Es una pregunta que se hacen muchas de las personas que lideran procesos en las organizaciones y aún más cuando están certificadas o en miras de hacerlo con la norma ISO 9001:2015. Y es que la norma en su numeral 6.3 habla de la Planificación del cambio, y si bien en versiones anteriores de la norma no se hablaba de forma explícita de la gestión del cambio, éste sí era transversal a algunos de sus numerales.
Sabemos que los cambios pueden generar Incomodidad, molestia, resistencia, desobediencia pasiva y excusas: "Lo quiero implementar, pero no he tenido el tiempo de hacerlo". Lo anterior se debe a que nos da temor salir de nuestra zona de confort porque pensamos que no vamos a tener la información o el conocimiento suficiente para afrontar los cambios. Esos mitos o falsas creencias se crean por falta de confianza o porque creemos que la manera como venimos haciendo las cosas es la mejor y la única, y que no hay otros caminos. Eso es lo que tenemos que desvirtuar, haciendo una buena planificación del cambio.Ahora, independientemente que se tenga un sistema de gestión de calidad en la empresa, la Gestión del cambio nos atañe a todos y es por eso que en este post hoy vamos a tratar algunos puntos importantes que se tejen alrededor de este tema.
Iniciemos preguntándonos ¿Cuáles son los motivos que nos pueden llevar a generar cambios en la empresa?
- Crecimiento del negocio
- Nuevas tecnologías
- Estratégicos
- Fusiones
- Innovación
- Cultura organizacional
- Cumplimiento de requisitos legales
Esta lista puede ser interminable, por esto seleccionamos los que hemos evidenciado y se presenta de forma común.
Luego, en un segundo paso, necesitamos identificar la causa o el problema que está generando el cambio. En este punto, la conocida DOFA juega un papel muy importante ya que para identificar la causa o el problema necesitamos conocer bien el entorno y eso lo hacemos por medio del análisis interno de la organización a través de las Debilidades y Fortalezas. Estas nos van a permitir identificar la fuente primaria (clima organizacional desfavorable; baja productividad; obsolescencia de productos y/o servicios, entre otros) que lo genera.
En el tercer paso evaluemos nuestros stakeholders ya que los cambios que realicemos van a incidir directamente en ellos.
implementación de los cambios, cuarto paso, es necesario que preparemos el terreno. No todas las personas tienen las mismas motivaciones y por eso cuando se socialice el cambio, debe atender a estas. Es vital que los cambios se presenten desde la perspectiva del equipo de trabajo; que se perciba un beneficio personal y no solo para la empresa. Así que tengamos en cuenta estos dos puntos:
- Tener un sponsor o facilitador del cambio que promueva la comunicación asertiva, sea imparcial y que su misión corresponda a orientar.
- Documentar el cambio donde se exponga el propósito, objetivo, plan de trabajo con sus metas y se tenga claridad en cómo se va a medir el cumplimiento, los riesgos, impacto, visión de los resultados y beneficios que se van a obtener para motivar y comprometer a todos los colaboradores de la organización.
Los invito a tener cambios anticipados, esto les va a permitir evaluar los riesgos que se puedan presentar, ya que los cambios reactivos e inesperados sólo se pueden trabajar con planes de contingencia y los colaboradores no los van a adoptar. Si tenemos una buena gestión del cambio vamos a tener empresas que posean una cultura de innovación, organizacional, de aprendizaje continuo y comunicación asertiva, todo esto siempre en busca de la mejora continua.
Finalmente les dejo unos tips para la gestión del cambio
- Involucrar a todos los colaboradores de la empresa
- Conocimiento de los individuos para gestionar el cambio
- Romper esquemas, buscar la mejor forma de hacer las cosas
- Anticiparse a la resistencia
- Impartir conocimiento de los cambios
