¿Cómo lograr que tus colaboradores usen el documento correcto?

Muchas veces cuando las organizaciones manejan una gran cantidad de documentos no saben cuáles pueden estar desactualizados y los colaboradores tienden a cometer errores pensando que están usando los documentos correctos. De hecho, cabe la posibilidad de que existan archivos duplicados en la computadora que generen desorientación, reprocesos e impidan el avance de las operaciones, por lo cual será necesario tomar acciones al respecto para controlar cual es la información y datos correctos que deben usar los colaboradores en sus actividades.

La información duplicada tal vez pueda ser la principal causa de errores no intencionados por parte de los colaboradores y que genera inconsistencias en las funciones de las distintas áreas empresariales, afectando la eficiencia operativa en conjunto de la organización.

¿Cómo se generan documentos duplicados en la empresa?

¿Te ha sucedido que tus empleados han generado varias copias de un mismo archivo para que no se pierda? ¿O que lo almacenan con el fin de tenerlo a la mano para cualquier situación? Sí es así, permítenos decirte que cometieron un grave error, pues con el tiempo esto puede traerte consecuencias por no saber cuál es el que debe conservarse o retirarse. 

Además, tener una gran cantidad de documentos sean en físico o almacenados ocasionarían conflictos dentro de la compañía, pues podrían llevarla a un desorden que probablemente detendrían las actividades ejecutadas. 

Pero, ya no debe ser un problema para ti esta gestión, ya que con el software de gestión documental de KAWAK® podrás centralizar y controlar todos tus archivos en un solo lugar en internet, de manera ágil y efectiva. Aquí tendrás la oportunidad de importar tus documentos existentes en formatos Office o PDF, crearlos y registrarlos en línea. Asimismo, ahorrarás papel y estarás contribuyendo al medio ambiente y contarás con mayor claridad de las versiones generadas de la documentación suministrada a tus colaboradores. Por otra parte, tendrás la posibilidad de generar una actualización de documentos y archivos empresariales cuando sea necesario. 

Con el sistema de gestión de calidad en la nube que te ofrecemos, olvídate del uso indebido de las copias obsoletas de los documentos, dando de baja los que no te funcionan. De igual modo, consulta fácilmente la trazabilidad de tus documentos, quién los crea, los usa o los elimina, desde sus revisiones hasta los controles de cambio. ¡Simplifica la administración de tus archivos, digitalizando toda tu información!

¿Cómo mejorar la gestión documental con un Software?

Inicialmente, esta alternativa te permite tener una plantilla donde puedes asignar el tipo del documento y personalizar la marca de agua de los mismos. Igualmente, puedes configurar el orden de visualización, que aplica para el mapa de procesos, el cual también incluye la solución. Asimismo, puedes probarlo gratuitamente a través de nuestro demo, configurar alertas, parámetros y códigos en la documentación. Por otra parte, tendrás la posibilidad de migrar exitosamente todos tus documentos actuales a KAWAK®, crear formularios online, solicitar aprobación o eliminación de ellos, al igual que realizarles seguimiento y reportes. 

1. Inserta el documento que vas a editar y modificar. 

2. Seguido a ello, elige el tipo de documento que quieras, como: procedimiento, instructivo, manual, formato de edición en línea, formato en pdf, etc.

3. Luego, si deseas asígnale un prefijo, así será usado en la codificación de la documentación. Puedes utilizar P, FR, INS, etc., el que más se ajuste al archivo. También podrás configurar marcas de agua a cada tipo de documento.

4. Ahora, pon el orden que quieres de visualización para tu tipo de documento desde el mapa de procesos. Define permisos, qué áreas y colaboradores pueden ver, modificar, revisar, usar o eliminar la documentación:

5. Cuando el colaborador hace clic sobre el proceso se desglosará todos los documentos que se han asociado a dicho proceso así:

6. También podrás visualizar los documentos ingresando al listado maestro de documentos y registros:

 

7. En caso de agregar a tu tipo de documento la marca de Caracterización, ten en cuenta que el software lo vinculará directamente con los documentos, formatos, indicadores y riesgos filtrados por el proceso y los actualiza conforme a estos vayan modificándose. Su vista puede ser así.

Con estos aspectos considerados, sin duda, podrás implementar una buena gestión de versiones de documentos duplicados en tu empresa y lograrás que tus colaboradores usen siempre el documento adecuado. Además, gracias a la optimización de la gestión de documentos que te brinda KAWAK®, tus funciones y procesos ya no se verán afectados por los archivos físicos, manuales u obsoletos que tenías. 

¿Qué esperas para fortalecer los procesos de tu organización? ¡Permítenos ser tu aliado!

Gestión documental sistemas de gestión ISO 9001

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