La agilización de operaciones y procesos es un factor que le permite a las empresas evitar reprocesos, identificar las oportunidades de mejora y trabajar conjuntamente junto a los demás equipos con el propósito de gestionar mejor las tareas a realizar y el personal que está involucrado en ellas. En este sentido, optimizar el flujo de trabajo contribuye a medir el desempeño y la productividad de los colaboradores reduciendo los tiempos en los que se ejecuta cada labor a su vez que incrementa la satisfacción del cliente final.
¿Es indispensable medir el desempeño de los colaboradores?
La respuesta es sí. Tener un control sobre el desarrollo de la jornada laboral de cada individuo permite evaluar si las tareas se están llevando a cabo adecuadamente, si se está cumpliendo con el conducto regular o si, por el contrario, es necesario el refuerzo a través de capacitaciones u otras herramientas que promulguen una mejora en el cumplimiento de cada asignación. Incluso, en equipos que tienen relación directa con los clientes, medir el tiempo y la manera en que se lleva a cabo esta gestión contribuye a reconocer si los recursos están siendo bien utilizados y cuáles serán las estrategias a implementar para alcanzar las metas comerciales frente al producto o servicio ofrecido.
Por otro lado, contar con una estructura definida le da orden y planificación a las compañías sin importar su tamaño o número de colaboradores. Esto ocurre debido a la estandarización de los indicadores a medir, las diferencias planteadas para cada área y las claves a tener en cuenta para perfeccionar los procesos internos. Al elaborar un workflow listando prioridades, ocurrencia e incluso duración se describen a detalle los pasos que se deben desarrollar para cumplir con un objetivo en específico. Esta claridad permite que todo el talento humano conozca a cabalidad cuáles son las tareas que debe cumplir, en qué orden serán ejecutadas y cuáles recursos deberá emplear para completarlas.
¿Qué factores deben tenerse en cuenta para medir la productividad?
Existen parámetros específicos que dependerán de los esquemas de trabajo que se manejen al interior de cada organización. Sin embargo, es posible establecer algunos factores generales que, cuando son aplicados correctamente, funcionan como una guía para cuantificar cuáles son las variables que influyen en la productividad. Estos son:
- Cumplimiento: luego de conocer las actividades que se llevan a cabo en la empresa, es necesario diseñar un cronograma de trabajo que dé cuenta de los roles, los responsables y los días asignados con los que se cuenta para cada tarea. Este indicador evaluará las entregas de cada miembro dentro de los plazos establecidos.
- Trazabilidad: dentro de este punto se documentan las fases o etapas de cada proyecto. Por ejemplo, si debido a la falta de un recurso no se pudo cumplir con una función específica, este obstáculo debe quedar documentado con el propósito de eliminar esa falla en el futuro.
- Mejora continua: en este aspecto se hace un comparativo entre diferentes periodos o proyectos para identificar si la aplicación de metodologías o la incorporación de determinados productos o servicios funcionaron en cuanto a los tiempos de entrega, cumplimiento y calidad.
Más allá de individualizar o convertirse en una forma de determinar el trabajo de una persona en particular, establecer cómo se lleva a cabo la productividad es un aspecto que repercute positivamente en la gestión de la base de clientes y procesos de toda la organización. Esto se debe, principalmente, a que detecta a tiempo aquellos inconvenientes que pueden convertirse en retrocesos, un aumento de costos o la insatisfacción de los colaboradores.
¿Los flujos de trabajo son una herramienta para medir el desempeño?
Efectivamente, como te mostramos anteriormente, realizar una inspección óptima de este aspecto es algo que, si se lleva a cabo manualmente, es muy operativo, poco funcional y puede dar paso a errores difíciles de detectar. Por eso, contar con un flujo de trabajo personalizado y automatizado, de acuerdo con las necesidades de la compañía facilita la recopilación de datos claves que pueden ser analizados posteriormente en busca de estrategias que tienen como enfoque el desarrollo de las personas. Los datos y trazabilidad de los comportamientos de los colaboradores en el trabajo son claves para analizar su desempeño.
Por tanto, un software de flujos de trabajo es, en pocas palabras, una manera de consolidar una supervisión progresiva y detallada de cada negocio. A partir de la información extraída es posible reconocer cuáles modificaciones han facilitado el desarrollo de cada labor e identificar aquellas que no mostraron el resultado esperado.
Un excelente software de gestión de calidad que se complementa con flujos de trabajo, se destaca por ser personalizable, automatizado, con una interfaz amigable y sencilla además de contar con módulos para cada proceso al interior y exterior de las compañías. Por eso, KAWAK® se destaca por permitir que cada colaborador se enfoque en la información más útil por medio de tareas asignadas, delegaciones precisas y, en general, facilita que sea evidente su aporte al cumplimiento de los objetivos y la planeación estratégica de la organización, contribuyendo a consolidar una cultura de la autogestión a largo plazo.
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