Beneficios de digitalizar tu sistema de gestión documental

Con la cantidad de información creciendo exponencialmente en tu empresa, es indispensable que cuentes con una herramienta que vaya más allá de solo almacenar documentos a optimizar la gestión de los mismos. Un software de gestión documental te ayuda a mantener la información organizada y a generar eficiencia en los procesos para favorecer la productividad empresarial.

¿Qué es un software de gestión documental?

Es una solución tecnológica que le permite a tu empresa automatizar las actividades de organizar, capturar, digitalizar, proteger, etiquetar y gestionar los flujos de creación o aprobación que requieren los diferentes documentos de tu compañía. Inicialmente el software de gestión documental se originó como una solución para llevar los documentos físicos al espacio digital, pero ha evolucionado a tal punto que permite automatizar ciertas actividades de los procesos en las empresas a través de la captura digital de información, ya sea a través de un computador o un celular; adicionalmente ha permitido reflejar fácilmente la trazabilidad de los flujos de aprobación de cada documento. Estas bondades de un software de gestión documental permite que los datos e información ingresada pueda ser analizada en el futuro para las decisiones del negocio. 

Esto lo convierte en un aspecto clave en la transformación digital de las empresas, convirtiéndolo en una herramienta indispensable que aporta beneficios a las empresas que proyectan crecer a futuro, estar a la vanguardia y no desfallecer. 

Ventajas de un software de gestión documental en la transformación digital de las empresas

Un software de gestión documental ofrece variedad de ventajas porque mejora la forma en la que funcionan los procesos, actividades y tareas en tu organización. Los principales beneficios son:

• Todo en un solo lugar: almacenarás toda la información de tu empresa en un solo lugar: en la nube. El software de gestión documental te da acceso a una base de datos en la que puedes guardar gran cantidad de archivos digitales y tener acceso a ellos muy fácilmente.  
• Seguridad: con un sistema de gestión digital la seguridad de tus documentos no se verá comprometida, debido a que tú decides y asignas permisos a quién puede tener acceso a la información. Lo cual te brinda la seguridad de que tus documentos permanezcan restringidos para un número limitado de colaboradores.
• Es colaborativo: permite asignar responsables para crear, diligenciar, revisar y aprobar documentos. Con ello, todas las personas y procesos tienen claro su rol frente al documento. Adicionalmente te permite saber quién ha editado, eliminado o creado información. Toda esta colaboración e interacción que facilita un software de gestión documental es un aspecto clave para que la transformación digital de tu empresa sea efectiva.
• Actualización simultánea: la ventaja de tener todo en un solo lugar también hace que puedas actualizar la información simultáneamente a medida que ocurren los cambios. Esto permite que las personas autorizados siempre van a acceder a las últimas versiones de los documentos.
• Accesibilidad: es una de las mejores ventajas porque no importa lo que le suceda a tus dispositivos, un software de gestión en línea te permite el acceso a la información desde cualquier lugar.
• Optimización del tiempo y costos: te permite aumentar la eficiencia en el trabajo de los colaboradores al automatizar muchas tareas, lo que implica mayor productividad y ahorro de tiempos,  y como ya sabes tiempo ahorrado se traduce en dinero ahorrado.

¿Cómo elegir un software de gestión documental?

Con la amplia cantidad de opciones que puedes encontrar de softwares para tu sistema de gestión documental; puede ser un poco abrumador el tomar una decisión sobre cuál es la mejor opción para tu empresa. Sin embargo, hay algunos aspectos clave que debes considerar que te pueden ayudar a elegir:

• Seguridad: si  bien una de las ventajas es una mayor seguridad frente a un sistema de gestión documental físico, es importante verificar las características de seguridad del software; como disponibilidad, protocolos de comunicación seguros, tipo de almacenamiento, cifrado, etc.
• Escalabilidad: tu negocio crece constantemente, por lo que necesitas un sistema que crezca con él. Esto quiere decir que debes comprender la escalabilidad que te ofrece cada una de las opciones con el fin de tener cubiertas las necesidades a futuro.
• Usabilidad: aunque la mayoría de las opciones son algo similares, siempre habrá diferencias. Es indispensable comprender qué es capaz de hacer el software y cuáles son esas funcionalidades más importantes para tu negocio. Además, deberías preguntarte si el software es fácil de usar, intuitivo y acorde a las habilidades de sus colaboradores.

Te recomendamos leer también este artículo: 7 tips para seleccionar el mejor software para el Sistema de Gestión de Calidad ISO9001

Toma tu tiempo para elegir y evalúa cuidadosamente las opciones. A partir de ahí, puedes obtener los beneficios de la máxima eficiencia, seguridad y ganancias que te puede brindar un software de gestión documental.