Uno de los recursos más valiosos de las organizaciones es el tiempo de sus colaboradores. Una parte considerable de este tiempo es invertido en reuniones de trabajo, aproximadamente entre un 15% y 20%, que puede incrementarse hasta un 33% en cargos directivos. Esto representa hasta 53 horas de trabajo al mes de un trabajador.
Sin embargo, algunas reuniones pueden ser una pérdida de tiempo.
¿Te ha pasado que fuiste citado a una reunión y ésta tomó más de 20 minutos para iniciar por los problemas técnicos para proyectar su presentación, o cada invitado siguió respondiendo mails en su laptop o celular y al finalizar la reunión no se cumplió el objetivo para el cual fue citada?
Bueno, el tiempo es dinero y por esto a continuación encontrarás una serie de buenas prácticas para hacer de tus reuniones un espacio efectivo y productivo para tu organización.
Invita sólo a las personas necesarias
¿Te han citado a una reunión y sientes que fuiste de “carácter decorativo” y que durante ese tiempo pudiste haber finalizado ese informe que tanto necesita tu jefe?
Invita a las personas estrictamente necesarias a tus reuniones. Las buenas prácticas indican que en una reunión que requiera de toma de decisiones, no deberían haber más de 8 personas (regla 8-18-1800). A mayor número de personas, más complejo es llegar a un consenso.
¿La reunión que piensas hacer sólo es para transmitir información? Mejor usa otros mecanismos más efectivos para este fin como son las carteleras físicas o electrónicas, o el correo electrónico.
Agenda de manera clara y oportuna
Evita enviar invitaciones a reuniones con media hora de antelación; es probable que la gente ya tenga planeado su día laboral. Valida la disponibilidad de las personas y reserva el espacio con anterioridad. Para esto puedes apoyarte en herramientas tecnológicas como las agendas del correo que te permiten consultar la disponibilidad de tus compañeros, y notificar vía correo electrónico.
En la invitación, debes incluir un título claro y el objetivo de la reunión, la agenda de temas a tratar (si aplica), y cualquier material adicional que deba ser revisado antes de la reunión.
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Prepárate y sé puntual
¿Llegaron los invitados y después de 15 minutos no has podido iniciar la presentación porque no puedes abrir la presentación de PowerPoint, tu laptop no tiene puerto HDMI o no puedes conectarte a Internet? Prepárate para tu reunión con antelación, esto quiere decir que debes llegar unos minutos antes y preparar todos los elementos para el correcto desarrollo de la misma: laptop, documentos, presentaciones, sala, conexión a Internet, entre otros.
La preparación además contempla la designación del líder de la reunión, el cual se recomienda sea un miembro respetado y confiable para el equipo. También debes designar a la persona encargada de documentar la reunión, idealmente a través de un acta.
La puntualidad también es un aspecto fundamental y que refleja la cultura de tu organización. Inicia siempre tus reuniones a tiempo, así no hayan llegado aún todos los invitados, pues de lo contrario, se creará un mal hábito de que llegar tarde es aceptable y se pierda tiempo vital para debatir temas y tomar decisiones. Si alguien llega tarde, no repitas lo previamente tratado; cuando finalice la reunión alguien podrá ponerle al tanto de lo que no escuchó o consultar el acta de la reunión. La puntualidad también aplica para el cierre de las reuniones, termina a la hora pactada y si necesitas más tiempo, agenda una próxima sesión.
Entre más corta, mejor
Realiza la reunión en el menor tiempo posible, se recomienda que las reuniones no tomen más de una hora y media, ideal que sean de una hora.
En las reuniones cortas, las personas tienden a concentrarse en el objetivo y en las tareas necesarias para lograrlo. Menos charla y más acción.
Ambientes libres de distracción
La tecnología puede ser un gran aliado en nuestro día a día, pero ¿te ha pasado que en las reuniones todos están haciendo tareas en sus laptop que no tienen ninguna relación con la reunión respondiendo correos o chateando en sus celulares?
Crea un entorno libre de distracciones, para ello puedes proponer la regla de “No dispositivos” cuando estos no sean requeridos, o que sean usados sólo en casos de fuerza mayor. Esto también es importante para las reuniones virtuales; que no te vean no quiere decir que tu atención no sea igual de importante. Atiende tus reuniones con atención plena.
Documenta acuerdos y compromisos
Aunque existan personas con memoria privilegiada que recuerdan todo lo que se ha dicho, es recomendable documentar las reuniones y los acuerdos o compromisos derivados de las mismas. Esto puede lograrse mediante actas, archivos de audio o video. Si eres el responsable de documentar un acta, enfócate en tomar atenta nota de las conclusiones y los acuerdos de una manera breve y concisa, indicando los responsables y las fechas límite.
No olvides circular el acta a los participantes en un periodo no superior a 48 horas, y si éstas requieren aprobación, envíala una vez finalizada la reunión a los responsables de esta actividad.
Parafrasea y concluye
Usa 5 o 10 minutos antes de finalizar la reunión para parafrasear los acuerdos realizados y las decisiones tomadas; de esta manera te aseguras que todos los asistentes hayan comprendido y estén alineados con las responsabilidades que a cada uno le corresponde.
Espero que estos tips te sean de utilidad y puedas ponerlos en práctica en tu día a día.
Hasta pronto!
