La gestión de las organizaciones es un tema ampliamente tratado con modelos y metodologías para lograr eficientemente los objetivos de los procesos operativos y comerciales. La gestión es decisiva para que las organizaciones alcancen altos niveles de excelencia y sean más competitivas.
Esto no es indiferente con las instituciones educativas, que también necesitan establecer lineamientos, prácticas y estrategias de administración para cumplir los objetivos y garantizar la calidad en procesos y servicios. Es por ello, que existe un sistema de gestión específicamente para este sector, hablamos del estándar ISO 21001.
¿Qué es la norma ISO 21001?
El estándar ISO 21001 es una herramienta de gestión para analizar, evaluar y garantizar la calidad de los procesos y servicios prestados por las instituciones educativas. Es decir, es una guía para que las organizaciones de este sector aumenten su eficacia y productividad.
La certificación ISO 21001 está dirigida a instituciones educativas formales con alcance a todas las actividades de la gestión institucional para la prestación de servicios educativos en todos los niveles y en cualquiera de sus modalidades.
Esta norma está alineada con otros estándares de gestión como ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, entre otras.
Importancia de la norma ISO 21001
La calidad en la educación es una de las constantes preocupaciones a nivel mundial; hoy en día es imperativo garantizar estándares de calidad a nivel institucional en los procesos y actividades diarias que aseguren un excelente ambiente educativo.
Por ello la importancia de la norma radica en aspectos como contar con un currículo de pertinencia y a la vanguardia de los requerimientos del mundo globalizado, los perfiles y la cualificación docente, los modelos pedagógicos y de enseñanza, los procesos de inclusión, acceso y equidad en la educación, la gestión de las relaciones, la conducta ética, la seguridad del estudiante, la infraestructura y los ambientes para el aprendizaje, el monitoreo de los índices de deserción y promoción, la empleabilidad de los egresados, los avances en investigación, entre otros, lo cuales son indicadores de calidad.
Beneficios de implementar ISO 21001
- Mejora la coordinación y alineación de objetivos, procesos y actividades con la política institucional
- Establece una mayor responsabilidad social al proporcionar una educación de calidad inclusiva y equitativa para todos
- Permite estructurar procesos y herramientas de evaluación coherentes para demostrar e incrementar la eficacia y la eficiencia
- Aumenta la credibilidad de la organización
- Crea una cultura para la mejora institucional basado en el análisis y la evaluación
- Ayuda a responder a las necesidades de las partes interesadas, fomentando una mayor participación con estas
- Estimula la excelencia y la innovación
- Contribuye al desarrollo sostenible en el que la educación de calidad es para todos
- Propicia la implicación de distintos estilos de aprendizaje para necesidades y entornos diferentes.
Principios de la norma ISO 21001
La norma establece una serie de aspectos claves de gestión, que deben ser planificados, evaluados y monitoreados. Estos son:
- Requisitos sobre los procesos educativos, entre ellos, el desarrollo de planes de estudio, proceso de admisión, métodos de evaluación y demás.
- Equidad y transparencia en los procesos de admisión
- Orientación a las necesidades especiales de los estudiantes
- Evaluación de desempeño al personal
- Responsabilidad social
- Gestión ética con códigos de conducta y protocolos
- Comunicación con las partes interesadas
- Seguridad y protección de datos personales
Todos estos aspectos deben estar alineados y orientados por tres principios fundamentales: integridad, capacidad y efectividad educativa. La integridad implica comprometerse a cumplir con la misión y los criterios evaluativos, lo cual conlleva un compromiso ético, claro y consistente con los valores y elementos distintivos institucionales.
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La capacidad hace referencia a los esfuerzos para desarrollar un proceso educativo que cumpla con las características, aspectos y procedimientos de calidad apropiados. La norma ISO 21001 brinda herramientas para revisar el desempeño y valorar si la capacidad es suficiente para sostener la efectividad institucional.
La efectividad se basa en la revisión y análisis del proceso de la formación que brinda la institución con el objetivo de identificar si está de acuerdo al nivel del grado que ofrece. Es decir demostrar que tiene los procesos adecuados para lograr los objetivos educativos en cada programa y nivel.
Requisitos de la norma ISO 21001
La norma establece una estructura general para que una institución pueda certificarse. Esta estructura incluye:
- Introducción
- Alcance
- Referencias normativas
- Términos y definiciones: incluye conceptos como servicios educativos, recurso de aprendizaje, estudiante, educador, currículo, curso y programa.
- Contexto de la organización: en esta se desarrolla la comprensión de la organización y su contexto, la comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas, el alcance del sistema de gestión y el sistema en sí.
- Liderazgo: se determinan los roles, responsabilidades y autoridades en la organización, como la política, el liderazgo y el compromiso.
- Planeación: se definen las acciones para abordar riesgos y oportunidades, los objetivos y la planificación para lograrlos y se planifican los cambios.
- Apoyos: la información debe quedar documentada junto con los recursos, la competencia y la comunicación.
- Operación: se determinan los resultados de aprendizaje, los métodos de enseñanza y los entornos de aprendizaje que serán la base para el control operacional. Se deben identificar los requisitos para los productos y servicios educativos que apliquen. Además, es necesario definir el control de los procesos, productos y servicios; la producción y provisión del servicio; la admisión de estudiantes; la evaluación sumativa; el reconocimiento del aprendizaje evaluado, la liberación de los productos y servicios y el control de las salidas no conformes.
- Mejora: las no conformidades y las estrategias de mejora continua.
¿Cómo implementar la norma ISO 21001?
La implementación de la norma debe ser liderada por la dirección de la institución durante todo el proceso, desde el diseño de los programas y desarrollo, la monitorización de las partes interesadas, hasta la realización de las auditorías internas y revisión del sistema.
¿KAWAK® cómo ayuda en esta gestión?
Como mencionamos, adoptar el estándar ISO 21001 en las instituciones para certificar la calidad de sus servicios y productos educativos es un proceso que implica tiempo y recursos. Pero con la herramienta adecuada puedes simplificar el diseño, implementación y monitoreo del sistema de gestión ISO 21001.
KAWAK® tiene clientes que ya han implementado este estándar con el software y han tenido muchos beneficios. Nuestra plataforma te ofrece distintos módulos (planeación, gestión documental, talento humano, mejoramiento continuo, entre otros) para que tengas una gestión simple y efectiva de tu organización y a su vez puedas cumplir con el estándar.
