Beneficios de implementar un sistema de trazabilidad

La trazabilidad en una organización, te permite conocer la información de todos los procesos que pueden estar fallando y cuáles no, la manera de llevarlos a cabo, etc. Asimismo, tendrás mejor visibilidad de las etapas por las que pasan y el origen de cualquier problema para tomar decisiones oportunas. De esta manera, en la siguiente nota te compartiremos las ventajas de implementar un sistema de trazabilidad en tu empresa. ¿Te interesaría saber más? Sigue leyendo. 

¿Qué es un sistema de trazabilidad?

Partamos por su concepto formal, se trata de un componente que consiste en recopilar todas las fases de los procesos llevados a cabo en la empresa, desde su comienzo hasta el final. También, muestra las transformaciones por las que han pasado, considerándose un procedimiento imprescindible en las distintas áreas de la compañía, por lo cual sirve de gran apoyo para realizar un buen seguimiento de procesos en una empresa.

Ahora bien, si estás buscando una adecuada trazabilidad de procesos empresariales, ten la certeza de que para lograrlo, deberás implementar un software de gestión de procesos. Este te ayudará a coordinar las actividades entre los departamentos, conocer con claridad cada proceso y saber lo que debe mejorar o mantenerse, esto con el propósito de evitar errores en el camino. 

Entonces, si quieres tener una visión completa de tu negocio y tomar rápidas determinaciones, con el mapeo de procesos software ofrecido por KAWAK®, podrás parametrizar las funciones de tu empresa, configurarlas y crear tanto macroprocesos como procesos que hacen parte de tu organización, además de llevar a cabo otros aspectos que te facilitarán la gestión de los mismos. 

Beneficios de contar con un sistema de trazabilidad

• Mayor control de los procesos

Al contar con un sistema de trazabilidad se genera un registro completo de lo que está sucediendo en la empresa y las falencias que está presentando, por lo cual, nos señalará qué procesos debemos optimizar o retirar. Así podrás actuar ante cualquier situación.

• Disminución de costos

Gracias a la trazabilidad, es posible detectar los desaciertos del trabajo a tiempo y evitar que se sigan presentando, invirtiendo más de lo esperado. Por eso, si cuentas con un buen software como el que te ofrece KAWAK®, podrás integrar en una sola plataforma los procesos que quieres supervisar y el estado en el que se encuentran.

• Ahorro de tiempo

Cada vez que necesites saber alguna información sobre tus procesos, si utilizas un sistema de trazabilidad te ayudará obtener de forma precisa todos los datos de ellos, sin tener que buscarlo en todos tus archivos del ordenador. 

• Facilita la toma de decisiones

Todos los datos que nos proporcione el sistema de trazabilidad se pueden usar para la toma de decisiones empresariales y mejora continua de los procesos, ya que muestra con detalle los descuidos ocasionados.

• Se fortalece la comunicación

La trazabilidad funciona para generar mejores y mayores interacciones entre las áreas de la empresa que hacen parte de los procesos ejecutados. 

• Identifica los procesos críticos de la empresa

Al contar con un sistema de trazabilidad, tienes la oportunidad de ver esos procesos que definitivamente no están funcionando y afectan la continuidad de los objetivos establecidos. 

• Permite la auditoría de cada proceso

Cuando optas por utilizar la trazabilidad en tu empresa, puedes verificar que los procesos se estén cumpliendo realmente y de modo correcto, además sabrás qué medidas tomar en cuanto a la gestión corporativa.

¿Cómo llevar la trazabilidad de procesos? 

En KAWAK® te ofrecemos distintas maneras de llevar una trazabilidad de tus procesos a través de plataformas que te ayudarán a realizar esta gestión de modo más simple. Entre ellas encuentras:

• La creación de un mapa de procesos en tu empresa, el cual te posibilita organizarlos alfabéticamente, también te permite ordenar tus documentos, teniendo en cuenta su clasificación, aunque estos podrás crearlos en nuestro módulo Gestión Documental. De la misma forma, cuentas con la opción de nombrar tus procesos y etiquetarlos cargando una imagen y la otra es a través del diagrama que genere el software.

• Con nuestro programa, podrás segmentar los servicios y productos de tu organización, señalando sus respectivos requisitos y planes sugeridos para el tratamiento de desviaciones.

• Gracias a nuestro software, podrás realizar la evaluación de los diagnósticos que configuraste en una matriz, justamente para que revises toda la información obtenida y así abrir las oportunidades de mejora.

• También, podrás crear un mapa térmico o de riesgos que te muestre el estado de los procesos. Si deseas tomar esta opción, puedes hacer uso de los filtros disponibles.

• Verifica el detalle de la historia de tus documentos fácilmente, visualiza fechas de actualización, quién cambió los documentos, sus comentarios, hora, etc.

• Alertar a los usuarios que hay una nueva versión de documentos.

• Realiza reportes a Excel que te permitirán consultar la información de todos los documentos cargados en el software.

• Controla cuáles documentos se eliminan en tus procesos

Organiza todos aquellos documentos obsoletos en un solo sitio, o en su defecto, si no los necesitas, elimínalos en caso de que no estén aportándole a tus procesos empresariales. Mejor enfócate en los que le brindan valor a tu organización y favorables resultados.

• Carga registros que requieras visualizar desde los listados maestros

Si el documento se lleva en físico, la disposición final será documentos obsoletos, archivo muerto, destrucción o reciclaje.

• Conoce las funcionalidades de la papelera de reciclaje
  

En la papelera de reciclaje visualizas los documentos que fueron eliminados desde documentos obsoletos o desde las opciones crear documento y crear formato.

• Consulta los documentos obsoletos

Cuando se crea una nueva versión de un documento la versión anterior pasa automáticamente a documentos obsoletos, de igual forma si eliminas un documento desde los listados maestros, este pasa a documentos obsoletos.

Estas son solo algunas de las funciones que te ofrece nuestra herramienta. Por lo tanto, si te encuentras en la búsqueda de organizar y hacer seguimiento a la trazabilidad de los procesos de tu empresa, no dudes en implementar nuestro software en tu compañía. ¡Solicita tu demo gratis y pruébalo ahora mismo! 

Recuerda que trabajamos continuamente en simplificar las gestiones empresariales, ayudarlas a llevar a cabo con la automatización de flujos de trabajo y que puedan sumarse a la nueva era digital, manejando la documentación en la nube. También, contamos con una base de conocimiento que aclarará tus inquietudes frente a la plataforma.