¿Cómo realizar el registro y actualización de proveedores en tu empresa sin complicaciones?

En el contexto de las organizaciones, la administración y la gestión de proveedores se consideran sumamente importantes no solo por la rentabilidad que estas ofrecen, sino también porque estos elementos influyen positivamente en los resultados de la compañía, el nivel de satisfacción del cliente y el valor de la cadena de suministro. Claramente, este aspecto debe mantenerse actualizado si se busca conservar estas características, por lo tanto, en la siguiente nota, kawak® te enseña a hacer el registro y actualización de proveedores oportunamente para que tu empresa siga cumpliendo con sus objetivos y plantee las mejores estrategias con sus proveedores. Si te interesa conocer más, continúa leyendo.   

Registro de proveedores, ¿cómo hacerlo?

Los proveedores, al ser parte esencial de las empresas, deben estar bajo un control que permita visibilizar fácilmente su estado y gestión. Una gran opción para cumplir este propósito es utilizar un software de gestión de procesos, que permita consolidar una relación más cercana, amable y eficiente con ellos. El solo hecho de contar con un listado de proveedores, ya es un paso,  si adicionalmente mantienes una base de datos organizada y actualizada, un plan de evaluaciones, su registro y resultados, evidencias y documentación actualizada; lograrás llegar a otro nivel de gestión de tus proveedores y podrás tener la tranquilidad de que todos tus proveedores se están controlando.

Para esto, kawak® pone a tu disposición un software para sistemas de gestión que te permitirá registrar y consolidar toda la información relacionada con tus proveedores en un solo lugar. A través de esta herramienta, tienes la oportunidad de medir, evaluar y monitorear, de forma fácil y práctica, cada aspecto relacionado con tus proveedores, desde sus hojas de vida, datos personales, RUT, certificaciones y demás, hasta el desempeño que ha venido teniendo a lo largo de su gestión. 

Además, empleando esta solución tecnológica, tienes la opción de clasificar a cada uno de ellos siguiendo una serie de filtros como el área a la que pertenece, el resultado de la evaluación que realizaste acerca de su labor, los servicios que te brinda, planes de acción, etc. De igual manera, kawak® te permite enviar los resultados de este análisis a tus proveedores por correo electrónico, para que reciban la retroalimentación y se establezcan los planes de acción que sean necesarios.

Son distintos los módulos que puedes implementar en tu organización con kawak®, para que no te quedes atrás en el proceso de la transformación digital de empresas.

Importancia de actualizar los datos y evidencias de los proveedores

El registro de proveedores, sin lugar a dudas, es un elemento fundamental y sumamente necesario si deseas que la gestión de recursos en tu empresa se lleve a cabo de forma eficiente. No obstante, con el paso del tiempo, es normal que toda esta información quede obsoleta y pierda valor para tu operación, generando reprocesos, retrasos, costos extra y demás. Con el objetivo de que este no sea tu caso, a continuación te compartimos las razones por las cuales es crucial que mantengas este registro actualizado:

• Toma de decisiones más eficientes: si empleas nuestro software para mantener actualizado el registro de tus proveedores, tienes la oportunidad de tomar decisiones acertadas y efectivas que impacten positivamente en tu operación y que estén basadas en información real.  
  
  
• Disminución del margen de error: con un registro al día también reduces el margen de equivocaciones y los costos extra (en tiempo y dinero) que se suelen generar cuando tus colaboradores tienen que utilizar información incompleta, desordenada o que ya no corresponde a la realidad actual. 
  
  
• Ahorro de recursos operativos: teniendo todos los datos actualizados e integrados en un solo lugar, tus trabajadores podrán ejecutar las funciones que estén relacionadas con los proveedores, (facturación, gestión de pedidos, cobranza, etc.), de manera más rápida y eficiente. 
  
  
• Mejores relaciones con los proveedores: mantener este registro vigente también contribuye a que fortalezcas la relación comercial y la comunicación que manejas con tus proveedores, ya que puedes analizar el desempeño individual, comunicarlo y hacer seguimiento a las acciones establecidas en conjunto con tu proveedor para mejorar la prestación de los servicios y productos que te brindan hoy en día. 

¿Cómo actualizar el registro de proveedores de forma efectiva?

Actualizar la información de proveedores frecuentemente es un caos cuando se gestiona de forma manual, y se dificulta responder preguntas sencillas como ¿cuántos proveedores están activos en mi empresa? ¿de qué ciudades son? ¿cuántos han cambiado de domicilio o contacto? ¿cuántos me entregan los productos o servicios a tiempo? etc. Lo más efectivo es contar con una herramienta tecnologica que te permita llevar a cabo este proceso sin ninguna dificultad.

kawak® permite que tus proveedores ingresen a un portal y actualicen su información. Esto es muy sencillo de realizar, solo debes modificar los campos editables que configures en el formulario de registro de proveedores y listo!. Adicionalmente en caso de que el proveedor necesite agregar o eliminar algún archivo, podrá adjuntarlo sin ningún problema.

Por otro lado también podrás actualizar los planes de acción que has establecido con cada proveedor, ver su estado y programar nuevas evaluaciones de desempeño. Lo importante es que sepas que la plataforma de kawak® simplificará muchos de tus manuales con tus proveedores. 

kawak® el software más simple para tus proveedores

Con lo descrito hasta aquí, una herramienta tecnológica te ayudará a simplificar este proceso en tu empresa, a evitar multas, pérdidas o atrasos en tu operación que al final repercuten en mayores costos. kawak® es un software de gestión de calidad que además de permitirte gestionar todos tus procesos con calidad, te ayudará a medir y a controlar mejor tu trabajo. Está diseñado para que puedas hacer las cosas más fáciles y puedas tener una mejor gestión de tu tiempo. ¡Solicita tu demo y comprueba lo simple que se vuelve tu trabajo usando un software como kawak®! Más de 600 clientes de diferentes industrias ya lo hicieron.