Conoce ejemplos de flujos de trabajo más comunes para la operación de tu empresa

La automatización del flujo de trabajo se ha convertido en una necesidad para todas las organizaciones. Debido a las nuevas realidades laborales latentes en la actualidad, es necesario incorporar alternativas que permitan mejorar los tiempos de respuesta y lograr que esas tareas que son repetitivas o toman mucho tiempo ya no impliquen un esfuerzo del talento humano para su ejecución. 

¿En qué áreas se pueden implementar los flujos de trabajo?

Los flujos de trabajo son una herramienta ideal a la hora de gestionar la automatización para mejorar procesos del backoffice. Las labores desempeñadas por estas áreas son fundamentales dentro de las organizaciones, pues se convierten en la columna vertebral al encargarse de tareas administrativas y de apoyo. Debido a la naturaleza de sus acciones es frecuente que requieran de métodos innovadores que les permitan incrementar la eficiencia, mantener un óptimo nivel de desempeño y consolidar estrategias para cumplir con todos los objetivos de la empresa. 

En este sentido, una implementación detallada del conjunto de tareas secuenciales tiene un beneficio claro:  optimizar procesos antiguos para que, con base a las condiciones definidas por el negocio, se pueda desarrollar un documento con reglas, funciones y datos definidos para lograr un propósito empresarial específico. Un ejemplo es que la gestión de proveedores a través de un flujo de trabajo permite que exista una disminución en los cuellos de botellas cuando se solicita un producto o servicio, al tiempo que se evidencia una reducción en el número de tareas a realizar y la duración que toma cada una. 

El equipo encargado de recursos humanos también podrá ejecutar un manejo adecuado de las necesidades de los colaboradores. A través de los flujos de trabajo pueden llevar a cabo procesos que requieren de alta atención al detalle como las nuevas contrataciones, los indicadores de cumplimiento individual o los programas de formación y retención para mantener al mejor talento. Específicamente, la integración de este recurso favorece el orden en cuanto a papeleo y documentación requerida que al ser de carácter sensible debe tener un tratamiento especial. 

Por otro lado, el personal encargado de las adquisiciones o compras conseguirá una gestión más óptima a través de los workflow al tener la posibilidad de hacer un seguimiento al inventario, ahorrar tiempo, dinero y ejecutar compras posteriores para apresurar el cumplimiento de cada labor. Los flujos de trabajo permiten que la lista de pedidos y envíos se actualice automáticamente reduciendo los errores manuales, mejorando la atención al cliente junto a la confirmación del estado de cada encargo. 

¿Qué mejoras obtendrías al implementar flujos de trabajo?

Los flujos de trabajo son efectivos cuando se ponen en funcionamiento teniendo en cuenta las necesidades específicas de la compañía e instalándose en las áreas donde necesitan más atención. En ese sentido, los principales beneficios son:

• Ahorro de tiempo: las tareas tediosas dejarán de serlo y el tiempo invertido se disminuirá pues esta herramienta logra que los procesos se ejecuten en  secuencia y sean fiables. Esta gestión se manifiesta en un mejor manejo de los colaboradores y la gestión óptima de su jornada.
  
  
• Estandarización: los workflow fijan pautas claves que les permiten a los miembros de la empresa tener la capacidad de procesar las tareas autónomamente, prever amenazas durante su ejecución o acelerar la toma de decisiones teniendo en cuenta el estado de cada labor. 
  
  
• Gestión de la información: tanto el historial de los cambios realizados como el seguimiento de las soluciones planteadas, es posible a través de los flujos de trabajo. La trazabilidad de los datos presentados mejora la gestión, mantiene un nivel de seguridad alto y contribuye a desarrollar las funciones adecuadamente.
  
  
• Reducción de costos: en concordancia con los puntos tratados anteriormente, el ahorro de dinero es otra ventaja muy valorada por cualquier organización. La razón detrás de esto es que los reprocesos, al ser eliminados al máximo, reducen las probabilidades de invertir montos más altos. 
  
  
• Ventaja competitiva: una mejor gestión significa clientes satisfechos, más negocios consolidados y un aumento en la buena reputación. Satisfacer las necesidades de cada público objetivo solo es posible cuando la gestión es adecuada, precisa y eficiente, por eso, si una organización se quiere destacar entre sus competidores debe aplicar los flujos de trabajo. 

Ejemplos de flujos de trabajo más comunes

La automatización de flujos de trabajo puede estar presente en diferentes áreas dentro de la organización, en consecuencia, tiene la posibilidad de cumplir con distintas labores que son primordiales a la hora de mantener la operatividad y llevar a buen término las funciones de cada equipo. En este sentido, algunos de los workflow más comunes junto al alcance que presentan son: 

• Compras: un workflow de compras comúnmente va desde la requisición del bien o servicio hasta su recepción y entrega al usuario final. Las etapas en las que se divide el flujo de trabajo permiten detectar retrasos en el proceso, gestionar la base de proveedores adecuada y vigilar que las condiciones finales sean óptimas. 
  
  
• Gestión de documentos y archivos: estos procesos se ejecutan en diferentes áreas y, por tanto, su seguimiento es aplicable a la hora de, por ejemplo, documentar toda la trazabilidad de la venta junto a la necesidad de definir las necesidades de un producto o servicio requerido. También es muy útil para registrar la recepción de facturas, pagos, informes, datos legales, etc.
  
  
• Talento Humano: en esta área de la empresa existe un sinnúmero de flujos de trabajo que se pueden aplicar para mejorar la gestión del proceso. Un workflow bastante común es el de la gestión de personal que va desde la solicitud del candidato hasta su contratación e inducción. 

Con esta herramienta es posible hacer seguimiento a los responsables y documentar toda la trazabilidad de las tareas que se han ejecutado para suplir la vacante, el tiempo que han tomado, las diferentes anotaciones de cada etapa y las evidencias mínimas que se requieren durante esta labor.

• Calidad: un flujo muy útil es el de evaluaciones y checklist de calidad que se ejecutan en la empresa, este workflow típicamente se activa con la entrada o salida de un producto o servicio a otra área de la empresa, la entrega a un cliente o la recepción de mercancía de un proveedor.

Al contar con un software de mapeo de procesos las organizaciones verán ventajas que les ayudarán a mejorar la creación de procedimientos como flujos de trabajo, optimizar su interacción con el público, gestionar adecuadamente el tiempo de sus colaboradores y evitar reprocesos que cuestan dinero. Por eso, es muy conveniente contar con una empresa profesional y un equipo especializado como KAWAK®. Conoce la solución que traemos para ti: un sistema de gestión digital listo para monitorear los procedimientos más importantes de toda tu empresa, prepárate para innovar y ganar en productividad con un Software de flujo de trabajo.