ISO 9001: elementos que te ayudarán a organizar tu empresa

ISO 9001 es mucho más que un estándar, debe ser parte del plan estratégico de tu empresa en lugar de un grupo de requisitos para obtener una certificación porque los clientes, proveedores, aliados lo requieren. Las pautas y los principios de calidad de la norma ISO 9001 son prácticas líderes comerciales que beneficiarán a tu negocio en todos los aspectos. 

Se convierte en un instrumento que te permite organizar todas las áreas de tu empresa para alcanzar los mejores estándares de servicio y satisfacción del cliente. De la mano con ello también te permite estar tranquilo y tener una vida personal organizada gracias a que tu trabajo está “organizado”.

Piensa en las acciones que día a día llevas a cabo, analiza cada tarea que realizas y observa que tanto valor agregan al cumplimiento de tus metas y objetivos en la organización; lo más probable es que encuentres actividades que no agregan valor a tu día de trabajo, es imposible eliminar al 100% esas tareas poco productivas, pero si se pueden eliminar o automatizar a través de tecnología para que tu trabajo sea más eficiente y de valor.

La implementación de la norma ISO 9001 a través de la automatización te guía en la exploración de los procesos y te desafía a optimizar tu lista de tareas para lograr mejorar y logra la mayor eficiencia posible. 

Beneficios de aplicar la ISO 9001

Más allá de la satisfacción del cliente y la mejora en la imagen y credibilidad corporativa, el estándar ISO 9001 ofrece a las empresas beneficios importantes como:

• Favorece la integración de procesos: implementar la norma te permite ser consciente y tener mayor claridad en la interacción de los procesos de tu organización, lo que facilitará que seas capaz de identificar las deficiencias que afectan la alineación y con ello poder mejorar el flujo de los procesos. 
  
  
• Mejora la toma de decisiones: cuando tienes que tomar una decisión y solo te basas en la intuición y no en analizar información objetiva, estás lanzando una moneda al aire sin saber los resultados que puedes tener. Lo mismo sucede con tu empresa, si tomas decisiones dejándote llevar por emociones o corazonadas, no sabes qué resultado esperar. Pero cuando tomas decisiones sobre una base de conocimiento, puedes enfocarte mejor en aplicar acciones a las áreas que realmente te generarán los resultados que buscas. La implementación de la ISO 9001 te ayuda a evaluar y monitorear los procesos, obteniendo los datos y evidencia que debes analizar para decidir.   
  
  
• Fomenta la planificación para alcanzar objetivos: no basta solo con establecer objetivos para alcanzar el éxito, también necesitas tener claro el cómo tienes pensado lograrlos y los recursos que vas a destinar para ello. La ISO 9001 te guía en ese proceso, te ayuda a definir objetivos y a trazar una buena estrategia, adicionalmente te permite hacer seguimiento para que lleves a cabo las tareas necesarias para conseguir dichos objetivos.   

Estos beneficios los puedes lograr a través de la aplicación de los elementos clave de la norma que te mencionamos a continuación. 

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Mapas de procesos 

Definir los procesos es la base en la comprensión de cómo funcionan las operaciones en las empresas. Piensa en la situación en la que deseas comprar una taza de café en la mañana. Debes ir hasta la tienda, hacer la fila, realizar tu pedido y pagar para tener tu café. Esto es un proceso: una serie de acciones que debes completar en una secuencia para completar un objetivo.

Pero ¿qué pasaría si la persona que atiende no tuviera claro los pasos que debe seguir para preparar tu café favorito? Estarías un poco desilusionado, ¿no? A menudo esto sucede en muchas empresas. ¿Cómo logran brindar un servicio de la mejor calidad si no saben las acciones que deben realizar para satisfacer a sus clientes?

La ISO 9001, nos ayuda y nos guía en el reconocimiento de los procesos necesarios para cumplir nuestras promesas de valor a los clientes; permite desglosar todas las actividades en los procesos que dan como resultado productos y servicios con la mejor calidad, reflejando los responsables e involucrados en cada paso. Al conocer el detalle de cada proceso, es mucho más fácil mantener un orden y estandarización y también tener claro los roles y responsabilidades de cada trabajador en los procesos.

Bajo este orden, podemos identificar cuáles son las acciones que estamos realizando repetidamente y que se pueden automatizar, y también evidenciar cuáles tareas son innecesarias para encontrar la forma de minimizarlas. Además, ¡recuerda que los software para ISO 9001, te permiten mapear los procesos de forma gráfica, digital y al acceso de todos!

Planeación y objetivos

La vida está llena de cambios, y al buscar la mejora en tu empresa es inevitable las contingencias e imprevistos, afortunadamente la ISO 9001 nos ayuda a avanzar sin problemas a través de este, pues nos lleva a examinar primero los resultados que queremos lograr y luego a crear un plan y gestionar los riesgos lograr nuestros objetivos. 

Planear las acciones a ejecutar para mejorar, es la mejor forma de trabajar organizadamente. Imagina nuevamente el escenario en el que deseas comprar tu café de la mañana; ya sabes cuáles son las acciones que debes llevar a cabo, pero, ¿qué pasa si no supieras en qué orden debes ejecutarlas, ni los recursos que necesitas para ello? Si llegas a la tienda y no haces la fila para pagar o resulta que no llevas tu dinero contigo, no lograrás tu objetivo de comprar un café. 

Antes de salir de clase debiste planificar, es decir, definir cuál es la consecución de acciones que debes completar para obtener tu café y cuánto dinero debes llevar para pagarlo. 

Así sucede con las empresas: antes de implementar un cambio es necesario diseñar un plan de acción para poner en marcha las actividades necesarias para cumplir con los objetivos, establecer los responsables de cada paso y asignar los recursos que se necesitarán. Por último, tienes que definir la forma en la que medirás la efectividad de las acciones llevadas a cabo. 

Indicadores 

La forma para medir la efectividad de las acciones que implementas es a través de indicadores. Estos te brindan un criterio para juzgar el desempeño de tus tareas, procesos y a nivel general de tu organización. Estos indicadores deben ser viables, válidos, comparables, cuantificables y relevantes.

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Uno de los principales beneficios de establecer los indicadores en tu empresa, es la valoración de la aplicación de los recursos y que permite comparar distintos periodos para un análisis histórico de datos con el fin de llevar una trazabilidad de la mejora u objetivo planteado.  

Documentación y registros

¿Quieres lograr la máxima organización en la operación de tu empresa? Documentar tus procesos y todos los aspectos relacionados con la implementación de la ISO 9001 se requiere de un gran esfuerzo si lo haces de forma manual. Cuando tus procesos están plasmados en documentos digitales, es mucho más fácil llevar una estandarización, porque consigues que todos los integrantes de un equipo trabajen bajo los mismos protocolos. 

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Además, logras adaptabilidad en tus equipos de trabajo, porque ante la falta de cualquier persona, tu empresa no se ve afectada por desconocimiento sobre cómo realizar las tareas. También, los procesos de incorporación de nuevos empleados son más ágiles y organizados, se facilita la definición de indicadores y su control al tener la información disponible para alimentarlos. 

Por último, al documentar en un software de gestión de calidad lo que hacen tus equipos, los aprendizajes y la experiencia que van adquiriendo, no queda en el olvido, sino que te sirven para analizar, retroalimentar y mejorar los procesos en el futuro.

Como puedes notar, la implementación de la norma ISO 9001, es más que lograr una certificación que te permita establecer una imagen hacia terceros, se trata de una herramienta que te sugiere buenas prácticas comerciales para mantener tu empresa organizada y en busca de la mejora continua.

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