Los proveedores son una parte fundamental en el desarrollo de cualquier empresa. Ellos se encargan de suministrar todos los recursos, piezas y demás componentes para llevar a buen término cada una de las operaciones de la organización. Además, son una parte esencial a la hora de evaluar parámetros como la calidad, el cumplimiento y los tiempos de entrega. Si crees que no estás haciendo una adecuada gestión de compras y abastecimiento, sigue leyendo esta nota y descubre cómo optimizarla ahora.
¿Qué es la gestión de proveedores?
Las compañías no crecen solas, por eso, no solo basta con impulsar el crecimiento del área de ventas, también debes proveer una atención preferencial para los aliados que te ayudarán a alcanzar cada uno de tus objetivos. La gestión de proveedores hace referencia al paso a paso a través del cuál podrás contratar la mejor alternativa del mercado alineado a tus necesidades, también a toda la información que debes analizar de tus proveedores para tomar decisiones, evaluar o mejorar la relación comercial.
Ten presente que independientemente que tu empresa sea de servicios, es necesario tener una gestión de proveedores organizada. Con el fin de tener una visión completa de las entradas o suministros de nuestras cadenas de proceso, áreas o procesos individuales, y al mismo tiempo contar con la información mínima necesaria para comparar proveedores, responder preguntas como ¿saber si estoy trabajando con el “mejor proveedor”?, para agilizar procesos presupuestales, de negociaciones, etc.
Importancia de tener una gestión de proveedores
El valor que tiene elegir a los proveedores adecuados se puede resumir en tres puntos: costos, flexibilidad y cumplimiento. En el primer aspecto hay que considerar el porcentaje dentro del presupuesto que destina tu compañía a la hora de gestionar a un distribuidor. Si tienes varios, los montos aumentarán y en ese sentido no es conveniente mantener precios que sobrepasan el límite que has fijado previamente.
La segunda condición tiene que ver con la calidad y la atención que le brindan a tus necesidades. En caso de continuar con empresas rígidas, en las que sientes que tus requerimientos no son atendidos, puede que no logres desarrollar el producto adecuado para tu audiencia. Lo que puede ocasionar que termines perdiendo a clientes que ya habías fidelizado. Por último, la tercera cualidad te ayudará a mantener tu reputación, ejecutar la promesa de compra es uno de los aspectos que hará que conquistes a un público más amplío. No olvides que para ello, puedes guiarte por las cláusulas establecidas en el contrato con tu proveedor.
¿Cuáles son los pasos para automatizar las tareas con tus proveedores?
A través de la automatización de flujos de trabajo se pueden establecer etapas claras para facilitar esta labor y obtener la información necesaria para elegir la mejor alternativa. Sin embargo, si no tienes claros estos pasos es posible que elijas distribuidores que van en contravía de tus metas además de poner en riesgo las operaciones de tu organización. La mejor forma de evitarlo es contando con un gestor de proveedores que te permita cumplir con el siguiente proceso:
1. Determina las necesidades de compra y proveedores que tiene tu empresa
Tener claro el objetivo y propósito por el cual buscas un proveedor es fundamental para establecer los parámetros que necesitarás para cumplir con este proceso. Por ejemplo, si tu negocio es vender alimentos a demanda según eventos particulares, necesitas un distribuidor de alimentos que sea flexible y te aporte muchas opciones de suministros para la preparación de menús variados según los requerimientos de tus clientes, es posible que aquí el costo sea poco negociable porque cobra más valor el poder tener la flexibilidad de tener diferentes insumos en cada pedido. En otros negocios como el de la producción en masa de un artículo, la flexibilidad tal vez no sea un criterio tan estratégico como el precio de las materias primas. Por tanto ser cosnciente de las características y requerimientos de tu cliente y tu negocio, será el inicio clave para definir los pasos adecuados para tu gestión de proveedores.
Por ejemplo un proceso automatizado de gestión de proveedores que hace validaciones de seguridad y estudios financieros, se verá así en un flujo automatizado de trabajo:
2. Inscripción de proveedores
A partir de la descripción que elaboraste en el primer punto, podrás recibir diferentes propuestas evaluando cuáles son las que mayor concordancia tienen con lo que buscas. Los ámbitos que establezcas te permitirán filtrar adecuadamente a cada organización e identificar el rango de ganancia a partir de las características que te están ofreciendo. En este punto debes incluir datos como nombres, dirección, correo y teléfono de la persona responsable, también puedes añadir el tipo de proveedor e información tributaria.
Para automatizar este proceso, los software de workflow te permiten asignar calificaciones para cada factor. De esta forma, obtendrás una ponderación imparcial y lograrás realizar una lista más concreta con las opciones que resultan más beneficiosas para tu empresa. Las hojas de vida que registres deben completar los campos que te ayudarán a estimar más adelante cómo es su desempeño.
Uno de los beneficios de la sistematización automatizada de la gestión de proveedores, es la posibilidad de que los proveedores se inscriban y participen por cuenta propia de acuerdo a las ofertas de compra que publiques. Esto permite optimizar tiempos para ambas partes y facilita la búsqueda y filtro de los posibles proveedores que requieras contratar, ya que verás los candidatos que cumplieron con los requerimientos del formulario de la oferta. Adicionalmente podrás recibir alertas de cada registro, una alerta automatizada de la postulación de proveedores se visualiza de esta forma en un software de flujos de trabajo de gestión de proveedores:
Para la evaluación puedes tomar como referencia los datos registrados en el punto anterior. Así, elaborarás apreciaciones objetivas a partir de particularidades específicas. Un punto positivo de las plataformas de flujos de trabajo automatizados es que te ayudan a personalizar y hacer escalable cada una de estas características para que vayan en concordancia con el crecimiento de tus operaciones comerciales.
5. Reevaluación de proveedores
En este punto se busca una mejora continua, pues finalmente una relación organizacional dependerá de la identificación de fallas y el crecimiento sostenido de las características que más los ha destacado a lo largo de los años. En este sentido, a través de plataformas automatizadas como la que te ofrece Kawak, mejorarás la comunicación al tener la opción de enviar una retroalimentación que le permita al proveedor identificar en qué errores está incurriendo.
6. Seguimiento de proveedores
Para este punto no solo podrás agruparlos de acuerdo a su clasificación sino que también tienes la posibilidad de visualizar si a lo largo de los años o el tiempo que llevan contigo han podido incrementar su desempeño. Además, te permite corroborar si la hoja de vida se mantiene actualizada o si es necesario un documento adicional para cumplir con todas las solicitudes establecidas por ley.
El momento para cambiar la gestión de tu organización es ahora. Despídete de mecanismos obsoletos; mejor consolida una imagen profesional, eficaz y completa a través de Kawak. Nuestro software te permite añadir varios módulos, consolidar un sistema de gestión digital y remoto para que accedas a él desde cualquier lugar. Además, la plataforma se destaca por ser intuitiva, simple y de fácil manejo: en pocos clics, tu sistema de gestión cumplirá con su propósito. Comunícate con nosotros y cuéntanos cuál es tu idea.
