Ahora sí voy a hacer la caracterización de procesos! ¿Cuál es su importancia? descarga una plantilla gratuita

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Actualizar o caracterizar de cero un proceso muchas veces puede resultar en una tarea postergada, ¿por qué ocurre?

Lo primero es entender la razón e importancia por la cual la mayoría de las compañías deciden incorporar el enfoque de gestión por procesos en sus organizaciones.

Una organización existe por que tiene una estrategia y objetivos empresariales que desea alcanzar en cierto tiempo, pero ¿cómo logro saber si las cosas se hacen en linea con esa estrategia y objetivos? Una forma bastante práctica de hacerlo es mediante la alineación y estructuración de procesos. Si la estrategia y objetivos de las compañías no se cumplen, con el tiempo dejarán de ser competitivas y viables, por tanto, los procesos se convierten en una pieza clave para hacer realidad nuestras metas, crecer y ser sostenibles.

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De acuerdo con un reporte de Harvard Business Review Analytic Services Survey, de julio de 2018 donde se encuestó a 1.636 ejecutivos en todo el mundo “alrededor del 50% de las organizaciones no pueden alcanzar el 60% de sus objetivos estratégicos”. Por otro lado un reporte de Economist Intelligence Unit y the Project Management Institute (PMI), de marzo de 2013 señala que el 61% de los encuestados (587 altos ejecutivos a nivel mundial) “reconocen que sus empresas a menudo luchan para cerrar la brecha entre la formulación de la estrategia y su implementación diaria. Además, en los últimos tres años un promedio de solo el 56% de las iniciativas estratégicas han sido ejecutadas”

Mapa de procesos sistema de gestión de calidad

Ahora, es extraño que no separemos el tiempo, nos de pereza o no nos guste documentar y ejecutar los procesos según los requerimientos estratégicos, ¿por qué?, en realidad no sé la respuesta, tal vez por cultura, pero de lo que sí estoy segura es que los procesos son sinónimos de orden y alineación, y las estrategias se plantean para crecer y no quedar rezagados en el mercado, o de lo contrario ¿cual sería el propósito?. Pero no nos vayamos muy allá…A continuación queremos compartirles una plantilla de caracterización para empezar alinear o actualizar de forma simple los procesos de nuestra organización según la estrategia y objetivos que queremos alcanzar.

Por supuesto lo primero es analizar los macroprocesos que permitirán cumplir con la dirección estratégica de la organización y realizar una caracterización por cada uno de ellos:

Caracterización - Procesos

Por ejemplo si mi estrategia es acercar los lazos, generar conexión y recordar vivencias con antiguos compañeros del colegio, un proceso será el de organizar el encuentro de egresados. A continuación presento la siguiente plantilla que diligenciamos en un ejercicio interno de nuestra compañía con este ejemplo coloquial que acabo de citar:

Nombre: Caracterización del Proceso para el Encuentro de egresados del colegio

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