El escenario ideal para llevar a cabo procesos exitosos y flujos de trabajo eficientes, generalmente está dado por una serie de criterios o tareas que al cumplirse adecuadamente se traducen en estabilidad y triunfos a nivel corporativo. Sin embargo, dentro de la cadena de procesos, a veces pueden presentarse los molestos cuellos de botella.
Este término, refleja la serie de limitaciones que se pueden presentar a la hora de hacer tareas o presentar resultados y su aparición en las cadenas de procesos puede ocasionar pérdidas de recursos, tiempo y dinero. Sin embargo, los cuellos de botella son una dificultad que muchas veces puede ser evitable, si se actúa de la mano con los recursos adecuados.
¿Qué es un cuello de botella?
Si ponemos en un recipiente amplio una serie de objetos y luego intentamos pasarlos a otro envase por una entrada más estrecha, seguramente la tarea será bastante más lenta que si los objetos pudieran pasar a un recipiente de área más amplia desde el inicio. Este ejemplo, ayuda a entender de forma general qué es un cuello de botella.
Cuando en una cadena de procesos los planes de acción se reparten de manera poco eficiente o con cargas no equilibradas, puede pasar que el flujo laboral se estanque en algún punto. Esta falta de planeación y eficiencia, termina desajustando los tiempos de ejecución que se tenían contemplados y muchas veces se traduce para los clientes como una falta a las promesas y compromisos que ya se tenían pactados.
¿Por qué se presentan los cuellos de botella?
Es importante tener en cuenta que en un proceso, no todas las actividades toman la misma cantidad de tiempo. En algunas ocasiones, la falta de planeación o entendimiento de las particularidades que se presentan en cada eslabón de la cadena de actividades, puede ocasionar una repartición inequitativa de logros o metas poco alcanzables.
Algunas de las señales de alerta más frecuentes para identificar la aparición de cuellos de botella empresariales son:
- Desequilibrio notable en la intensidad de trabajo de algunas áreas de la empresa, en comparación con otras.
- Constantes devoluciones o revisiones de tareas que no cumplen con los parámetros de aprobación.
Los flujos de trabajo te ayudan a identificar los cuellos de botella
Para evitar al máximo que los cuellos de botella generen desperdicio de materiales y tiempo, una buena estrategia es analizar los tiempos, duraciones y responsables de cada actividad que arroja el flujo de trabajo, con el fin de focalizar cuellos de botella en el proceso y generar acciones que permitan balancear las actividades y realizar los ajustes que se requieran en el proceso para mejorar y optimizar los procesos con un flujo de trabajo más eficiente. Para empezar a incluir flujos de trabajo en los procesos, puedes empezar por analizar en detalle las actividades y la estrategia de mapeo que se utiliza, para analizar si se incluyen en el mapeo todas las actividades clave, y adicionalmente dar un paso extra hacia la implementación de un workflow software. De este modo, se puede acceder a indicadores de rendimiento (KPI) para medir la eficiencia de los procesos y los empleados.
Una herramienta de software de flujo de trabajo permite identificar:
- Números excesivos de casos acumulados en una tarea particular.
- Casos pendientes dentro de una tarea y comparaciones entre varios trabajadores en la misma área, para determinar si un empleado está recibiendo más carga que otros.
Ahora que existe mayor claridad frente a lo que ocasiona un cuello de botella, te invitamos a que apuestes por el uso de herramientas que te permitan edificar un futuro sólido para tu empresa. Existen muchas ventajas cuando prefieres sistemas digitales que gestionen por ti los flujos de trabajo y que ayuden a tu compañía a posicionarse, sin pensar en pérdidas de tiempo y recursos. Por eso, en KAWAK® Software de gestión de procesos te brindamos soluciones efectivas para monitorear los procedimientos más importantes de toda tu empresa.
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