describe en estatutos o políticas y a menudo se lleva a cabo en una serie de reuniones. Un comité puede operar como un órgano de gobierno, supervisando una función organizacional o responsabilidades específicas durante un período prolongado de tiempo, o también puede funcionar como un equipo de proyecto que se disuelve una vez que se logra el objetivo o meta.

Teniendo en cuenta estos aspectos, un buen comité está conectado y tiene impacto con los resultados obtenidos en una empresa.

Dependiendo de su función, los comités pueden funcionar como reuniones de equipo, reuniones de proyectos o reuniones de la junta. Sin embargo, se diferencia de las reuniones, la notificación del previo aviso a los asistentes, el cumplimiento del quórum, la votación y las actas de reunión que deben dejarse de evidencia. 

Elementos que se deben tener en cuenta para realizar reuniones sin perder el foco principal

• Invita a la cantidad de personas adecuadas. Siempre pregúntate: ¿todas estas personas realmente necesitan asistir a la reunión? Trata de reducir la lista de asistentes a una reunión en cuanto sea posible e invita solo a las personas cuya presencia es esencial y genera valor.
  
  
• Ten un objetivo claro. Si no estás seguro de lo que estás tratando de lograr, puedes estar seguro de que no sucederá. El factor número uno para una reunión exitosa es tener un objetivo claro y una agenda concreta. Por ello, comienza cada reunión indicando el objetivo final de esa reunión o lo que se espera obtener cuando finaliza. 
  
  
• Prepárate. La clave para una gestión exitosa de las reuniones está en la preparación. Antes de que comiences la reunión, proporciona a todos los participantes una agenda. Esta debe incluir: una lista de temas a cubrir, una breve descripción de los objetivos de la reunión, una lista de personas que asistieron a la reunión, quien abordará cada tema, la hora y el lugar de la reunión, donde se dejará evidencia de cada tema tratado y cualquier otra información de fondo que los participantes necesiten saber sobre los temas a tratar.
  
  
• Define responsabilidades. Asigna a una persona que sea el líder y facilitador de la reunión y a otra que tome notas para que redacte y comparta las actas dentro de un tiempo acordado.
  
  
• Prueba algunos formatos de reunión nuevos. Las reuniones de pie tienden a ser productivas y rápidas, tipo scrum. Claro está, no funcionan si tienes muchos temas para discutir, pero pueden ser muy efectivas cuando hay que tomar una decisión.
  
  
• Cierre, al final de la reunión confirma los objetivos logrados. Es importante mencionar los logros alcanzados al final de la reunión y compararlos con el objetivo o agenda inicial planteada, esto con el fin de hacer consciente lo que se logró y lo que no durante la reunión y analizar si se requiere programar una segunda sesión de la misma o designar tareas individuales a los participantes para concluir los puntos pendientes. 

Elementos para realizar comités sin salirse del objetivo inicial

• Tamaño del Comité

El comité debe tener el tamaño adecuado. Si es demasiado grande, es posible que muchos miembros no tengan la oportunidad de expresar sus puntos de vista y la situación a veces puede volverse caótica. Si es demasiado pequeño, se vuelve difícil obtener diferentes puntos de vista de las situaciones tratadas; lo ideal es que tengan entre 5 y 9 integrantes.

Además, los miembros del comité deben ser cuidadosamente seleccionados, pues deben tener la capacidad de aportar para cumplir los propósitos del comité. 

• Preparación adecuada

Debe haber una preparación adecuada para la reunión del comité, una agenda debidamente preparada, provisión de personal adecuado y todos los hechos / datos necesarios, un establecimiento adecuado de la hora de inicio y finalización de la reunión, argumentos sobre los tipos de información necesaria para tomar una decisión y un resumen de esta información en un formulario estándar, etc. De modo que el trabajo del comité se agiliza enormemente.

• Comunicación abierta

Los miembros del comité deben tener una comunicación abierta y las disputas deben abordarse y resolverse con un enfoque de resolución de problemas y de opiniones conciliadas.

• Se debe seguir un procedimiento lógico

El comité debe seguir procedimientos lógicos mientras se conduce la reunión para que la ejecución del orden del día se lleve a cabo de manera ordenada y se logren conclusiones y resultados de valor.

• Es necesario un seguimiento adecuado

Las actas del comité deben ser preparadas y distribuidas a cada miembro y los directivos, en todos los casos, lo antes posible después de terminar la reunión.

• Evaluación constante del funcionamiento del comité

El trabajo del comité debe evaluarse constantemente. Esto se hace para determinar si el comité está funcionando de manera efectiva en términos del propósito para el que fue creado y si ese propósito sigue siendo válido. lo anterior porque los comités a menudo se perpetúan a sí mismos.

Las reuniones son inherentes al funcionamiento de las empresas, pero no tienen por qué ser un ladrillo o  una perdida de tiempo. Sólo definiendo claramente su objetivo y ejecutar un procedimiento lógico de ejecución de tus reuniones y comités, podrás obtener resultados efectivos y que tu equipo de trabajo sea más productivo con su ejecución.  

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